Mẫu giới thiệu chữ ký và con dấu kèm hướng dẫn cách lập

Văn bản giới thiệu chữ ký và con dấu là tài liệu hành chính quan trọng, dùng để công bố thông tin nhận diện người có thẩm quyền. Khi một cán bộ được giao nhiệm vụ phê duyệt giấy tờ, đơn vị cần phát hành văn bản này để các bên tiện đối chiếu nét ký, hình ảnh con dấu.

Văn bản này dùng làm căn cứ kiểm tra tính hợp lệ của các loại hồ sơ, hợp đồng và chứng từ thanh toán. Nếu đơn vị không thực hiện việc giới thiệu mẫu chữ ký, các phòng ban hoặc đối tác bên ngoài rất khó xác định người ký có đúng thẩm quyền hay không.

Việc chuẩn bị một biểu mẫu hoàn chỉnh, đúng quy chuẩn trình bày, sẽ giúp các giao dịch kinh tế diễn ra thuận lợi, giảm thiểu tối đa các tranh chấp phát sinh. Bài viết này hướng dẫn chi tiết từng mẫu văn bản cụ thể, quy trình từng bước lập hồ sơ, các lỗi kỹ thuật thường gặp, cùng phương án quản lý hồ sơ lưu trữ khi có thay đổi nhân sự.

Các mẫu giới thiệu chữ ký và con dấu thực tế theo từng mục đích

Mỗi cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận hồ sơ đều có những tiêu chí kiểm tra riêng biệt, phụ thuộc vào bản chất của từng quan hệ công việc. Một văn bản dùng để lưu hành trong xưởng sản xuất sẽ có yêu cầu khác với công văn nộp cho ngân hàng thương mại.

Đối với các giao dịch có yếu tố tài chính, người tiếp nhận đòi hỏi thông tin định danh rất khắt khe, đi kèm mẫu chữ ký gốc rõ ràng. Đối với thủ tục hành chính nộp cho cơ quan chức năng, văn bản cần chuẩn xác về mặt thể thức, viện dẫn đầy đủ căn cứ phân công công việc.

Dưới đây là bảng so sánh cụ thể giữa ba nhóm mẫu văn bản thường gặp trong thực tế hoạt động của doanh nghiệp, giúp bạn nhanh chóng chọn đúng định dạng cần dùng:

Việc phân loại đúng mục đích ngay từ đầu giúp người soạn thảo tiết kiệm thời gian, tránh việc văn bản bị trả lại nhiều lần do thiếu thông tin định danh cần thiết.

Mẫu thông báo giới thiệu chữ ký và con dấu nội bộ doanh nghiệp

Thông báo nội bộ thường được lập khi công ty có quyết định bổ nhiệm trưởng bộ phận mới, hoặc thay đổi người duyệt vật tư tại các phân xưởng. Khi nhận được thông báo này, nhân viên thủ kho, phòng mua hàng và kế toán viên sẽ biết chính xác ai là người có quyền ký lệnh xuất vật tư, chứng từ giao nhận.

Nội dung thông báo cần chỉ rõ phạm vi công việc, hạn mức phê duyệt hồ sơ, cùng thời điểm văn bản bắt đầu phát sinh hiệu lực. Dưới đây là bố cục văn bản giới thiệu nội bộ mà bạn có thể áp dụng trực tiếp:

CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ AN PHÁT Số: 12/TB-AP Bắc Ninh, ngày 15 tháng 10 năm 2026

THÔNG BÁO Về việc giới thiệu mẫu chữ ký và chức danh cán bộ quản lý

Kính gửi: Các Phòng, Ban, Phân xưởng trực thuộc Công ty.

Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Cơ khí An Phát. Căn cứ Quyết định bổ nhiệm số 08/QĐ-AP ngày 15 tháng 10 năm 2026, về việc bổ nhiệm Phó Giám đốc phụ trách sản xuất.

