Quy định về dấu chức danh: có bắt buộc phải khắc không?

Cá nhân hay doanh nghiệp khi làm việc không bị bắt buộc phải khắc con dấu chức danh. Việc tạo và dùng con dấu chức vụ hoàn toàn xuất phát từ nhu cầu thực tế của từng đơn vị. Dụng cụ này giúp thể hiện rõ thông tin người xử lý hồ sơ, hỗ trợ việc hoàn thiện chứng từ diễn ra liền mạch mỗi ngày.

Con dấu chức vụ mang đặc điểm định danh vị trí làm việc của người ký trên giấy tờ. Nhờ có dấu, đối tác và đồng nghiệp đọc được ngay họ tên cùng chức vụ mà không cần người ký phải viết tay từng chữ. Con dấu này khi đứng riêng lẻ không đại diện cho tư cách pháp nhân của tổ chức, đồng thời không tạo ra giá trị chứng thực độc lập thay cho chữ ký tay.

Người đặt dấu có thể chọn mẫu chữ, kích cỡ mặt dấu, màu mực sao cho phù hợp với biểu mẫu nội bộ đang dùng. Việc hiểu rõ quy cách kỹ thuật, nguyên tắc sử dụng cùng cách bảo dưỡng phôi dấu sẽ giúp bạn hạn chế lỗi đóng dấu lệch, nhòe mực hoặc dùng sai thẩm quyền.

Dấu chức danh có bắt buộc phải khắc không

Pháp luật hiện hành không bắt buộc cá nhân, tổ chức phải khắc con dấu chức danh. Đây là loại dấu nội dung mang tính chất định danh cá nhân, hỗ trợ làm rõ họ tên và vị trí công tác của người ký. Từng đơn vị, từng bộ phận tự quyết định việc làm con dấu dựa trên khối lượng giấy tờ cần xử lý mỗi ngày.

Trong phạm vi các doanh nghiệp thành lập theo Luật Doanh nghiệp, tổ chức chỉ cần đăng ký và sử dụng dấu tròn công ty để xác lập tư cách pháp nhân khi tham gia giao dịch. Cơ quan quản lý nhà nước không ban hành quy định ép buộc giám đốc, phó giám đốc hay trưởng phòng phải đăng ký mẫu dấu chức vụ với cơ quan công an. Việc có thêm con dấu chức vụ chỉ là biện pháp hỗ trợ quản trị nội bộ của đơn vị.

Xét về hiệu lực thực tế, con dấu chức danh thuộc nhóm dấu thông tin, tương tự như dấu tên thông thường. Khi đóng một mình trên giấy trắng mà không có chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu này không tạo ra hiệu lực chứng thực. Dấu chức vụ không thể thay thế cho chữ ký tay của người duyệt hồ sơ. Tính xác thực của một văn bản xuất phát từ thẩm quyền thực tế cùng chữ ký trực tiếp của người ký, con dấu đóng vào chỉ có tác dụng thể hiện họ tên và chức danh ngay ngắn, rõ ràng.

Nhiều cán bộ quản lý mới nhận việc thường băn khoăn liệu văn bản thiếu con dấu chức vụ có bị đối tác từ chối hay không. Bạn hoàn toàn có thể dùng bút mực viết tay chức danh, sau đó ký tên rồi ghi rõ họ tên phía dưới. Văn bản đó vẫn giữ nguyên vẹn giá trị trước đối tác và các bên liên quan.

Dù vậy, tại các văn phòng, nhà xưởng có lượng chứng từ lớn, việc viết tay lặp đi lặp lại rất tốn thời gian. Nếu mỗi ngày bạn phải ký duyệt hàng chục phiếu xuất kho, phiếu kiểm tra chất lượng hay biên bản giao nhận, một chiếc dấu chức danh sẽ giúp thao tác đóng dấu hoàn thành trong tích tắc. Vết mực đóng ra đều đặn, rõ từng nét chữ, giúp người tiếp nhận đọc đúng thông tin mà không lo chữ viết tay bị nghuệch ngoạc.

