Giấy giới thiệu đi làm con dấu là văn bản do người có thẩm quyền của doanh nghiệp ban hành. Văn bản này cử nhân sự liên hệ với cơ sở khắc dấu. Nhờ đó, người được cử có đủ tư cách nộp hồ sơ, duyệt bản vẽ và nhận con dấu.
Khi chuẩn bị thủ tục, nhân sự cần lập văn bản rõ ràng. Thông tin trên giấy phải khớp với hồ sơ đăng ký kinh doanh và giấy tờ tùy thân. Sự chuẩn bị cẩn thận này giúp quá trình đối soát thông tin diễn ra thuận lợi.
Nội dung dưới đây cung cấp các mẫu văn bản cho từng trường hợp cụ thể. Bạn có thể tham khảo để lập hồ sơ đúng thể thức cho đơn vị của mình.
Mẫu giấy giới thiệu đi làm con dấu cho từng trường hợp
Nhu cầu khắc mộc pháp nhân thường phát sinh ở nhiều giai đoạn khác nhau của doanh nghiệp. Ở mỗi giai đoạn, nội dung trình bày trên giấy giới thiệu sẽ có những điểm khác biệt.
Doanh nghiệp mới cấp phép chưa có con dấu để đóng vào văn bản. Doanh nghiệp đang hoạt động khi làm thêm dấu hoặc sửa dấu lại cần đóng dấu cũ để xác thực.
Việc phân định đúng tình huống giúp bạn chọn mẫu văn bản phù hợp. Hồ sơ được lập đúng sẽ tránh việc phải làm lại nhiều lần.
Mẫu giấy giới thiệu làm con dấu tròn công ty mới thành lập
Mẫu giấy giới thiệu làm dấu tròn công ty mới thành lập dành cho doanh nghiệp vừa nhận giấy phép kinh doanh. Lúc này công ty chưa có con dấu riêng.
Văn bản giới thiệu xác nhận việc ủy quyền cho nhân viên đi làm việc. Tờ giấy này cần ghi đúng mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở và thông tin của người đi làm dấu.
Dưới đây là biểu mẫu chuẩn dành cho doanh nghiệp mới thành lập:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
GIẤY GIỚI THIỆU Số: 01/2026/GGT-TN
Kính gửi: Cơ sở sản xuất con dấu
Doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THIÊN NAM Mã số doanh nghiệp: …………… Địa chỉ trụ sở: Số 12, Đường Lý Thái Tổ, Phường Ninh Xá, Thành phố Bắc Ninh, Tỉnh Bắc Ninh Người đại diện theo pháp luật: Nguyễn Văn Bình Chức vụ: Giám đốc
Trân trọng giới thiệu: Ông/Bà: Trần Thị Mai Chức vụ: Chuyên viên Hành chính Số Thẻ căn cước: …………… Ngày cấp: …………… Nơi cấp: Cục Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội
Được cử đến: Cơ sở sản xuất con dấu Nội dung công việc: Thực hiện nộp hồ sơ, đặt làm con dấu tròn doanh nghiệp lần đầu, duyệt maket thiết kế, nhận bàn giao con dấu và ký nhận chứng từ. Thời hạn hiệu lực của giấy giới thiệu: Văn bản có giá trị kể từ ngày ký đến hết ngày 30 tháng 10 năm 2026.
Đề nghị cơ sở phối hợp tạo điều kiện để người được giới thiệu hoàn thành công việc.
Bắc Ninh, ngày 10 tháng 10 năm 2026 NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký và ghi rõ họ tên)
(Chữ ký trực tiếp)
Nguyễn Văn Bình
Trong phạm vi các doanh nghiệp thành lập theo Luật Doanh nghiệp năm 2020, căn cứ quy định tại Điều 43 trích xuất từ Cổng thông tin điện tử Chính phủ, doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu. Vì công ty chưa có con dấu, giấy giới thiệu chỉ cần chữ ký sống của người đại diện.
Khi làm thủ tục nộp hồ sơ, bạn chuẩn bị bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Bạn cũng cần xuất trình bản gốc thẻ căn cước để đối chiếu. Người thợ sẽ dựa vào các thông tin đó để lên bản vẽ kỹ thuật.