Công ty Cổ phần Cơ khí An Phát trân trọng giới thiệu mẫu chữ ký của ông Trần Đình Trọng, kể từ ngày 15 tháng 10 năm 2026, cụ thể như sau:

1. Họ và tên: TRẦN ĐÌNH TRỌNG
2. Chức vụ: Phó Giám đốc phụ trách sản xuất
3. Phạm vi ký duyệt: Phê duyệt kế hoạch gia công, ký duyệt lệnh sản xuất, ký biên bản bàn giao thiết bị, ký phiếu xuất nhập vật tư tại xưởng.
4. Mẫu chữ ký và mẫu con dấu sử dụng:

Mẫu chữ ký (Chữ ký đầy đủ):… Mẫu chữ ký số 2 (Chữ ký rút gọn):… Mẫu dấu tròn công ty xác thực: (Đóng dấu vào vị trí này).

Thông báo này có hiệu lực kể từ ngày ký. Đề nghị Trưởng các bộ phận phổ biến đến toàn thể nhân sự để phối hợp làm việc.

Nơi nhận:

• Như trên
• Lưu: VT, HCTH

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT GIÁM ĐỐC (Ký tươi, ghi rõ họ tên và đóng dấu công ty)

Trong quy trình làm việc nội bộ, việc lấy cả chữ ký đầy đủ và chữ ký rút gọn là điểm rất quan trọng. Chữ ký đầy đủ dùng cho các biên bản nghiệm thu quan trọng, kế hoạch giao việc chính thức. Chữ ký rút gọn, hay còn gọi là chữ ký nháy, dùng để xác nhận nhanh trên từng trang tài liệu, phiếu yêu cầu cấp phát vật tư đột xuất.

Nếu đơn vị có nhiều phân xưởng nằm cách xa nhau, thông báo này cần được gửi bản sao hoặc gửi bản quét có đóng dấu đỏ qua hệ thống thư điện tử. Việc này giúp mọi vị trí phụ trách kiểm soát giấy tờ nắm thông tin kịp thời, tránh việc đình trệ sản xuất chỉ vì chờ xác minh người ký.

Mẫu văn bản giới thiệu con dấu và chữ ký gửi đối tác, ngân hàng

Khi làm việc với các tổ chức tín dụng hoặc đối tác mua bán lớn, văn bản giới thiệu chữ ký mang tính ràng buộc pháp lý rất chặt chẽ. Ngân hàng sử dụng tài liệu này để lưu trữ hồ sơ pháp lý tài khoản, đối chiếu từng nét bút trên các tờ séc, ủy nhiệm chi, hồ sơ bảo lãnh.

Nếu chữ ký trên chứng từ giao dịch sai lệch so với mẫu đã đăng ký ban đầu, ngân hàng sẽ lập tức đình chỉ lệnh chuyển tiền để giữ an toàn cho tài khoản. Dưới đây là khung mẫu văn bản gửi ngân hàng và đối tác thương mại:

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ BẮC HÀ Số: 45/CV-BH Bắc Ninh, ngày 20 tháng 10 năm 2026

CÔNG VĂN V/v Giới thiệu mẫu con dấu và chữ ký giao dịch tài khoản

Kính gửi: Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam, Chi nhánh Bắc Ninh.

Căn cứ nhu cầu giao dịch trên tài khoản thanh toán của Công ty Cổ phần Công nghệ Bắc Hà. Căn cứ Quyết định bổ nhiệm nhân sự quản lý tài chính doanh nghiệp.

Công ty trân trọng thông báo thông tin mẫu con dấu, mẫu chữ ký của những người có quyền ký chứng từ trên tài khoản số …………… như sau:

1. Người thứ nhất (Chủ tài khoản):

• Họ và tên: NGUYỄN VĂN AN
• Chức danh: Giám đốc
• Số Căn cước công dân: ……………, ngày cấp: 12/04/2021, nơi cấp: Cục Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội.
• Chữ ký mẫu số 1:…
• Chữ ký mẫu số 2:…

2. Người thứ hai (Kế toán trưởng):

• Họ và tên: PHẠM THỊ MAI
• Chức danh: Kế toán trưởng
• Số Căn cước công dân: ……………, ngày cấp: 18/09/2022, nơi cấp: Cục Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội.
• Chữ ký mẫu số 1:…
• Chữ ký mẫu số 2:…

3. Mẫu con dấu pháp nhân công ty: (Đóng dấu tròn công ty rõ nét vào khung này).

Công ty cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính xác thực của các chữ ký mẫu, mẫu con dấu nêu trên. Khi có thay đổi người đại diện hoặc thay đổi con dấu, công ty sẽ gửi văn bản thông báo mới bằng văn bản.