Nhiều người cũng nhầm lẫn rằng thủ tục làm dấu chức vụ phải xin phép cơ quan công an giống con dấu pháp nhân trước đây. Thực tế, việc khắc dấu chức danh không cần khai báo hay nộp hồ sơ xin phép tại cơ quan công an. Bạn chỉ cần gửi nội dung chức danh, họ tên cho xưởng khắc, thợ sẽ lên bản vẽ thiết kế để bạn duyệt trước khi chạy máy laser.

Quyền tự do đặt khắc dấu luôn đi kèm với trách nhiệm cá nhân của người sử dụng. Người đặt làm dấu cần đứng đúng chức vụ được giao trong đơn vị. Trường hợp tự ý làm con dấu mang chức vụ quản lý khi chưa có quyết định phân công công việc nhằm mục đích đánh lừa đối tác, người dùng phải tự gánh chịu rủi ro và các hậu quả phát sinh từ hành vi gian dối đó.

Bên cạnh yếu tố trách nhiệm, việc sử dụng con dấu chức vụ còn liên quan đến thói quen lưu trữ hồ sơ của từng doanh nghiệp. Một văn bản có đầy đủ chức danh đóng dấu ngay ngắn sẽ giúp bộ phận văn thư phân loại tài liệu dễ dàng, hạn chế tình trạng thất lạc hoặc nhầm lẫn giữa các phòng ban. Việc đọc lại các biên bản họp, phiếu đề xuất hay hợp đồng cũ cũng thuận tiện hơn rất nhiều khi mọi thông tin về người ký duyệt đều hiển thị rõ ràng, không bị phai mờ theo thời gian.

Các đơn vị hành chính sự nghiệp, trường học, bệnh viện hay doanh nghiệp tư nhân đều có thể áp dụng con dấu chức vụ cho từng vị trí làm việc. Tùy thuộc vào quy chế ban hành văn bản nội bộ, thủ trưởng cơ quan có thể cho phép hoặc khuyến khích cán bộ dùng dấu chức danh để giảm tải thời gian xử lý thủ tục giấy tờ. Đây là phương thức cải tiến quy trình làm việc đơn giản, mang lại hiệu quả rõ rệt cho việc quản lý hồ sơ tại chỗ.

Cấu trúc nội dung và thẩm quyền sử dụng con dấu chức danh

Cấu trúc con dấu chức danh gồm tên chức vụ cùng họ tên đầy đủ của người sử dụng, được dùng đúng theo thẩm quyền phân công. Con dấu này giúp xác định trách nhiệm của từng cá nhân đối với nội dung văn bản đã ký duyệt. Mỗi con dấu được khắc ra gắn liền với quyền hạn của một người cụ thể trong đơn vị.

Mỗi chức danh trong cơ quan đều có phạm vi giải quyết công việc riêng biệt theo điều lệ hoặc quy chế làm việc. Việc thể hiện chính xác chức danh trên mặt dấu giúp các bên liên quan biết rõ người ký có đúng thẩm quyền phê duyệt hay không. Dưới đây là những hướng dẫn chi tiết về cách sắp xếp nội dung và phạm vi dùng dấu chức vụ trong thực tế.

Nội dung thể hiện trên mặt con dấu chức danh

Nội dung trên mặt con dấu chức danh thường được bố trí thành hai dòng chữ, thể hiện vị trí làm việc và họ tên người dùng. Bố cục này giúp người xem nắm bắt thông tin rõ ràng, không chiếm nhiều diện tích trên trang giấy. Việc chia dòng hợp lý cũng giúp thợ khắc cân đối cỡ chữ, giữ cho con dấu có độ bền tốt khi sử dụng liên tục.

