Mẫu dấu công văn đến cho việc tiếp nhận và quản lý hồ sơ

Mẫu dấu công văn đến phục vụ việc kiểm soát hồ sơ, giấy tờ khi chuyển đến cơ quan, nhà xưởng hoặc văn phòng. Mỗi khi tiếp nhận một bì thư, người làm văn thư đóng dấu để ghi nhận thời điểm, số văn bản vào sổ, cùng đơn vị thụ lý.

Việc đóng dấu ngay khi mở phong bì giúp luồng tài liệu được ghi vết rõ ràng, tránh thất lạc công văn, hạn chế tranh cãi về tiến độ bàn giao giữa các bộ phận. Dấu công văn đến xuất hiện thường xuyên tại văn phòng công chứng, doanh nghiệp thương mại, đơn vị hành chính và các kho vận sản xuất.

Tùy vào quy mô hoạt động, mỗi đơn vị sẽ chọn mẫu dấu có số lượng ô dòng, diện tích khung viền và dạng cán phôi khác nhau. Người làm văn thư cần nắm rõ đặc điểm từng kiểu dấu, vị trí dập mộc, loại mực phù hợp để tài liệu luôn rõ nét, dễ đọc, không bị lem mực khi ghi đè bút bi.

Các mẫu dấu công văn đến thực tế theo nhu cầu quản lý

Thực tế cho thấy mẫu dấu tiếp nhận văn bản chia thành ba nhóm thông dụng. Đó là mẫu dấu nhiều ngăn theo khung hành chính, mẫu dấu rút gọn cho doanh nghiệp sản xuất, cùng mẫu dấu gắn trục số xoay ngày tháng.

Mỗi nhóm dấu đáp ứng một thói quen lưu chuyển chứng từ, số lượng người ký duyệt và đặc thù không gian lề giấy khác nhau. Hiểu rõ từng phương án giúp bạn chọn đúng khuôn dấu phù hợp với luồng văn bản của đơn vị mình.

Mẫu dấu văn bản đến theo nghị định 30 cho khối cơ quan

Mẫu dấu văn bản đến áp dụng trong khối cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập có bố cục dạng khung chữ nhật nhiều ngăn rõ ràng. Mẫu dấu này gồm tên cơ quan nhận, số đến, ngày đến, chuyển cho bộ phận nào, cùng ô lưu hồ sơ.

Khung viền ngoài là một đường chỉ đơn liền nét, tạo thành ranh giới rõ ràng với phần nội dung của văn bản. Dòng trên cùng khắc tên cơ quan chủ quản, tên đơn vị trực tiếp nhận văn bản bằng kiểu chữ in hoa đứng chân phương.

Phía dưới phần tên cơ quan, thợ xưởng chia mặt dấu thành các ngăn ngang hoặc ô dọc riêng biệt. Ngăn đầu tiên dành cho số đến, chừa một khoảng trống vừa vặn để người làm văn thư ghi số thứ tự vào sổ công văn.

Dòng tiếp theo là mục ngày đến, khắc sẵn chữ ngày, tháng, năm kèm theo các khoảng ngắt để điền số tay. Người nhận chỉ cần cầm bút bi điền số ngày, số tháng và hai số cuối của năm vào đúng vị trí.

Dòng thứ ba là ô chuyển, thể hiện tên phòng ban, ban chuyên môn hoặc cá nhân trực tiếp nhận trách nhiệm xử lý văn bản. Ngăn dưới cùng là ô lưu hồ sơ, ghi ký hiệu tập hồ sơ lưu trữ để phục vụ việc tra cứu sau này.

Khi gia công dấu công văn đến, đi cho khối cơ quan, thợ xưởng luôn căn chỉnh nét chữ đứng, rãnh khắc có độ sâu vừa phải để khi dập xuống giấy, viền khung không bị bết dính. Khoảng cách giữa các đường kẻ phân chia cũng cần đủ thoáng, tránh tình trạng mực dấu dính vào ngòi bút khi người tiếp nhận ghi thông tin.

Điểm đánh đổi của mẫu dấu cơ quan là diện tích khung tương đối lớn, chứa nhiều ngăn chữ. Nếu đóng lên các loại giấy tờ có phần lề hẹp, khung dấu dễ lấn vào phần quốc hiệu, tiêu ngữ hoặc tiêu đề văn bản, đòi hỏi người dập phải căn chỉnh góc đặt dấu thật cẩn thận.