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ BẮC HÀ GIÁM ĐỐC (Ký tươi, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Khi nộp hồ sơ này đến ngân hàng, cán bộ quản lý thường phải xuất trình bản gốc giấy tờ tùy thân tại quầy để nhân viên kiểm tra. Thao tác ký mẫu phải được thực hiện trực tiếp trước sự chứng kiến của giao dịch viên, không được ký khống từ trước ở nhà.

Đối với các đối tác kinh doanh, văn bản này là cơ sở để họ kiểm tra người ký các biên bản giao nhận hàng hóa, hợp đồng nguyên tắc, biên bản đối chiếu công nợ. Việc minh bạch chữ ký ngay từ đầu giúp hai bên hợp tác thuận lợi, hạn chế nguy cơ bị các đối tượng xấu giả mạo giấy tờ để trục lợi.

Mẫu văn bản giới thiệu chức danh, chữ ký và con dấu nộp cơ quan quản lý

Khi doanh nghiệp làm việc với đối tác giao dịch hoặc ban quản lý khu công nghiệp, văn bản giới thiệu cần chuẩn mực và rõ ràng. Các đơn vị tiếp nhận thường chỉ làm việc với người đại diện hoặc người có văn bản ủy quyền cụ thể.

Văn bản cần thể hiện rõ Quốc hiệu, Tiêu ngữ, trích yếu, căn cứ ủy quyền, phạm vi đại diện cụ thể của nhân sự được phân công. Biểu mẫu chuẩn tham khảo như sau:

CÔNG TY TNHH CƠ KHÍ CHÍNH XÁC VIỆT LONG Số: 88/CV-VL

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Bắc Ninh, ngày 05 tháng 11 năm 2026

CÔNG VĂN V/v Giới thiệu mẫu con dấu, chức danh và chữ ký của Người đại diện theo ủy quyền

Kính gửi: Cơ quan quản lý chuyên ngành phụ trách địa bàn tỉnh Bắc Ninh.

Căn cứ văn bản ủy quyền số 02/GUQ-VL ngày 01 tháng 11 năm 2026, của Giám đốc Công ty TNHH Cơ khí Chính xác Việt Long. Để phục vụ việc giao dịch hồ sơ hành chính, công ty trân trọng giới thiệu mẫu con dấu, chức danh và chữ ký của nhân sự được ủy quyền:

1. Đơn vị giới thiệu: CÔNG TY TNHH CƠ KHÍ CHÍNH XÁC VIỆT LONG

• Địa chỉ trụ sở: Phường Võ Cường, Tỉnh Bắc Ninh.

2. Cán bộ được giới thiệu:

• Họ và tên: LÊ VĂN HÙNG
• Chức vụ: Trưởng phòng Hành chính Nhân sự
• Số Căn cước công dân: ……………, ngày cấp: 20/05/2023, nơi cấp: Cục Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội.
• Phạm vi thẩm quyền: Ký nộp các hồ sơ hành chính, ký văn bản giải trình số liệu, nhận các thông báo, tiếp nhận kết quả giải quyết thủ tục từ cơ quan quản lý.

3. Mẫu chữ ký và con dấu xác thực:

• Mẫu chữ ký số 1:…
• Mẫu chữ ký số 2:…
• Mẫu con dấu công ty: (Đóng dấu tròn công ty vào vị trí này).

Văn bản này có giá trị thực hiện kể từ ngày ký, cho đến khi công ty phát hành văn bản chấm dứt việc ủy quyền.

Nơi nhận:

• Như kính gửi
• Lưu VT

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT GIÁM ĐỐC (Ký tươi, đóng dấu chức danh và dấu tròn doanh nghiệp)

Văn bản gửi cơ quan quản lý tuyệt đối không ghi chung chung rằng cán bộ được toàn quyền xử lý mọi công việc. Bạn cần liệt kê chính xác từng hành vi được phép thực hiện, ví dụ như nộp hồ sơ, ký văn bản giải trình, hoặc nhận kết quả.

