Thủ tục làm thêm con dấu công ty theo quy định hiện hành

Doanh nghiệp hiện nay có quyền tự quyết định số lượng con dấu phục vụ công việc và được làm thêm con dấu thứ hai hoặc thứ ba khi phát sinh nhu cầu giao dịch thực tế.

Để làm thêm con dấu, bạn chuẩn bị bản sao giấy phép kinh doanh của công ty để cung cấp cho cơ sở gia công. Thợ khắc dấu sẽ đối chiếu thông tin doanh nghiệp và vào sổ theo dõi gia công sản xuất. Phần chia sẻ dưới đây nêu chi tiết giấy tờ cần chuẩn bị, các bước đặt làm và lưu ý quản lý nhiều con dấu cùng lúc.

Quy định hiện hành về quyền làm thêm con dấu của doanh nghiệp

Quyền quyết định số lượng con dấu thuộc về người quản lý công ty. Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về tính pháp lý khi lưu hành nhiều con dấu. Quy định này áp dụng cho các doanh nghiệp hoạt động theo Luật Doanh nghiệp 2020.

Quyền tự chủ của doanh nghiệp trong việc quyết định số lượng, hình thức và nội dung dấu

Công ty có quyền quyết định số lượng mộc tròn tùy theo quy mô hoạt động. Bạn được quyền làm hai con dấu, ba con dấu hoặc nhiều hơn nếu cần phân bổ cho các phòng ban.

Doanh nghiệp tự chọn hình thức thể hiện con dấu như hình tròn, hình vuông hoặc đa giác. Về màu sắc, bạn có thể chọn mực đỏ tươi, xanh dương, tím hoặc đen. Đại đa số công ty hiện nay vẫn ưu tiên mực đỏ cho dấu tròn công ty để thuận tiện nhận diện trên giấy tờ.

Về nội dung, mặt mộc thường có hai thông tin cơ bản gồm tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp. Hai thông tin này giúp xác định chủ thể khi ký kết hồ sơ, chứng từ thương mại. Ngoài hai nội dung trên, công ty có thể đưa thêm logo nếu logo đó không vi phạm quyền sở hữu trí tuệ của đơn vị khác.

Doanh nghiệp không sử dụng hình ảnh quốc kỳ, quốc huy hoặc biểu tượng cơ quan nhà nước theo quy định chung về quản lý biểu tượng quốc gia và sở hữu trí tuệ.

Quy định bãi bỏ thủ tục thông báo mẫu con dấu lên cơ quan đăng ký kinh doanh

Trước đây, mỗi khi làm thêm dấu, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ thông báo mẫu dấu đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Hiện nay, Phòng Đăng ký kinh doanh không còn tiếp nhận thông báo mẫu dấu, doanh nghiệp cũng không cần đăng tải hình ảnh con dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trách nhiệm quản lý mẫu mộc hoàn toàn chuyển về phía nội bộ doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2020.

Sau khi cơ sở khắc dấu hoàn thiện sản phẩm, bạn có thể đưa con dấu vào sử dụng ngay cho công việc nội bộ và giao dịch thương mại mà không cần xin xác nhận từ cơ quan nhà nước.

Bảng trên tóm tắt các điểm khác biệt qua từng mốc thời gian. Việc bãi bỏ thủ tục hành chính giúp tiết kiệm công sức cho người điều hành công ty.

Điều kiện ban hành văn bản hoặc quyết định nội bộ trước khi khắc thêm dấu

Quyền tự chủ luôn đi liền với trách nhiệm kiểm soát văn bản nội bộ. Trước khi đặt làm thêm mộc, công ty cần ban hành quyết định bằng văn bản. Văn bản này làm căn cứ pháp lý để phân định quyền hạn giữa các bộ phận.

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, chủ sở hữu ban hành quyết định về việc làm thêm dấu. Với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, Hội đồng thành viên ra nghị quyết thông qua. Đối với công ty cổ phần, thẩm quyền này thường do Hội đồng quản trị hoặc người đại diện theo pháp luật quyết định tùy điều lệ.