Phần nội dung công việc trên giấy nên ghi rõ từng bước. Các việc gồm nộp hồ sơ, kiểm tra bản vẽ thiết kế, nhận con dấu và ký nhận bàn giao.
Ghi đủ các nội dung này giúp người được cử chủ động xử lý tại chỗ. Người đi làm dấu không phải gọi điện xin ý kiến người phụ trách nhiều lần.
Mẫu giấy giới thiệu khắc lại hoặc thay đổi con dấu công ty
Mẫu văn bản sửa, khắc lại con dấu áp dụng khi mặt cao su bị mòn hoặc rách nét. Văn bản này cũng dùng khi doanh nghiệp thay đổi tên, chuyển trụ sở hoặc cần khắc thêm con dấu thứ hai.
Khi làm lại con dấu, tính xác thực đòi hỏi mức độ cẩn trọng cao hơn. Văn bản giới thiệu cần chữ ký của người đại diện và đóng dấu tròn hiện tại của công ty.
Dưới đây là mẫu giấy giới thiệu dùng cho việc khắc lại hoặc đổi con dấu:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
GIẤY GIỚI THIỆU Số: 15/2026/GGT-KB
Kính gửi: Cơ sở sản xuất con dấu
Doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ CHÍNH XÁC KINH BẮC Mã số doanh nghiệp: …………… Địa chỉ trụ sở: Khu công nghiệp Quế Võ, Phường Nam Sơn, Thành phố Bắc Ninh, Tỉnh Bắc Ninh Người đại diện theo pháp luật: Lê Hoàng Nam Chức vụ: Tổng Giám đốc
Trân trọng giới thiệu: Ông/Bà: Phạm Quốc Tuấn Chức vụ: Chuyên viên Pháp chế Số Thẻ căn cước: …………… Ngày cấp: …………… Nơi cấp: Cục Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội
Được cử đến: Cơ sở sản xuất con dấu Nội dung công việc: Nộp hồ sơ khắc lại con dấu tròn công ty do mặt dấu cũ bị mòn nét, duyệt bản vẽ kỹ thuật, nhận bàn giao con dấu mới và ký biên bản giao nhận. Thời hạn hiệu lực của giấy giới thiệu: Văn bản có giá trị kể từ ngày ký đến hết ngày 25 tháng 10 năm 2026.
Đề nghị quý cơ sở tạo điều kiện hỗ trợ người được giới thiệu hoàn thành công việc được giao.
Bắc Ninh, ngày 12 tháng 10 năm 2026 NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu đơn vị)
(Chữ ký, con dấu công ty)
Lê Hoàng Nam
Khi doanh nghiệp đang giữ con dấu cũ, phần chữ ký của người đại diện cần đóng con dấu hiện hành đè lên. Việc đóng dấu này xác nhận văn bản ban hành từ chính nội bộ đơn vị. Điều đó hạn chế việc kẻ gian giả danh công ty để đặt dấu trái phép.
Nếu công ty bị mất con dấu cũ, nội dung công việc cần ghi rõ lý do làm lại do thất lạc. Khi đó giấy giới thiệu chỉ có chữ ký của người đại diện theo pháp luật. Doanh nghiệp cần kèm thêm văn bản cam kết chịu trách nhiệm về việc mất con dấu.
Nếu đơn vị muốn làm con dấu thứ hai, phần nhiệm vụ cần ghi rõ yêu cầu làm thêm dấu số hai. Doanh nghiệp cần quy định việc lưu trữ và phân quyền đóng dấu trong quy chế nội bộ. Điều này giúp tránh chồng chéo trách nhiệm khi sử dụng nhiều con dấu cùng lúc.
Bảng dưới đây so sánh các điểm khác biệt giữa hai trường hợp cấp giấy giới thiệu:
| Nội dung đối chiếu | Trường hợp công ty mới thành lập | Trường hợp khắc lại hoặc đổi dấu |
|---|---|---|
| Dấu đóng trên giấy giới thiệu | Chỉ có chữ ký sống của đại diện pháp luật | Chữ ký sống kết hợp đóng con dấu hiện hành |
| Giấy tờ đính kèm | Bản sao đăng ký doanh nghiệp mới cấp | Bản sao đăng ký doanh nghiệp và mẫu dấu cũ |
| Nội dung công việc | Làm dấu lần đầu, duyệt mẫu mới, nhận dấu | Làm lại dấu cũ hoặc làm dấu theo thông tin mới |
| Lưu ý khi đối soát | Kiểm tra đúng tên và mã số thuế | Kiểm tra vết đóng của mẫu dấu đang lưu hành |
Nắm rõ các điểm khác nhau này giúp bạn soạn văn bản đúng hình thức. Nhờ đó, xưởng sản xuất sẽ tiếp nhận hồ sơ thuận lợi mà không yêu cầu chỉnh sửa.