Sự chi tiết này bảo vệ chính doanh nghiệp trước các rủi ro phát sinh ngoài ý muốn. Khi cán bộ thay đổi vị trí công tác hoặc hết thời hạn ủy quyền, đơn vị phải gửi ngay văn bản thông báo thay thế để hủy bỏ tư cách đại diện cũ.

Hướng dẫn các bước lập văn bản giới thiệu chữ ký và con dấu

Quá trình lập văn bản giới thiệu chữ ký đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa bộ phận soạn thảo văn bản, cán bộ được giới thiệu và người đại diện theo pháp luật. Chỉ cần một sai sót nhỏ về số căn cước công dân hoặc lỗi kỹ thuật khi đóng dấu, toàn bộ văn bản sẽ phải hủy bỏ để làm lại từ đầu.

Thực hiện đúng trình tự các bước giúp bạn hoàn thành hồ sơ nhanh chóng, đúng quy định pháp lý, hạn chế tối đa việc chỉnh sửa văn bản nhiều lần.

Chuẩn bị thông tin nhân sự và soạn thảo phần thông tin cơ bản

Khâu chuẩn bị hồ sơ là bước đầu tiên, quyết định tính chính xác của toàn bộ văn bản. Người soạn thảo cần thu thập đầy đủ bản sao căn cước công dân, quyết định bổ nhiệm hoặc hợp đồng lao động của cán bộ được giới thiệu.

Sau khi có dữ liệu gốc, người lập văn bản tiến hành soạn thảo theo năm bước cụ thể sau:

Bước 1: Thiết lập thể thức tiêu đề và thông tin đơn vị phát hành. Ở góc trái văn bản, bạn ghi rõ tên công ty, số hiệu công văn theo sổ theo dõi văn thư. Ở góc phải, bạn trình bày Quốc hiệu, Tiêu ngữ và ngày tháng năm ban hành văn bản.

Bước 2: Soạn thảo câu trích yếu ngắn gọn, nêu rõ mục đích của văn bản. Ví dụ, bạn có thể ghi trích yếu là về việc giới thiệu mẫu con dấu, chức danh và chữ ký của người đại diện.

Bước 3: Viết đầy đủ thông tin nhân thân của người được giới thiệu. Mục này phải ghi rõ họ và tên bằng chữ in hoa, ngày tháng năm sinh, chức vụ chuyên môn, số căn cước công dân, ngày cấp và nơi cấp.

Bước 4: Xác định rõ ràng giới hạn thẩm quyền ký duyệt và thời hạn áp dụng. Bạn cần ghi cụ thể người được giới thiệu được phép ký loại giấy tờ nào, duyệt chi trong hạn mức bao nhiêu tiền, áp dụng từ ngày nào đến ngày nào.

Bước 5: Bố trí các khung trống để ký mẫu và đóng dấu kiểm chứng. Mỗi nhân sự cần có ít nhất hai ô trống để ký mẫu, bên cạnh là một khoảng trống đủ rộng để đóng con dấu tròn xác thực.

Việc chuẩn bị văn bản kỹ lưỡng trên máy tính giúp hạn chế tình trạng chữ in bị lệch dòng, ô đóng dấu quá chật chội làm dấu đè lên chữ. Sau khi in văn bản ra giấy trắng phẳng, người soạn thảo cần rà soát lại từng con số trước khi chuyển sang khâu ký duyệt.

Cách thực hiện ký mẫu và đóng dấu kiểm chứng vào văn bản

Khâu ký mẫu và đóng dấu kiểm chứng đòi hỏi kỹ thuật tỉ mỉ, giúp hình ảnh chữ ký và con dấu hiển thị sắc nét trên trang giấy. Văn bản giới thiệu là tài liệu lưu trữ dài hạn, do đó chất lượng mực in, mực ký và kỹ thuật đóng dấu cần được kiểm soát chặt chẽ.