Bố cục con dấu chức vụ thường được chia tách thành hai phần cụ thể:

• Dòng phía trên ghi rõ chức vụ công tác, thường chọn kiểu chữ in hoa thẳng đứng, nét đậm, đều đặn. Các chức vụ phổ biến gồm Giám đốc, Phó giám đốc, Tổng giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng phòng kinh doanh, Quản đốc xưởng.
• Dòng phía dưới thể hiện họ và tên đầy đủ của người giữ vị trí đó. Tùy theo sở thích, dòng tên có thể để kiểu chữ in hoa hoặc chữ viết hoa chữ cái đầu kèm nét nghiêng nhẹ.

Tỷ lệ kích thước giữa hai dòng chữ cần được căn chỉnh hài hòa với kích thước phôi cán dấu. Với các chức vụ ngắn gọn như Giám đốc cùng họ tên ba chữ, thợ thường dùng phôi dấu kích thước nhỏ gọn để chữ nhìn vừa vặn. Nếu chức danh dài như Phó giám đốc điều hành, Trưởng phòng nghiên cứu và phát triển hoặc họ tên có bốn đến năm từ, người làm dấu cần chọn phôi lớn hơn để tránh việc co chữ quá nhỏ khiến nét dập bị dính mực.

Dưới đây là bảng gợi ý bố cục nội dung con dấu chức vụ theo từng kích thước phôi thực tế:

Việc dàn chữ đúng kỹ thuật giúp mặt cao su khắc laser có độ sâu rãnh chữ đạt yêu cầu. Nếu cố dồn nhiều chữ dài vào một khung nhỏ, khoảng cách giữa các nét chữ bị thu hẹp, bụi giấy và mực thừa dễ đọng lại sau một thời gian dập, gây lem bẩn mặt giấy.

Ngoài kiểu bố cục hai dòng truyền thống, một số vị trí đặc thù có thể chọn bố cục một dòng chỉ gồm chức danh hoặc chức danh kèm tên trên cùng một hàng. Tuy nhiên, cách sắp xếp này chỉ phù hợp khi chức vụ và họ tên đều rất ngắn, ví dụ như Giám đốc Nam hoặc Thủ kho An. Nếu tên dài, chữ sẽ bị thu nhỏ lại theo chiều ngang, làm giảm độ rõ của bản in khi dập lên các loại giấy hút mực mạnh.

Khi duyệt bản vẽ thiết kế mặt dấu, bạn nên kiểm tra kỹ từng dấu thanh, dấu mũ của họ tên tiếng Việt. Những lỗi chính tả nhỏ nếu không phát hiện sớm sẽ dẫn đến việc phải bỏ mặt cao su cũ để khắc lại từ đầu, gây lãng phí vật tư. Bạn cũng nên dập thử maket in ra giấy theo tỷ lệ chuẩn để nhìn thực tế kích thước chữ trước khi thợ tiến hành gia công trên máy cắt cao su.

Các vị trí công việc thường dùng dấu chức danh

Mọi vị trí công việc từ cấp quản lý điều hành đến nhân viên phụ trách kỹ thuật, vận hành kho đều có thể dùng dấu chức danh. Dấu chức vụ giúp phân định rõ trách nhiệm của từng cá nhân đối với từng khâu trong quy trình làm việc của đơn vị. Việc gắn tên và chức danh vào từng tờ phiếu giúp luồng thông tin được minh bạch, dễ truy vết khi phát sinh sai sót.