Mẫu dấu tiếp nhận rút gọn cho doanh nghiệp và nhà máy

Mẫu dấu tiếp nhận rút gọn lược bỏ bớt các ngăn lưu trữ phức tạp, tập trung vào các trường tin cơ bản gồm tên đơn vị, ngày nhận, người kiểm tra. Mẫu này được các công ty tư nhân, nhà máy sản xuất, đơn vị kho vận tại các khu công nghiệp lựa chọn rất nhiều.

Tại các nhà máy, chứng từ phát sinh mỗi ngày chủ yếu là phiếu giao hàng, hóa đơn vận chuyển, biên bản bàn giao thiết bị hoặc kết quả thử nghiệm vật liệu. Những giấy tờ này thường có bảng biểu kín đặc, khoảng trống mép giấy rất hạn chế, khó dập vừa một con dấu hành chính cỡ lớn.

Mặt dấu rút gọn thường chỉ bố trí từ hai đến ba dòng thông tin ngắn gọn. Dòng trên cùng ghi tên công ty hoặc tên bộ phận tiếp nhận như phòng quản lý chất lượng, kho phụ tùng, xưởng đóng gói.

Dòng thứ hai ghi chữ đã nhận hoặc tiếp nhận, kèm khoảng trống để ghi ngày, tháng tiếp nhận hồ sơ. Dòng cuối cùng dành cho chữ ký nháy, tên người nhận hoặc số máy lẻ nội bộ của người phụ trách ca làm việc.

Ưu điểm của phương án rút gọn là thao tác dập mộc rất linh hoạt, đặt vừa vào khoảng trống hẹp dưới chân hóa đơn hoặc lề mép biên bản. Người nhận có thể ký nhanh, ghi chú ngắn bằng bút bi mà không sợ chữ viết đè lên các đường kẻ khung viền.

Tuy vậy, điểm hạn chế của mẫu rút gọn là lượng thông tin lưu lại ít. Khi cần bàn giao tài liệu qua nhiều phòng ban khác nhau, người quản lý vẫn phải lập thêm phiếu chuyển riêng, khó theo dõi trọn vẹn tiến trình xử lý ngay trên mặt dấu.

Mẫu dấu văn bản đến tích hợp vòng xoay ngày tháng năm

Mẫu dấu văn bản đến tích hợp vòng xoay ngày tháng năm là sự kết hợp giữa mặt chữ khắc cố định và cụm bánh răng cao su xoay tay. Kiểu dấu này phù hợp cho những bàn văn thư tiếp nhận lượng bì thư, hồ sơ lớn mỗi ngày.

Về cấu tạo, các nội dung cố định như tên công ty, chữ công văn đến, dòng số đến và dòng chuyển được khắc trên bề mặt cao su. Chính giữa mặt dấu được chừa một khe hở chữ nhật vừa khít với cụm trục xoay gồm các dãy số ngày, tháng, năm.

Mỗi buổi sáng trước khi bắt đầu công việc, người phụ trách văn thư xoay bánh răng nhựa bên hông cán để chuyển dãy số sang ngày hiện tại. Thao tác dập mộc diễn ra liên tục mà không cần phải cầm bút bi nắn nót viết tay từng con số ngày tháng lên từng tờ giấy.

Khi dập xuống giấy, phần chữ khắc cố định cùng dãy số xoay cùng tiếp xúc mặt phẳng, tạo nên một bản in đồng nhất, rõ ràng, sạch sẽ. Chữ số xoay cố định bằng khuôn giúp tránh hiện tượng nét chữ viết tay nguệch ngoạc, khó đọc, nhầm lẫn mốc thời gian nhận hồ sơ.

Tuy nhiên, việc sử dụng con dấu ngày tháng năm dạng xoay đòi hỏi người dùng phải chấp nhận một số điểm đánh đổi cơ học. Cụm bánh răng xoay bằng cao su sau thời gian dài tiếp xúc mực sẽ dễ bám bụi giấy, cặn mực khô bám vào các kẽ rãnh chữ số.

Nếu không vệ sinh định kỳ, các chữ số xoay sẽ in ra bị nhòe, số này lem sang số bên cạnh. Người dùng cũng cần xoay nhẹ tay, đúng chiều răng cưa để tránh làm giãn dây đai cao su hoặc trượt khớp bánh răng định vị bên trong cán dấu.

Bố cục nội dung và kích thước khung dấu trên tài liệu

Bố cục nội dung, kích thước khung dấu quyết định trực tiếp đến tính thẩm mỹ của tài liệu cùng sự thuận tiện khi ghi chép thông tin. Một con dấu thiết kế hợp lý cần cân đối giữa diện tích dành cho chữ in sẵn và khoảng trống cho chữ viết tay.