Quy trình thực hiện ký và đóng dấu mẫu gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị bút ký và không gian làm việc. Người ký nên chọn bút dạ bi, bút bi mực nước có màu mực xanh hoặc đen rõ nét, mực ra đều, không bị tắc nghẽn. Mặt bàn ký phải phẳng, cứng cáp, không lót tập vở quá dày bên dưới làm biến dạng nét bút khi tỳ tay.

Bước 2: Cán bộ được giới thiệu thực hiện ký mẫu vào đúng các ô quy định. Khi ký, người ký cần giữ tâm lý thoải mái, đưa bút tự nhiên theo thói quen ký hằng ngày, không nên nắn nót quá chậm. Ký tự nhiên giúp chữ ký có độ linh hoạt, thể hiện đúng các đặc điểm nét bút riêng biệt để tiện đối chiếu sau này.

Bước 3: Kiểm tra tình trạng con dấu trước khi dập lên giấy. Người thao tác kiểm tra mặt cao su của con dấu xem có dính bụi bẩn, xơ giấy hay cặn mực khô hay không. Bạn nên dập thử con dấu từ một đến hai lần lên tờ giấy nháp để mực bám đều khắp mặt chữ.

Bước 4: Căn chỉnh vị trí đặt con dấu vào góc văn bản. Con dấu pháp nhân của công ty phải được đóng trùm lên khoảng một phần ba chữ ký của người đại diện theo pháp luật về phía bên trái. Không được đóng dấu tách rời chữ ký quá xa, cũng không được đóng dấu đè lấp toàn bộ chữ ký.

Bước 5: Thao tác dập dấu dứt khoát, dùng lực ép đều từ lòng bàn tay. Đặt con dấu thẳng đứng, vuông góc với mặt giấy, ấn mạnh tay xuống rồi nhấc thẳng cán dấu lên. Tránh việc lắc lư thân dấu hoặc miết tay sang hai bên, vì thao tác này sẽ làm hình dấu bị nhòe, mất nét chữ.

Sau khi đóng dấu xong, bạn cần để văn bản nằm yên trên bàn khoảng vài phút cho mực khô hoàn toàn. Nếu vội vàng xếp chồng các tài liệu lên nhau, mực dấu còn ướt sẽ lem sang các trang khác, làm hỏng toàn bộ thẩm mỹ của văn bản.

Lỗi thường gặp khi lập văn bản và cách xử lý kỹ thuật

Trong thực tế xử lý văn thư, rất nhiều văn bản giới thiệu chữ ký bị ngân hàng hoặc đối tác trả về vì các lỗi kỹ thuật nhỏ. Những sai sót này thường xuất phát từ việc thao tác đóng dấu chưa đều tay, lem mực hoặc do người ký dùng sai màu mực, sai kiểu ký.

Nắm vững các lỗi thường gặp cùng biện pháp xử lý tương ứng sẽ giúp bạn chủ động phòng tránh, biết cách điều chỉnh ngay khi văn bản chưa đạt yêu cầu.

Lỗi đóng dấu đè lấp toàn bộ chữ ký hoặc mực bị lem nhòe

Lỗi đóng dấu đè lấp toàn bộ chữ ký xảy ra khi người đóng dấu đặt tâm con dấu trúng ngay giữa nét ký tay. Khi mực dấu màu đỏ bao phủ toàn bộ nét mực ký màu xanh, người kiểm tra văn bản không thể nhìn rõ đường nét khởi đầu và điểm kết thúc của chữ ký.

Điều này khiến đối tác hoặc cán bộ ngân hàng nghi ngờ tính xác thực của chữ ký, dẫn đến việc từ chối hồ sơ. Ngoài ra, việc dùng khay mực quá đẫm cũng khiến mực bị tràn qua các thớ giấy, tạo ra những vệt nhòe mất thẩm mỹ quanh vành dấu.

Để giải quyết triệt để vấn đề này, bạn cần áp dụng các biện pháp kỹ thuật sau:

Thứ nhất, luôn căn chỉnh vị trí đóng dấu đúng nguyên tắc hành chính. Vành con dấu chỉ được phép chèn lên khoảng một phần ba chữ ký về phía bên trái, chừa lại hai phần ba nét ký rõ ràng ở khoảng giấy trống bên phải để đối chiếu.