Tại các cơ sở sản xuất, văn phòng công ty, nhu cầu sử dụng dấu chức vụ thường tập trung vào những nhóm vị trí sau:

• Ban giám đốc cùng người đại diện pháp luật: Nhóm này sử dụng con dấu thường xuyên để ký các quyết định nội bộ, thông báo gửi khách hàng, hợp đồng kinh tế và hồ sơ nộp cơ quan nhà nước. Con dấu của lãnh đạo đòi hỏi đường nét ngay ngắn, rõ ràng, không bị lem mực.
• Bộ phận tài chính và kế toán: Kế toán trưởng, nhân viên kế toán thanh toán dùng dấu trên các phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, biên bản đối chiếu công nợ. Con dấu giúp người nhận phiếu biết chứng từ đã qua sự kiểm soát của nhân sự phụ trách nghiệp vụ nào.
• Bộ phận quản lý sản xuất và kho bãi: Quản đốc xưởng, tổ trưởng sản xuất, thủ kho xử lý hàng trăm chứng từ xuất vật tư, giao nhận thiết bị mỗi ngày. Dập dấu chức vụ kết hợp với dấu đã xuất kho, nhập kho giúp dòng luân chuyển hàng hóa diễn ra trôi chảy, không bị ùn tắc ở khâu ký nhận.
• Bộ phận kiểm tra chất lượng và giám sát kỹ thuật: Kỹ sư công trình, nhân viên kỹ thuật cần ký biên bản nghiệm thu, bản vẽ thi công, phiếu kiểm tra hàng xuất xưởng. Ở khâu này, dấu chức danh thường dập cùng dấu QC, kiểm hàng để xác nhận sản phẩm đạt tiêu chuẩn kỹ thuật.

Người sở hữu con dấu chức vụ phải chịu trách nhiệm đối với chữ ký và vết dấu mình đóng trên tài liệu. Doanh nghiệp cần xây dựng quy chế phân quyền rõ ràng, quy định cụ thể loại giấy tờ nào từng chức danh được phép ký duyệt. Tuyệt đối không giao dấu chức danh của cấp trên cho cấp dưới tự ý đóng vào văn bản khi chưa có văn bản ủy quyền hợp lệ.

Đối với các dự án có sự tham gia của nhiều nhà thầu, việc mỗi kỹ sư giám sát có một con dấu chức danh riêng là điều kiện thuận lợi để theo dõi tiến độ thi công. Từng hạng mục xây lắp khi hoàn thành đều được người phụ trách trực tiếp kiểm tra, ký tên và đóng dấu xác nhận. Khi có vấn đề kỹ thuật phát sinh, ban điều hành dự án có thể dựa vào thông tin trên con dấu để làm việc trực tiếp với người phụ trách khâu đó, rút ngắn thời gian xử lý sự cố.

Trong các cơ sở y tế, phòng khám hoặc bệnh viện, các bác sĩ và dược sĩ cũng sử dụng con dấu chức vụ kết hợp họ tên trên đơn thuốc, phiếu chỉ định xét nghiệm và kết quả chẩn đoán hình ảnh. Việc đóng dấu giúp bệnh nhân và các bộ phận liên quan đọc đúng tên bác sĩ điều trị, tránh sự nhầm lẫn chữ ký tay vốn thường khó đọc, góp phần tăng tính chuẩn xác cho hồ sơ bệnh án.

Quy tắc đóng dấu chức danh kèm chữ ký trên văn bản

Quy tắc khi đóng dấu chức danh là đặt dấu ngay ngắn phía dưới chữ ký tươi, không đóng đè lên nét mực của chữ ký tay. Con dấu chức vụ dùng để làm rõ danh tính người ký, còn con dấu tròn mới là dấu hiệu xác nhận tư cách pháp nhân của đơn vị. Người dập dấu cần thực hiện đúng vị trí để trang văn bản sạch sẽ, đúng thể thức trình bày.

Nhiều người mới đi làm thường mắc lỗi dập dấu cẩu thả, đóng xiên lệch hoặc đóng lấn vào chữ ký, làm giảm tính nghiêm túc của tài liệu. Việc nắm vững quy tắc thao tác tay và cách phân bổ vị trí các con dấu trên cùng một trang giấy sẽ giúp bạn xử lý văn bản một cách bài bản.