Nội dung văn bản cần nêu rõ số lượng con dấu phát sinh và mục đích sử dụng cụ thể. Văn bản cũng cần chỉ định rõ chức danh nắm giữ con dấu mới. Khi có căn cứ này, các thành viên trong công ty sẽ phối hợp đóng dấu thống nhất, tránh việc sử dụng tùy tiện.

Bên cạnh mộc tròn, các lãnh đạo thường sử dụng kèm dấu chức danh để xác nhận vai trò cá nhân. Việc chuẩn bị văn bản nội bộ đầy đủ giúp doanh nghiệp tự tin khi giải trình hồ sơ với ngân hàng hoặc đối tác thương mại.

Hồ sơ và các bước làm thêm con dấu công ty

Thủ tục làm thêm dấu tròn được tiến hành giữa doanh nghiệp và cơ sở khắc dấu. Xưởng sản xuất phải tuân thủ điều kiện quản lý ngành nghề đặc thù. Do đó, doanh nghiệp cần phối hợp cung cấp giấy tờ minh bạch.

Cơ sở khắc dấu có nghĩa vụ niêm yết quy trình tiếp nhận hồ sơ tại nơi tiếp khách. Thợ phải kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ và ghi sổ theo dõi trước khi sản xuất, trong phạm vi quản lý ngành nghề kinh doanh có điều kiện theo Nghị định 96/2016/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 56/2023/NĐ-CP.

Doanh nghiệp cần tránh việc tìm đến các điểm gia công trôi nổi không có giấy phép an ninh trật tự. Việc hợp tác với cơ sở đầy đủ điều kiện pháp lý giúp bảo vệ quyền sở hữu con dấu của chính doanh nghiệp. Mọi thông tin khách hàng cung cấp được xưởng lưu trữ và bảo mật cẩn thận.

Giấy tờ cần chuẩn bị khi làm thêm dấu tròn công ty

Hồ sơ đặt làm thêm mộc công ty gồm các giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân và thẩm quyền của người liên hệ. Bạn nên chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ để quá trình kiểm tra diễn ra thuận tiện.

Đầu tiên là bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp còn giá trị sử dụng. Bản sao này thể hiện tên công ty, mã số thuế và địa chỉ trụ sở. Cơ sở khắc dấu dùng bản sao để đối chiếu độ chính xác của từng ký tự trên bản vẽ.

Thứ hai là giấy tờ tùy thân của người đại diện đặt dấu. Nếu người đại diện theo pháp luật thực hiện, hồ sơ cần có Căn cước công dân hoặc hộ chiếu. Nếu người đại diện ủy quyền cho nhân viên, hồ sơ cần có thêm giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền có chữ ký và con dấu đang sử dụng của công ty.

Thứ ba là bản in mẫu con dấu đang lưu hành hoặc chính con dấu cũ. Thợ kỹ thuật cần mẫu cũ để đo cỡ chữ, khoảng cách nét và đường kính vòng tròn. Việc đối chiếu này giúp con dấu làm thêm có hình thức tương đồng với con dấu ban đầu.

Chuẩn bị đúng bốn thành phần giấy tờ trên sẽ giúp bạn rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ. Thợ sẽ tiếp nhận và tiến hành lên maket sau khi hồ sơ đạt yêu cầu.

Trình tự thực hiện khắc thêm con dấu

Quy trình gia công con dấu tại xưởng gồm các bước tiếp nhận hồ sơ, dựng bản vẽ maket, chọn cán dấu, chạy máy cắt và dập kiểm tra thực tế. Mỗi công đoạn đều có tiêu chuẩn kỹ thuật riêng để vết in ra giấy luôn sắc nét.

Đầu tiên, thợ kỹ thuật ghi chép tên doanh nghiệp, mã số thuế vào sổ quản lý sản xuất con dấu theo quy định ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Việc kiểm tra thêm giấy tờ tùy thân của người liên hệ là quy trình nội bộ của xưởng nhằm xác minh danh tính, tránh phát sinh tranh chấp.