Thứ hai, xử lý khay mực khi bị dư thừa lượng mực lỏng. Nếu phát hiện khay mực quá ướt, bạn hãy tháo khay mực ra, dùng giấy ăn khô thấm nhẹ lên bề mặt để hút bớt mực thừa. Sau đó, lắp khay lại vào thân dấu và dập thử nhiều lần lên giấy trắng cho đến khi nét mực gọn gàng, sắc nét trở lại.

Thứ ba, vệ sinh mặt dấu định kỳ bằng cồn nhẹ và bàn chải mềm. Khi mặt cao su bám nhiều bụi bẩn hoặc xơ giấy lâu ngày, nét in sẽ bị mờ đục. Nếu mặt dấu đã quá cũ, cao su bị chai cứng hoặc biến dạng, bạn nên thực hiện sửa, khắc lại con dấu để các văn bản phát hành luôn có hình ảnh sắc nét.

Lỗi chữ ký mẫu không đồng nhất hoặc dùng dấu chữ ký thay chữ ký tươi

Lỗi chữ ký không đồng nhất xảy ra khi người ký cố tình tạo ra nét ký quá phức tạp, không đúng với phản xạ tay bình thường. Khi phải ký duyệt hồ sơ thực tế với số lượng lớn hằng ngày, người đó không thể duy trì được nét ký giống hệt như mẫu đã đăng ký, khiến chứng từ thanh toán ngân hàng bị từ chối.

Một sai sót rất nghiêm trọng khác là việc sử dụng dấu chữ ký khắc sẵn để đóng vào ô chữ ký mẫu của văn bản giới thiệu. Con dấu chữ ký chỉ có tính chất hỗ trợ xử lý công việc giấy tờ nội bộ nhanh chóng, hoàn toàn không có giá trị thay thế chữ ký tay trên các hồ sơ đăng ký ban đầu.

Trong phạm vi quy định tại Điều 19 khoản 1 Luật Kế toán 2015 công bố trên Cổng thông tin điện tử Chính phủ, chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định, chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai, không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn.

Tại các tổ chức tín dụng, việc nhận diện chữ ký mẫu của chủ tài khoản và kế toán trưởng luôn đòi hỏi sự chuẩn xác để đối chiếu giao dịch. Do đó, người được giới thiệu nên dùng bút mực ký tay trực tiếp lên văn bản giới thiệu chữ ký nhằm giữ tính chân thực khi hoàn thiện hồ sơ.

Bảng so sánh sau đây giúp bạn nhận diện rõ sự khác biệt giữa chữ ký tay trực tiếp và con dấu khắc chữ ký:

Để chữ ký mẫu có tính ổn định cao, người phụ trách nên rèn luyện nét ký vừa phải, dứt khoát, dễ lặp lại. Không nên thay đổi kiểu ký tùy tiện theo tâm trạng, bởi vì hệ thống đối chiếu chữ ký tự động của ngân hàng hiện nay có độ nhạy rất cao, chỉ cần sai lệch góc nghiêng là hồ sơ giao dịch sẽ bị chặn lại để kiểm tra.

Quản lý và xử lý thay đổi mẫu con dấu, chữ ký phát sinh

Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, sự biến động nhân sự quản lý, việc hết nhiệm kỳ công tác, hoặc sự cố hỏng hóc con dấu là điều thường xuyên diễn ra. Khi có sự thay đổi, đơn vị phải lập tức ban hành văn bản hủy bỏ giá trị của mẫu cũ, đồng thời công bố mẫu mới để duy trì công việc liên tục.

Công tác quản lý hồ sơ chữ ký và con dấu một cách khoa học giúp ban lãnh đạo kiểm soát tốt thẩm quyền, ngăn chặn hành vi lạm quyền, bảo vệ an toàn cho các giao dịch kinh tế của doanh nghiệp.

Quy trình lập thông báo hủy hiệu lực mẫu chữ ký và dấu cũ

Khi cán bộ quản lý nghỉ việc, chuyển công tác, hoặc khi công ty đổi con dấu mới, thông báo chấm dứt hiệu lực mẫu cũ phải được ban hành ngay lập tức. Nếu chậm trễ phát hành thông báo, công ty có thể phải đối mặt với rủi ro pháp lý nếu nhân sự cũ tiếp tục ký duyệt hồ sơ ngoài ý muốn.