Nếu thiết kế quá nhiều chữ in mà khoảng cách dòng quá hẹp, người làm văn thư sẽ rất khó đặt đầu bút bi vào viết. Ngược lại, nếu khung dấu quá to, mộc dập sẽ chiếm nhiều diện tích, dễ đè lấn lên các thông tin quan trọng của tài liệu gốc.

Các trường thông tin cần có trên mặt con dấu

Mặt dấu công văn đến thông thường cần có bốn trường thông tin nòng cốt để phục vụ việc lưu trữ, đối chiếu hồ sơ. Các trường này gồm tên đơn vị tiếp nhận, số đến, thời gian nhận, nơi chuyển tiếp tài liệu.

Tên đơn vị tiếp nhận đặt ở vị trí trên cùng, sát viền trên của con dấu để xác định cơ quan hoặc doanh nghiệp thụ lý hồ sơ. Chữ tên đơn vị nên dùng phông chữ in hoa ngay ngắn, nét chữ rõ ràng, không dùng phông chữ hoa mỹ gây khó đọc.

Trường thông tin thứ hai là chữ công văn đến hoặc văn bản đến, khắc to đậm hơn một chút so với tên đơn vị. Dòng chữ này giúp người xem nhận biết ngay đây là dấu quản lý đầu vào, phân biệt với dấu công văn đi hoặc các loại dấu thông tri khác.

Tiếp theo là ô số đến, chừa một đường kẻ chấm hoặc khoảng trống dài vừa phải để điền dãy số thứ tự. Nếu đơn vị tiếp nhận hàng nghìn văn bản mỗi năm, khoảng trống này cần được nới rộng để ghi đủ bốn đến năm chữ số mà không bị tràn viền.

Ô ngày đến cần chừa vị trí viết đủ cho hai chữ số ngày, hai chữ số tháng cùng chữ số của năm. Nhiều đơn vị thường chọn cách khắc sẵn chữ ngày, tháng, năm kèm dấu gạch ngang hoặc dấu chấm để người viết tay chỉ cần điền đúng các con số.

Trường thông tin chuyển phòng ban có thể để trống một dòng kẻ để ghi tay tên người phụ trách. Với các nhà máy có cơ cấu phòng ban cố định, người ta có thể in sẵn tên các bộ phận kèm ô vuông nhỏ để văn thư tích chọn bằng bút mực.

Dưới cùng, một số đơn vị bố trí thêm ô chữ ký người nhận hoặc ghi chú thời hạn xử lý văn bản. Ô này giúp gắn trách nhiệm trực tiếp cho người mở bì thư, tạo căn cứ rõ ràng khi cần kiểm tra tiến độ giải quyết công việc.

Kích thước khung dấu phù hợp với mép giấy và lề tài liệu

Việc lựa chọn kích thước khung dấu phải căn cứ vào lượng nội dung cần khắc và khoảng trống mép giấy của tài liệu thường nhận. Dấu quá nhỏ sẽ làm nét chữ bị díu lại, trong khi dấu quá khổ lại khó tìm được chỗ trống phù hợp trên trang giấy đầu tiên.

Theo kinh nghiệm xử lý tài liệu thực tế, vị trí chuẩn nhất để đóng dấu công văn đến là góc trên cùng bên trái của trang văn bản, nằm ngay dưới số và ký hiệu công văn gốc. Đây là khoảng trống quy ước trong nghiệp vụ văn thư, không làm ảnh hưởng đến phần quốc hiệu, tiêu ngữ hoặc trích yếu nội dung ở giữa trang.

Nếu góc trên bên trái không còn chỗ trống, người làm văn thư có thể đóng dấu tại phần lề giấy phía trên trích yếu hoặc mép phải của văn bản. Tuyệt đối tránh đóng dấu đè lên phần chữ của văn bản gốc, vì sẽ gây khó khăn cho việc đọc nội dung hoặc quét tài liệu lên phần mềm lưu trữ điện tử.

Khung dấu cỡ nhỏ phù hợp với các nội dung tinh giản từ hai đến ba dòng, dùng cho phiếu xuất kho, phiếu giao nhận nhỏ. Cỡ này giúp người dập dễ dàng thao tác trên các loại biên lai chật hẹp mà không sợ lấn vào phần chữ ký của khách hàng.