Vị trí đặt con dấu chức danh trên văn bản

Vị trí đặt con dấu chức danh là nằm ngay ngắn phía dưới chữ ký tươi của người ký, căn chỉnh thẳng hàng hoặc ngay giữa chữ ký. Vết dập không được đè lấn lên các nét mực của chữ ký tay để tránh làm nhòe nét ký gốc. Khoảng cách giữa chữ ký và mép trên của con dấu nên giữ trong khoảng từ 2 mm đến 5 mm để tạo độ thoáng cho trang giấy.

Để hoàn thiện văn bản đúng kỹ thuật, người thao tác thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Người có thẩm quyền dùng bút mực ký chữ ký sống vào khoảng trống phía dưới chức vụ in sẵn trên văn bản. Chữ ký cần dứt khoát, để lại khoảng trống vừa vặn bên dưới để đóng dấu họ tên.
• Bước 2: Cầm cán dấu chắc chắn, kiểm tra chiều mặt dấu xuôi theo hướng đọc từ trái sang phải. Đặt phần đáy cán dấu tiếp xúc phẳng với mặt giấy, căn chỉnh khung dấu song song với mép trang giấy, nằm lọt vào khoảng trống phía dưới chữ ký.
• Bước 3: Dùng lực ấn đều thân dấu xuống mặt phẳng, giữ tay trong một nhịp ngắn để mực ngấm đều vào giấy, sau đó nhấc cán dấu thẳng đứng lên trên.

Lỗi thường gặp là dập con dấu chức danh quá sát hoặc đè trực tiếp lên chữ ký tay. Khi mực con dấu hòa lẫn vào mực bút viết, đường nét chữ ký sống sẽ bị biến dạng. Nếu phát sinh tranh chấp cần giám định chữ ký, việc vết mực đóng đè lên chữ ký sẽ gây khó khăn cho việc phân tích nét ký ban đầu.

Mặt giấy khi đóng dấu phải được kê trên mặt bàn phẳng, cứng cáp, không có vật gồ ghề bên dưới. Nếu giấy đặt trên tập hồ sơ cong vênh hoặc mép bàn gồ ghề, vết dấu dập ra dễ bị mất góc, đứt nét chữ hoặc mực thấm không đều giữa hai bên mép khung.

Người thực hiện đóng dấu cũng cần lưu ý lực tay khi ấn thân dấu lật. Bạn nên dùng lực vừa phải, đều tay từ trên xuống dưới, không nghiêng cán dấu sang một bên trong lúc dập. Việc ấn lệch một góc sẽ khiến cạnh của khay chữ lún sâu hơn, tạo ra vệt mực thừa ở viền ngoài trong khi phần chữ bên kia lại bị mờ nhạt. Sau khi ấn xong, cần nhấc cán dấu thẳng đứng, tránh kéo trượt thân dấu trên mặt giấy vì sẽ tạo ra vết lem mực kéo dài.

Nếu phải đóng dấu cho một xấp tài liệu nhiều trang liên tiếp, bạn nên dập thử một đến hai nhát ra giấy nháp trước khi đóng vào tài liệu chính thức. Thao tác này giúp kiểm tra lượng mực trên mặt cao su có bị đậm quá hay nhạt quá hay không, đồng thời loại bỏ bụi bẩn bám dính trên bề mặt chữ sau thời gian không sử dụng.

Phân biệt dấu chức danh và con dấu tròn doanh nghiệp

Dấu chức danh gắn liền với cá nhân người ký, còn con dấu tròn đại diện cho tư cách pháp nhân của cả tổ chức. Hai loại con dấu này có bản chất, công năng và quy chế quản lý hoàn toàn khác biệt trong quá trình xử lý công văn, giấy tờ. Hiểu rõ sự khác nhau giúp bạn áp dụng đúng con dấu cho từng loại văn bản, tránh sai sót về mặt thể thức.