Tại các khu công nghiệp, việc thay đổi thông tin trên giấy phép kinh doanh diễn ra thường xuyên. Do đó cán bộ hành chính cần nắm vững cách lập văn bản cho từng trường hợp.
Hướng dẫn cách viết giấy giới thiệu làm con dấu từng bước
Viết giấy giới thiệu đòi hỏi sự chính xác theo thể thức văn bản hành chính thông thường. Một văn bản rõ ràng, không tẩy xóa sẽ tạo độ tin cậy khi nộp hồ sơ.
Nếu văn bản ghi sai dữ liệu định danh, xưởng có thể từ chối tiếp nhận gia công. Bạn nên nắm chắc từng bước lập văn bản từ dòng tiêu đề đến phần ký duyệt.
Các bước soạn thảo cần tuân thủ cấu trúc chặt chẽ. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể từng phần để bạn áp dụng khi làm việc.
Cách điền nội dung từ phần mở đầu đến phần kết thúc
Văn bản nên được soạn thảo trên máy tính rồi in ra giấy trắng khổ A4. Bạn cần kiểm tra lỗi chính tả trước khi trình lãnh đạo ký tên.
Ở góc trên cùng bên trái, bạn điền tên công ty chủ quản kèm số hiệu văn bản theo sổ công văn. Ở góc trên bên phải, bạn đặt Quốc hiệu và Tiêu ngữ theo hai dòng căn giữa. Ngay dưới Tiêu ngữ là địa danh và ngày tháng năm lập giấy giới thiệu.
Tiêu đề văn bản được viết in hoa: GIẤY GIỚI THIỆU. Bạn nên căn giữa trang giấy và chọn cỡ chữ lớn hơn nội dung thân bài. Ngay dưới tiêu đề là mục Kính gửi ghi rõ tên cơ sở khắc dấu bạn dự định đặt làm con dấu.
Phần thông tin doanh nghiệp cần ghi khớp với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nội dung gồm tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở và họ tên người đại diện pháp luật.
Phần thông tin người được giới thiệu phải ghi chuẩn xác theo thẻ căn cước. Bạn điền họ tên, chức vụ, số thẻ căn cước, ngày cấp và nơi cấp thẻ.
Mục nội dung công việc cần ghi cụ thể từng phần việc được giao. Bạn không nên ghi chung chung là đi làm dấu. Bạn hãy ghi rõ: nộp hồ sơ, duyệt maket, kiểm tra vết dập thử, nhận con dấu và ký nhận bàn giao.
Phần thời hạn hiệu lực của giấy nên xác định rõ khoảng thời gian. Bạn có thể ghi văn bản có giá trị trong vòng mười lăm ngày hoặc ghi ngày kết thúc cụ thể. Thời hạn cần đủ để nhân sự hoàn thành công việc nhưng không nên kéo dài quá mức.
Phần kết thúc văn bản là chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty. Người đại diện ký bằng mực tươi, ghi rõ họ tên và chức danh. Sau đó đơn vị đóng dấu tròn lên chữ ký nếu công ty đã có con dấu trước đó.