Sau khi kiểm tra hồ sơ, bộ phận thiết kế dựng bản vẽ maket trên máy tính. Thợ dùng thước kẹp đo chính xác kích thước của con dấu cũ. Các thông số vòng tròn ngoài, vòng tròn trong, độ đậm của phông chữ được vẽ lại chuẩn xác. Nếu công ty muốn thêm ký hiệu số để phân biệt dấu số 2, thợ sẽ đưa ký hiệu này vào vị trí thích hợp rồi gửi ảnh maket cho khách duyệt.

Khách hàng duyệt xong maket, thợ tiến hành chọn thân cán và màu mực. Bạn nên chọn các dòng Dấu liền mực (Shiny, Trodat, Colop) để thao tác đóng dấu được nhẹ nhàng. Hộp dấu liền mực có khay tăm bông tự cấp mực lên mặt cao su sau mỗi lần dập. Màu mực đỏ được đổ sẵn vào khay với lượng vừa đủ. Nếu cần dùng dấu trên chất liệu nilon hoặc giấy bóng cán màng, bạn nên chọn dòng Mực dấu chuyên dụng nhanh khô.

Công đoạn tiếp theo là khắc mặt cao su bằng máy cắt laser. Phôi cao su được đặt phẳng trên bàn máy để tia laser cắt rãnh chữ theo bản vẽ. Rãnh khắc sâu giúp các ký tự không bị dính mực khi dập mạnh tay. Khắc xong, thợ rửa sạch bụi cao su, bóc lớp keo chuyên dụng và dán định vị mặt dấu vào đế cán xoay.

Cuối cùng, thợ dập thử vài lần lên giấy trắng để kiểm tra chất lượng bản in. Nét chữ in ra phải tròn vành, rõ nét, không bị lem mực ra ngoài viền. Sau khi đạt yêu cầu, thợ đóng gói và bàn giao kèm biên bản nhận dấu. Nếu con dấu cũ của bạn bị mòn rách sau thời gian dài sử dụng, bạn có thể tham khảo dịch vụ Sửa, khắc lại con dấu để thay mặt mới.

Thực hiện đúng năm bước này giúp con dấu có độ bền cơ học cao và giữ nét in đều đặn qua hàng nghìn lần sử dụng.

Quy tắc quản lý khi công ty sử dụng từ hai con dấu trở lên

Sở hữu nhiều con mộc tròn giúp doanh nghiệp xử lý hồ sơ tại nhiều địa điểm cùng lúc. Tuy nhiên, việc có từ hai con dấu trở lên cũng đòi hỏi công tác quản trị phải chặt chẽ. Doanh nghiệp cần xây dựng quy tắc rõ ràng để tránh tình trạng trùng lặp hợp đồng hoặc ký vượt thẩm quyền.

Phân định quyền quản lý con dấu giữa các bộ phận

Mỗi con dấu phát sinh cần được giao cho một nhân sự cụ thể chịu trách nhiệm bảo quản. Doanh nghiệp không nên để con dấu ở nơi công cộng hoặc cho phép nhiều người tùy tiện sử dụng mà không ghi chép.

Người đại diện theo pháp luật ban hành văn bản giao việc cho từng bộ phận. Con dấu thứ nhất thường được giao cho văn thư lưu giữ tại trụ sở chính của công ty. Con dấu này dùng để đóng trên các quyết định nhân sự, hợp đồng thương mại lớn hoặc hồ sơ thầu.

Con dấu thứ hai có thể giao cho bộ phận kế toán để xử lý hóa đơn, chứng từ ngân hàng và hồ sơ bảo hiểm xã hội. Nếu công ty có văn phòng đại diện hoặc chi nhánh ở tỉnh khác, con dấu thứ hai sẽ được giao cho trưởng chi nhánh. Việc phân định này giúp các phòng ban chủ động công việc hàng ngày mà không phải chờ luân chuyển con dấu.