Dưới đây là bảng đối chiếu cụ thể giữa con dấu chức danh và con dấu tròn doanh nghiệp:

Khi phát hành một văn bản chính thức của doanh nghiệp ra bên ngoài, quy trình đóng dấu hoàn chỉnh cần kết hợp cả hai loại con dấu này. Người có thẩm quyền ký chữ ký sống, sau đó dập con dấu chức danh ngay phía dưới để làm rõ họ tên và vị trí. Sau đó, nhân viên văn thư sử dụng dấu tròn công ty đóng chèn lên một phần ba chữ ký tươi lệch về bên trái. Con dấu tròn không được đóng đè lấp toàn bộ con dấu chức danh để các dòng chữ họ tên bên dưới vẫn đọc được rõ ràng.

Đối với các giấy tờ lưu hành nội bộ như phiếu giao việc, biên bản bàn giao thiết bị, phiếu kiểm tra định kỳ hay bảng phân công công việc, người xử lý chỉ cần chữ ký kèm dấu chức vụ của người phụ trách. Không nhất thiết phải đóng dấu tròn pháp nhân lên các giấy tờ nội bộ này. Việc phân biệt rõ giúp giảm khối lượng công việc cho bộ phận quản lý con dấu công ty, đồng thời giúp quy trình xét duyệt nội bộ diễn ra nhanh hơn.

Sự tách bạch giữa hai loại dấu cũng giúp bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro lạm quyền. Người giữ con dấu chức danh chỉ được phép ký và đóng dấu trong phạm vi công việc được giao phó. Con dấu chức danh không thể thay thế con dấu pháp nhân để xác lập các hợp đồng kinh tế lớn nếu không có sự ủy quyền bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Lựa chọn khi đặt làm con dấu chức danh phục vụ công việc

Khi đặt khắc dấu chức danh, bạn cần căn cứ vào độ dài họ tên, tính chất công việc để chọn kích thước mặt dấu, loại cán lật liền mực và màu mực thích hợp. Việc chọn đúng cấu hình dấu ngay từ đầu giúp việc sử dụng con dấu mỗi ngày diễn ra trơn tru, chữ đóng ra sắc nét, không bị tắc mực hay kẹt cán.

Thị trường làm dấu hiện có nhiều phương án gia công với các mẫu phôi và chủng loại mực phong phú. Dưới đây là những kinh nghiệm thực tế giúp bạn đưa ra lựa chọn kỹ thuật phù hợp với điều kiện làm việc của mình.

Cân nhắc giữa dấu chức danh thông thường và dấu kèm chữ ký

Dấu chức danh thông thường chỉ chứa chữ, còn dấu tích hợp chữ ký gom cả nét chữ ký và họ tên, chức danh vào chung một khung dấu. Việc chọn loại nào phụ thuộc vào tính chất pháp lý của văn bản mà bạn thường xuyên xử lý mỗi ngày.

Dấu chức danh kèm chữ ký là phương án được nhiều quản lý sản xuất, thủ kho, nhân viên giao nhận lựa chọn khi phải ký nhận hàng trăm chứng từ nội bộ mỗi ca làm việc. Điểm tiện lợi của dòng dấu này là giúp người dùng tiết kiệm thao tác tay. Bạn chỉ cần dập dấu một lần là văn bản có đủ nét chữ ký, chức vụ và họ tên, không cần cầm bút ký từng tờ giấy một.

Tuy nhiên, người sử dụng cần nắm rõ giới hạn pháp lý khi dùng dòng dấu chữ ký này. Trong phạm vi lập và xử lý chứng từ kế toán, việc dùng con dấu chữ ký khắc sẵn bị cấm theo quy định pháp luật. Căn cứ theo quy định tại Điều 19 khoản 1 Luật Kế toán 2015 trên cổng thông tin Chính phủ Việt Nam, chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định, chữ ký phải ký bằng bút mực không phai, không được đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Nếu bạn dập dấu chữ ký lên phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn hoặc giấy báo nợ, chứng từ đó sẽ không được cơ quan thuế và ngân hàng chấp thuận.