Bảng dưới đây mô tả vị trí và yêu cầu cụ thể của từng trường thông tin:
| Vị trí trình bày | Thông tin cần ghi | Yêu cầu thể thức |
|---|---|---|
| Góc trên bên trái | Tên công ty, số công văn đi | Viết chữ in hoa, ghi số ký hiệu rõ ràng |
| Góc trên bên phải | Quốc hiệu, Tiêu ngữ, ngày lập | Căn giữa, ghi rõ địa phương và ngày tháng |
| Giữa trang | Tiêu đề: GIẤY GIỚI THIỆU | Viết in hoa, in đậm, cỡ chữ nổi bật |
| Thân văn bản đoạn 1 | Thông tin pháp nhân công ty | Đúng từng ký tự trên đăng ký kinh doanh |
| Thân văn bản đoạn 2 | Thông tin nhân sự được cử đi | Đúng họ tên và số trên thẻ căn cước |
| Thân văn bản đoạn 3 | Nội dung công việc, thời hạn | Nêu chi tiết nhiệm vụ, ghi rõ ngày hết hạn |
| Góc dưới bên phải | Chữ ký đại diện, con dấu | Ký mực tươi, ghi họ tên và đóng dấu nếu có |
Trình bày đúng cấu trúc giúp bộ hồ sơ mạch lạc. Thợ gia công dễ dàng đối soát giấy tờ và bắt tay vào việc chế tác mặt dấu.
Sự cẩn thận khi lập văn bản giúp hồ sơ của đơn vị luôn rõ ràng, chỉn chu. Người nhân viên được cử đi cũng thuận tiện hơn trong quá trình xử lý công việc.
Các lỗi thường gặp khiến giấy giới thiệu bị từ chối
Giấy giới thiệu có thể bị cơ sở khắc dấu từ chối nếu có sai sót về nội dung hoặc hình thức. Khi đó nhân viên phải quay về xin cấp lại văn bản, làm chậm tiến độ nhận dấu.
Lỗi phổ biến là ghi sai số thẻ căn cước của người được cử đi. Sai sót thường do gõ nhầm chữ số hoặc dùng số chứng minh nhân dân cũ đã hết hạn.
Khi đối chiếu thẻ căn cước gốc thấy không trùng khớp, người thợ sẽ dừng giao nhận con dấu. Cơ sở làm như vậy nhằm bàn giao đúng người và tránh rủi ro nhầm lẫn hồ sơ.
Lỗi thứ hai là người ký giấy giới thiệu không đúng thẩm quyền. Người ký thường được yêu cầu là người đại diện theo pháp luật ghi trên giấy phép đăng ký kinh doanh.
Nếu cấp phó ký thay nhưng thiếu văn bản ủy quyền hợp lệ, giấy giới thiệu sẽ không được chấp nhận. Xưởng dấu không có căn cứ pháp lý để giao nhận sản phẩm cho người được cử.
Lỗi thứ ba là bỏ trống thời hạn hiệu lực của giấy giới thiệu. Giấy tờ không ghi thời hạn sẽ khó xác định còn giá trị sử dụng hay đã hết hạn.
Lỗi thứ tư là dùng chữ ký in màu hoặc đóng dấu chữ ký lên văn bản giới thiệu. Việc khắc mộc pháp nhân đòi hỏi chữ ký sống bằng mực tươi của người có thẩm quyền.
Lỗi thứ năm là tẩy xóa hoặc dùng bút bi sửa thông tin trên giấy giới thiệu. Văn bản bị sửa chữa cơ học sẽ làm dấy lên nghi ngờ về tính trung thực của hồ sơ.
Bảng dưới đây liệt kê các lỗi thường gặp, hậu quả thực tế và cách xử lý đúng:
| Lỗi thường gặp | Hậu quả thực tế | Cách xử lý đúng |
|---|---|---|
| Nhầm số căn cước công dân | Bị tạm dừng trả con dấu | Soát kỹ dãy số trên thẻ căn cước trước khi in |
| Ký sai thẩm quyền người đại diện | Toàn bộ văn bản bị từ chối | Trình đúng người đại diện pháp luật ký tên |
| Bỏ trống ngày lập hoặc thời hạn | Nghi ngờ hiệu lực của văn bản | Điền đủ ngày lập và giới hạn ngày kết thúc |
| Dùng chữ ký scan hoặc dấu chữ ký | Không được tiếp nhận hồ sơ | Ký trực tiếp bằng bút mực xanh hoặc đen |
| Viết tay chèn dòng, tẩy xóa | Hồ sơ bị nghi ngờ giả mạo | In lại văn bản mới, không sửa tay lên giấy |
Để tránh lỗi sai, người soạn cần rà soát kỹ văn bản trước khi trình ký. Việc kiểm tra chéo thông tin giúp giấy tờ chuẩn xác ngay từ lần đầu.