Quy chế công ty cần quy định con dấu phải được cất giữ trong két sắt hoặc tủ hồ sơ có khóa. Khi nhân sự giữ dấu vắng mặt, việc bàn giao chìa khóa tủ phải lập thành văn bản bàn giao tạm thời. Khi nhân viên cần mang con dấu ra ngoài văn phòng để đi công chứng hoặc làm việc với ngân hàng, họ phải nộp phiếu đề xuất có chữ ký duyệt của ban giám đốc.

Doanh nghiệp cũng cần quy định việc lập sổ theo dõi đóng dấu tại từng phòng ban. Sổ theo dõi đóng dấu ghi nhận ngày tháng, trích yếu văn bản, người ký và số lượng bản đóng dấu. Sổ theo dõi này giúp người đứng đầu dễ dàng rà soát khi cần đối chiếu lại lịch sử phát hành giấy tờ.

Bên cạnh mộc tròn, các lãnh đạo cũng hay sử dụng dấu chữ ký để duyệt nhanh các phiếu thu chi nội bộ. Tuy nhiên, dấu chữ ký chỉ có giá trị nội bộ và không thay thế chữ ký tay trên các hợp đồng kinh tế ký kết với bên ngoài.

Quy định vị trí cất giữ và người phụ trách giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt việc phát hành văn bản ra bên ngoài.

Biện pháp phân biệt các con dấu cùng nội dung pháp lý

Khi công ty sử dụng nhiều con mộc tròn, việc các con dấu có hình thức giống hệt nhau có thể gây khó khăn cho việc kiểm tra nguồn gốc văn bản. Để xử lý vấn đề này, doanh nghiệp có thể áp dụng các ký hiệu nhận diện trực quan ngay trên mặt dấu.

Khi đặt thợ thiết kế bản vẽ, bạn có thể yêu cầu khắc thêm số thứ tự nhỏ ở chân con dấu. Con dấu thứ nhất giữ nguyên mẫu ban đầu, con dấu thứ hai có thêm số 2 nhỏ bên dưới. Ngoài ra, bạn có thể đưa thêm chữ cái viết tắt như CN cho chi nhánh hoặc VP cho văn phòng đại diện. Những ký hiệu phụ này giúp người kiểm tra nhận biết ngay văn bản được phát hành từ phòng ban nào.

Sau khi nhận con dấu mới, doanh nghiệp nên thông báo với ngân hàng nơi công ty mở tài khoản thanh toán. Ngân hàng quản lý giao dịch tiền gửi dựa trên chữ ký chủ tài khoản và mẫu dấu đã đăng ký. Doanh nghiệp cần đến quầy giao dịch, nộp quyết định nội bộ và dập mẫu dấu mới lên phiếu đăng ký thông tin để hồ sơ thanh toán không bị gián đoạn.

Khi ký kết các hợp đồng kinh tế lớn, bạn nên gửi thông báo kèm bản sao quyết định ban hành con dấu cho đối tác thương mại. Việc chủ động cung cấp thông tin giúp đối tác yên tâm về tính hợp lệ khi đối chiếu văn bản, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hợp tác làm ăn.

Người giữ dấu cũng cần biết cách bảo dưỡng vật tư định kỳ để con dấu luôn cho nét in rõ ràng. Mỗi tháng một lần, bạn dùng khăn giấy mềm lau sạch bụi mực bám quanh viền chữ cao su. Khi mực bị nhạt, bạn chỉ nên nhỏ từ ba đến năm giọt mực vào khay tăm bông, tránh đổ quá nhiều làm mực tràn ra thân vỏ. Không sử dụng các loại mực trôi nổi có chứa cồn vì cồn dễ làm hỏng lớp keo và biến dạng cao su.

Nếu bạn cần tư vấn thêm về kích thước hoặc bố cục mặt mộc, hãy gửi yêu cầu cùng thông tin đăng ký kinh doanh qua phiếu báo giá trên website để xưởng tiếp nhận và liên hệ lại.