Bên cạnh đó, trong phạm vi làm việc thực tế với nhiều đối tác thương mại, các bên thường ưu tiên chữ ký tự viết tay của người có thẩm quyền. Nét ký tay giúp thể hiện rõ ý chí cam kết thực tế của người ký tại thời điểm giao dịch. Việc dùng con dấu chữ ký khắc sẵn trên hợp đồng kinh doanh dễ dẫn đến rủi ro đối tác thắc mắc hoặc từ chối chấp nhận văn bản khi phát sinh tranh chấp.

Do đó, những người làm nghề khắc dấu đưa ra lời khuyên cụ thể như sau:

• Nếu bạn chủ yếu ký các giấy tờ nội bộ trong nhà xưởng như thẻ kho, phiếu giao nhận ca, phiếu kiểm hàng, việc làm con dấu chức vụ kèm chữ ký sẽ giúp giảm tải thời gian ký tay rất nhiều.
• Nếu bạn là giám đốc, trưởng phòng thường xuyên ký kết hợp đồng thương mại, hồ sơ thuế, công văn gửi khách hàng, bạn nên dùng con dấu chức danh thông thường chỉ có chức vụ và họ tên. Bạn ký tay bằng bút mực rồi dập dấu chức danh xuống dưới để giữ tính chặt chẽ về mặt pháp lý cho văn bản.

Ngoài hai phương án trên, nhiều người chọn giải pháp làm tách rời hai con dấu, một con dấu chữ ký riêng và một con dấu chức danh riêng. Khi xử lý giấy tờ nội bộ thông thường, bạn có thể dập liên tiếp cả hai dấu lên giấy. Khi cần ký kết các hợp đồng quan trọng, bạn chỉ việc ký tay trực tiếp rồi dùng con dấu chức danh dập vào dòng họ tên, vừa linh hoạt vừa đáp ứng được nhiều tình huống công việc khác nhau.

Việc tách riêng hai con dấu cũng giúp việc bảo quản chữ ký an toàn hơn. Dấu chức danh thông thường có thể để tại bàn làm việc để nhân viên văn phòng hỗ trợ đóng dấu tên sau khi bạn đã ký. Trong khi đó, con dấu chứa chữ ký cá nhân cần được cất giữ cẩn thận trong tủ có khóa riêng, tránh trường hợp người khác tự ý lấy dấu dập vào các văn bản khi chưa được bạn đồng ý.

Tiêu chí chọn cán dấu và màu mực theo thực tế công việc

Chọn cán dấu lật tự động cùng loại mực tương thích với bề mặt giấy sẽ quyết định trực tiếp đến độ sắc nét và tuổi thọ của con dấu. Cán dấu chất lượng tốt giúp lực ấn êm, không bị kẹt cơ cấu chuyển động và cho nét mực đều đặn qua hàng nghìn lần sử dụng.

Đối với thân cán dấu, bạn nên ưu tiên chọn các dòng dấu liền mực (Shiny, Trodat, Colop) phổ biến. Khung vỏ của các thương hiệu này làm từ nhựa dày dặn, chịu được va đập nhẹ, trục lật xoay trơn tru, không bị rung lắc hay kẹt khớp sau thời gian dài sử dụng. Khay mực tăm bông bên trong có cơ chế tháo lắp dễ dàng thông qua lẫy khóa hai bên sườn, giúp việc châm thêm mực diễn ra sạch sẽ, không dây bẩn ra tay.