Khi hồ sơ rõ ràng, việc đối chiếu dữ liệu diễn ra thuận tiện. Sau đó máy móc có thể cắt gọt cao su để hoàn thiện sản phẩm cho bạn.
Giấy tờ cần chuẩn bị cùng giấy giới thiệu khi đi làm dấu
Giấy giới thiệu chỉ xác nhận tư cách của người đi liên hệ công việc. Tờ giấy này không thay thế cho các giấy tờ pháp lý của công ty.
Doanh nghiệp sản xuất con dấu là ngành kinh doanh có điều kiện về an ninh trật tự. Xưởng cần lưu hồ sơ khách hàng vào sổ theo dõi nhằm phục vụ việc kiểm tra và đối soát sau này.
Người đi làm dấu cần chuẩn bị đủ các giấy tờ cần thiết. Danh mục hồ sơ bao gồm các loại giấy tờ cốt lõi dưới đây.
Thứ nhất là bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đầu tư. Bạn có thể chuẩn bị bản sao chứng thực hoặc bản in có đóng dấu giáp lai của đơn vị.
Người thợ sẽ căn cứ vào giấy phép này để lấy tên công ty, mã số thuế và địa chỉ trụ sở. Mọi thông tin trên mặt dấu phải trùng khớp từng chữ cái với nội dung trên giấy phép.
Thứ hai là Thẻ căn cước hoặc Căn cước công dân bản gốc của người đi làm dấu. Nhân sự xuất trình thẻ để thợ đối chiếu khuôn mặt và số định danh cá nhân.
Sau khi đối soát xong, xưởng gửi lại thẻ căn cước gốc cho bạn. Xưởng chỉ chụp ảnh hoặc lưu bản sao thẻ để phục vụ việc ghi sổ quản lý.
Thứ ba là file hình ảnh logo nếu công ty có nhu cầu tích hợp biểu trưng vào con dấu tròn. Bạn nên chuẩn bị sẵn file vector hoặc ảnh nét để nét khắc cao su không bị vỡ.
Nếu làm lại con dấu bị mòn, bạn cần chuẩn bị mẫu con dấu cũ hoặc văn bản có vết đóng dấu cũ. Thợ dấu sẽ nhìn vào đó để đo đạc và chọn phông chữ tương đồng với mẫu ban đầu.
Khi làm con dấu pháp nhân, đơn vị có thể kết hợp đặt thêm các loại con dấu văn phòng khác. Việc đặt cùng lúc giúp bạn tiết kiệm thời gian vận chuyển và đi lại. Các mẫu dấu thường dùng gồm có:
- Dấu mã số thuế dùng cho bộ phận kế toán đóng lên phiếu thu chi và hóa đơn.
- Dấu chức danh kèm tên cho Giám đốc, Trưởng phòng hoặc Quản lý nhà máy.
- Dấu QC, kiểm hàng dùng tại các xưởng sản xuất để kiểm soát chất lượng linh kiện.
- Dấu đã xuất kho, nhập kho dùng cho nhân viên quản lý vật tư và thủ kho.
Bảng dưới đây tổng hợp các hồ sơ cần chuẩn bị tương ứng với từng loại con dấu:
| Loại con dấu cần gia công | Hồ sơ pháp lý cần chuẩn bị | Tài liệu kỹ thuật đi kèm |
|---|---|---|
| Dấu tròn cho công ty mới | Giấy giới thiệu gốc, bản sao Đăng ký kinh doanh, Căn cước gốc | File hình ảnh logo nếu có yêu cầu tích hợp |
| Khắc lại dấu tròn bị mòn nét | Giấy giới thiệu gốc, bản sao Đăng ký kinh doanh, Căn cước gốc | Con dấu cũ hoặc bản in vết dấu cũ trên giấy trắng |
| Làm con dấu cho chi nhánh mới | Giấy giới thiệu gốc, bản sao Đăng ký hoạt động chi nhánh, Căn cước gốc | Maket dấu theo quy định nội bộ của công ty mẹ |
| Dấu vuông cho hộ kinh doanh | Bản sao Đăng ký hộ kinh doanh, Thẻ căn cước của chủ hộ | Nội dung gồm tên hộ, mã số thuế, địa chỉ kinh doanh |
| Dấu chức danh và dấu tên nhân sự | Danh sách họ tên chức vụ do bộ phận nhân sự duyệt | Màu mực yêu cầu và kích thước cán dấu mong muốn |
Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo bảng trên giúp quá trình làm việc thuận tiện. Bạn không phải mất thời gian đi lại nhiều lần vì thiếu hồ sơ đối chiếu.