Quy trình hủy bỏ giá trị sử dụng của mẫu chữ ký và con dấu cũ gồm các bước cụ thể:

Bước 1: Rà soát căn cứ pháp lý và lập quyết định miễn nhiệm. Phòng nhân sự trình ban giám đốc ký quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, quyết định bãi nhiệm chức vụ, hoặc văn bản thu hồi giấy ủy quyền đối với nhân sự cũ.

Bước 2: Soạn thảo thông báo dừng sử dụng mẫu chữ ký và con dấu cũ. Văn bản phải nêu rõ thời điểm chính xác, gồm ngày tháng năm và giờ cụ thể mà chữ ký của nhân sự cũ không còn giá trị đại diện cho công ty trong mọi giao dịch.

Bước 3: Chuyển phát thông báo có đóng dấu đỏ đến tất cả các đầu mối liên quan. Hồ sơ thông báo phải được gửi bảo đảm đến các ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản, các đối tác thương mại đang hợp tác, cùng toàn thể các bộ phận, chi nhánh trong nội bộ đơn vị.

Bước 4: Thực hiện việc niêm phong, lập biên bản bàn giao hoặc tiêu hủy con dấu cũ. Nếu là trường hợp đổi con dấu công ty, bộ phận văn thư phải thu hồi con dấu cũ, lập biên bản niêm phong chặt chẽ dưới sự giám sát của đại diện ban giám đốc và các phòng ban liên quan.

Hồ sơ lưu trữ các biên bản thu hồi, thông báo gửi đối tác là bằng chứng quan trọng giúp bảo vệ doanh nghiệp. Nếu sau thời điểm công bố mà nhân sự cũ vẫn tự ý dùng danh nghĩa công ty để xác lập hợp đồng, doanh nghiệp sẽ có đầy đủ căn cứ để chứng minh giao dịch đó là hoàn toàn vô hiệu.

Lập hồ sơ lưu trữ và đăng ký lại mẫu dấu, chữ ký thay thế

Song song với việc hủy bỏ hiệu lực của mẫu cũ, doanh nghiệp cần khẩn trương thực hiện thủ tục đăng ký mẫu chữ ký và con dấu mới để hoạt động giao dịch không bị gián đoạn.

Các công việc chuyên môn cần được triển khai đồng bộ gồm:

Bước 1: Lập sổ theo dõi con dấu và chữ ký mẫu tại bộ phận văn thư. Cuốn sổ này ghi nhận chi tiết thời gian bắt đầu sử dụng, thời gian kết thúc, mục đích dùng của từng con dấu, kèm theo chữ ký tươi nguyên bản của tất cả các cán bộ quản lý qua từng thời kỳ để tiện tra cứu khi cần.

Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cập nhật mẫu chữ ký mới gửi các ngân hàng thương mại. Hồ sơ này bao gồm công văn thông báo thay đổi mẫu dấu và chữ ký, quyết định bổ nhiệm nhân sự mới, bản sao chứng thực thẻ căn cước công dân của nhân sự thay thế, cùng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cập nhật.

Bước 3: Cán bộ mới đến chi nhánh ngân hàng để hoàn tất thủ tục ký mẫu. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng mới phải xuất trình căn cước công dân bản gốc, thực hiện ký mẫu vào phiếu đăng ký tài khoản dưới sự chứng kiến của nhân viên ngân hàng.

Bước 4: Phát hành văn bản giới thiệu mẫu chữ ký mới trong toàn hệ thống nội bộ công ty. Bản sao công văn kèm chữ ký mẫu của cán bộ mới cần được gửi đến phòng kế toán, phòng mua hàng, kho vật tư, đội bảo vệ để các khâu nhận diện chính xác người có thẩm quyền phê duyệt giấy tờ hằng ngày.

Đối với nhu cầu làm mới con dấu chức vụ, làm thêm dấu tên hoặc bổ sung mực dấu cho các phòng ban, bạn hãy gửi yêu cầu qua phiếu báo giá trên website để xưởng liên hệ lại.