Về màu sắc mực dấu, hiện có bốn màu mực cơ bản được dùng phổ biến trên thị trường gồm đỏ, xanh dương, đen và tím:

• Màu đỏ là màu mực được sử dụng nhiều nhất cho dấu chức danh trong các cơ quan, doanh nghiệp. Sắc đỏ giúp dòng thông tin nổi bật trên nền giấy trắng và tương phản rõ nét với chữ ký tay vốn thường dùng bút mực màu xanh hoặc đen.
• Màu xanh dương thường được các bác sĩ, dược sĩ, kỹ sư hoặc cán bộ tại một số đơn vị hành chính lựa chọn để đồng bộ với màu mực viết của hồ sơ chuyên môn.
• Màu đen và màu tím ít thông dụng hơn, chủ yếu dùng cho một số mẫu biểu mang tính quy ước nội bộ của từng tổ chức.

Khi chọn mua mực dấu, bạn cần căn cứ vào chất liệu bề mặt giấy cần đóng:

• Nếu chỉ dập dấu lên giấy văn phòng thông thường như giấy in photocopy A4, giấy bãi bằng, loại mực gốc nước tiêu chuẩn đi kèm sẵn trong khay tăm bông là phương án kinh tế, phù hợp. Mực gốc nước thấm nhanh vào thớ giấy, khô ráo sau vài giây và không bị nhòe khi vuốt qua.
• Nếu cần đóng dấu chức danh lên các bề mặt trơn bóng như giấy in ảnh, hóa đơn cán màng bóng, bao bì nilông hay tem nhãn tráng kim loại, bạn phải dùng loại mực dầu chuyên dụng nhanh khô, chống trôi nước. Mực gốc nước thông thường khi dập lên mặt bóng sẽ co cụm thành giọt li ti, không bám dính và bị nhòe ngay khi có va quẹt.

Dưới đây là bảng hướng dẫn nhận biết lỗi và cách xử lý khi bảo dưỡng con dấu chức vụ:

Việc bảo quản con dấu chức vụ không phức tạp nhưng cần thực hiện đúng cách. Dùng xong, bạn nên đặt con dấu đứng thẳng trên mặt bàn hoặc cất vào ngăn kéo tủ, tránh để dấu ở nơi có ánh nắng chiếu trực tiếp hoặc gần nguồn nhiệt cao vì nhiệt độ làm khô mực và làm biến dạng khay mút. Khi cần mang con dấu đi công tác, bạn nên ấn nhẹ cán dấu rồi gài chốt khóa ở vị trí lơ lửng, giúp mặt chữ cao su không tì đè liên tục vào khay tăm bông, kéo dài độ bền cho lớp mút đệm.

Một điểm lưu ý khác là tuyệt đối không đổ lẫn các loại mực khác thương hiệu hoặc khác gốc dung môi vào cùng một khay mực. Nếu bạn đang dùng mực gốc nước mà lại nhỏ thêm mực dầu vào khay, hai chất dung môi không tương thích sẽ tạo ra cặn lắng, làm đông đặc bề mặt mút và làm hỏng hoàn toàn khay tăm bông. Khi muốn đổi loại mực hoặc đổi màu mực mới, cách phù hợp là mua một khay mực tăm bông trắng chưa nạp mực để châm loại mực mới vào sử dụng.

Khi vệ sinh mặt cao su của con dấu, bạn không nên dùng các vật kim loại sắc nhọn như đầu kim hay mũi dao để cạy bụi bẩn bám trong khe chữ. Nét cắt laser của chữ rất mảnh, tác động của kim loại nhọn có thể làm đứt gãy chân chữ cao su, dẫn đến việc bản in đóng ra bị biến dạng vĩnh viễn. Một chiếc bàn chải đánh răng cũ lông mềm tẩm cồn nhẹ lau nhẹ bề mặt là phương pháp làm sạch an toàn, giữ cho nét khắc luôn sắc cạnh qua nhiều năm làm việc.

Bạn có thể gửi yêu cầu cùng thông tin chức danh qua phiếu báo giá trên website để xưởng liên hệ lại và dựng bản thiết kế kiểm tra trước khi khắc.