Sau khi kiểm tra giấy tờ, người thợ sẽ xuất bản vẽ thiết kế trên máy tính. Bạn kiểm tra lại từng chữ trên màn hình trước khi xưởng cho máy khắc cao su.
Phân biệt giấy giới thiệu và giấy ủy quyền khi đi làm con dấu
Nhiều nhân viên văn phòng hay nhầm lẫn giữa giấy giới thiệu và giấy ủy quyền. Dù cùng dùng để cử người đi liên hệ công việc, phạm vi trách nhiệm và mức độ giao quyền giữa hai loại giấy tờ này rất khác nhau.
Sử dụng sai văn bản có thể khiến cơ quan tiếp nhận hồ sơ từ chối giải quyết. Hiểu rõ sự khác biệt giúp bạn chuẩn bị giấy tờ đúng tính chất công việc.
Giấy giới thiệu là văn bản thông báo nhân sự mang tính sự vụ cụ thể. Người cầm giấy chỉ được làm các việc hành chính được ghi rõ như nộp hồ sơ hoặc nhận con dấu. Người này không có quyền quyết định thay công ty nếu phát sinh vấn đề mới.
Giấy ủy quyền là văn bản dùng để giao quyền đại diện cho người khác thực hiện công việc. Người nhận ủy quyền có thể thay mặt người đứng đầu đưa ra quyết định trong phạm vi công việc được giao, đồng thời trực tiếp ký các giấy tờ liên quan tại nơi tiếp nhận.
Bảng dưới đây phân định rõ các yếu tố cốt lõi của hai loại văn bản này:
| Yếu tố phân biệt | Giấy giới thiệu | Giấy ủy quyền |
|---|---|---|
| Tính chất pháp lý | Thông báo sự vụ, xác nhận người của công ty | Xác lập quan hệ đại diện thực hiện hành vi pháp lý |
| Phạm vi quyền hạn | Hẹp, chỉ làm các đầu việc ghi trên giấy | Rộng, được nhân danh bên ủy quyền để quyết định |
| Hình thức xác nhận | Đại diện pháp luật ký tên, đóng dấu công ty | Người đại diện ký, đóng dấu, đôi khi cần công chứng |
| Trách nhiệm phát sinh | Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về việc giao cho nhân sự | Người được ủy quyền chịu trách nhiệm trong phạm vi quyền |
| Mục đích thường dùng | Đi nộp hồ sơ, duyệt bản vẽ, nhận con dấu mới | Nộp trả dấu cũ, giải quyết tranh chấp con dấu |
Từ bảng đối chiếu trên, giấy giới thiệu là phương án thuận tiện cho các việc làm dấu thông thường. Với các sự việc phức tạp hơn, giấy ủy quyền lại là lựa chọn an toàn về mặt pháp lý.
Việc chọn loại văn bản nào tùy thuộc vào yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ. Dưới đây là các tình huống cụ thể mà bạn nên dùng giấy ủy quyền.
Tình huống cần dùng giấy ủy quyền thay cho giấy giới thiệu
Doanh nghiệp cần chuyển sang lập giấy ủy quyền khi người đại diện vắng mặt dài ngày. Khi đó người đại diện cần chuyển giao quyền quyết định cho cấp dưới để điều hành công việc.
Khi Giám đốc đi vắng, việc lập văn bản ủy quyền cho Phó giám đốc sẽ giúp các thủ tục giải quyết công việc được thông suốt. Nếu Phó giám đốc cử người đi làm con dấu, giấy ủy quyền ban đầu cần được xuất trình kèm theo để bên tiếp nhận đối chiếu.
Tình huống khác là khi doanh nghiệp làm thủ tục nộp trả con dấu cũ tại cơ quan công an. Các cơ quan quản lý nhà nước thường yêu cầu văn bản ủy quyền chính thức có công chứng thay vì giấy giới thiệu sự vụ thông thường.
Căn cứ quy định tại Nghị định số 96/2016/NĐ-CP được dẫn từ Cổng thông tin điện tử Chính phủ, chỉ áp dụng cho các cơ sở sản xuất con dấu thuộc ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện về an ninh, trật tự, cơ sở sản xuất có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ và ghi sổ theo dõi. Tùy theo yêu cầu kiểm soát hồ sơ tại từng địa phương, việc nhận bàn giao con dấu có thể đòi hỏi giấy ủy quyền nếu người đi làm không phải người đại diện theo pháp luật.
Khi soạn thảo giấy ủy quyền làm con dấu, bạn cần lưu ý các điều khoản sau:
- Ghi rõ họ tên, chức vụ, nơi cư trú và số thẻ căn cước của bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền.
- Quy định rõ phạm vi quyền hạn: nộp hồ sơ, duyệt maket và nhận bàn giao con dấu.
- Ghi cụ thể thời hạn ủy quyền từ ngày nào đến ngày nào hoặc ghi đến khi công việc hoàn thành.
- Nêu rõ người được ủy quyền không được giao lại quyền cho người thứ ba nếu không có văn bản đồng ý.
- Hai bên ký tên bằng mực tươi và đóng dấu tròn công ty nếu đơn vị đã có con dấu trước đó.
Việc dùng giấy ủy quyền đúng chỗ giúp bảo vệ doanh nghiệp trước các tranh chấp phát sinh. Cơ sở tiếp nhận hồ sơ cũng an tâm hơn khi thực hiện gia công và bàn giao con dấu.
Nếu chỉ cử nhân viên đi nhận bàn giao con dấu, giấy giới thiệu vẫn là phương án tiện lợi. Bạn nên cân nhắc tính chất công việc để chọn mẫu giấy phù hợp.
Lưu ý về văn bản giới thiệu mẫu con dấu nội bộ sau khi hoàn thành
Sau khi nhận con dấu mới từ xưởng, đơn vị cần thông báo mẫu dấu để đưa vào sử dụng. Doanh nghiệp cần lập văn bản thông báo mẫu dấu gửi các phòng ban nội bộ và đối tác liên quan.
Văn bản này giúp các bộ phận nhận diện đúng con dấu mới đang có hiệu lực. Giấy tờ này cũng giúp ngân hàng và bạn hàng đối chiếu chữ ký và mẫu dấu trên các hợp đồng kinh tế.
Nội dung cơ bản của văn bản thông báo mẫu con dấu nội bộ gồm các phần sau:
- Thông tin công ty: tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở và ngày bắt đầu dùng dấu mới.
- Danh sách những người có quyền ký văn bản theo điều lệ công ty, kèm chức danh và chữ ký mẫu.
- Ô đóng vết con dấu tròn thực tế bằng mực đỏ tươi bên cạnh các chữ ký mẫu.
- Tuyên bố hủy bỏ hiệu lực của mẫu con dấu cũ kể từ ngày thông báo có hiệu lực thi hành.
Căn cứ Điều 33 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, trích xuất từ Cổng thông tin điện tử Chính phủ, chỉ áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước, việc đóng dấu lên chữ ký phải trùm lên khoảng một phần ba chữ ký về phía bên trái. Doanh nghiệp ngoài khu vực nhà nước có thể tham khảo cách đóng dấu này để vết in trên văn bản rõ nét và ngay ngắn.
Văn bản thông báo mẫu dấu sẽ được gửi đến ngân hàng nơi công ty mở tài khoản để cập nhật hồ sơ giao dịch. Ngân hàng dựa vào mẫu này để duyệt các ủy nhiệm chi và séc rút tiền của đơn vị.
Công ty cũng cần lưu trữ một bản thông báo mẫu dấu tại phòng hành chính nhân sự. Việc lưu hồ sơ cẩn thận giúp việc tra cứu lịch sử thay đổi con dấu của đơn vị thuận tiện hơn trong các kỳ kiểm toán.
Sau khi chuẩn bị đủ giấy giới thiệu và các hồ sơ kèm theo, bạn hãy gửi yêu cầu qua phiếu báo giá trên website để xưởng liên hệ lại.