Khung dấu cỡ trung là lựa chọn phổ biến cho các doanh nghiệp thương mại, văn phòng tư vấn, công ty dịch vụ. Khung cỡ trung chứa được từ bốn đến năm dòng thông tin, có đủ chỗ cho tên công ty, số đến, ngày nhận, cùng ô chuyển phòng ban một cách thoải mái.

Khung dấu cỡ lớn dành riêng cho mẫu dấu cơ quan hành chính hoặc các bảng biểu tiếp nhận hồ sơ thầu cần nhiều ô phân loại. Với khung cỡ lớn, chữ in rõ ràng, các ô viết tay rộng rãi, nhưng đòi hỏi người đóng dấu phải có một khoảng trống lề giấy đủ rộng để đặt trọn vẹn con dấu.

Khi thiết kế maket, khoảng cách từ mép chữ ngoài cùng đến đường viền khung cần giữ một khoảng hở vừa phải. Nếu thợ khắc cố tình kéo chữ quá sát đường chỉ viền, khi dập xuống giấy mỏng, mực từ khung viền sẽ tràn vào chân chữ, làm bít kín các chữ có khoảng rỗng nhỏ.

Bảng so sánh các cỡ khung dấu công văn đến và phạm vi sử dụng:

Lựa chọn cán dấu và khay mực cho tần suất dập liên tục

Độ bền của một con dấu văn bản đến phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng thân cán phôi và khay tăm bông chứa mực. Một văn phòng bận rộn tiếp nhận nhiều tài liệu mỗi ngày cần một con dấu vận hành mượt mà, đóng dấu ổn định và không bị kẹt khi thao tác.

Việc chọn đúng loại cán dấu giúp người làm văn thư thao tác nhẹ tay, vết mộc dập xuống phẳng phiu, không bị hiện tượng một bên đậm một bên nhạt. Bên cạnh đó, tính chất bám dính của mực trên từng loại bề mặt giấy cũng là yếu tố kỹ thuật cần được cân nhắc kỹ.

Cán dấu lật liền mực tự động so với dấu chấm mực truyền thống

Hiện nay, người dùng chủ yếu phân vân giữa hai dòng sản phẩm là cán dấu lật liền mực tự động và cán dấu chấm mực ngoài truyền thống. Mỗi dòng cán phôi đều có những ưu điểm vận hành cùng những hạn chế sử dụng riêng biệt.

Cán dấu liền mực (Shiny, Trodat, Colop) có ưu điểm tiện lợi, sạch sẽ, thao tác dập mộc diễn ra nhanh gọn mà không sợ lem mực ra ngón tay hay bàn làm việc. Khay mực nằm gọn gàng bên trong hộp kín, hạn chế bụi bẩn bay vào làm khô bề mặt tăm bông.

Khi sử dụng trên các loại giấy mỏng hoặc giấy than, người dập chỉ cần ấn với lực vừa phải để vết mộc lên đều nét và tránh làm nhăn mép giấy.

Ngoài ra, kích thước phôi của cán lật tự động chỉ giới hạn ở những khuôn khổ nhất định theo phôi sản xuất hàng loạt. Nếu cơ quan cần làm một bảng biểu tiếp nhận hồ sơ khổ rất lớn, chứa mười mấy ngăn cột chi tiết, phôi lật tự động sẽ không thể đáp ứng được kích thước này.

Lúc đó, phương án dùng cán gỗ hoặc cán nhựa dán mặt cao su kết hợp khay mực chấm ngoài sẽ được áp dụng. Cán gỗ có độ bền cơ học cao, rơi xuống sàn gạch không sợ gãy lẫy nhựa, kích thước gia công tự do theo mọi yêu cầu bản vẽ.

Đổi lại, dùng dấu chấm mực ngoài đòi hỏi thao tác cồng kềnh hơn vì mỗi lần đóng dấu đều phải qua bước chấm vào tăm bông. Nếu người dập không kiểm soát lực tay, mộc dập xuống giấy dễ bị thừa mực ở góc này nhưng lại thiếu mực ở góc khác, làm giảm tính thẩm mỹ của hồ sơ lưu trữ.

Chọn màu mực và loại mực bám giấy chuyên dụng

Mực dùng cho dấu công văn đến chia làm hai nhóm chính dựa trên gốc dung môi, gồm mực gốc nước thông thường và mực gốc dầu nhanh khô. Việc chọn sai loại mực sẽ khiến mộc in bị lem nhòe, bong tróc hoặc làm hỏng kết cấu mút của khay mực.

Dòng mực dấu gốc nước là loại mực thông dụng nhất trong môi trường văn phòng, chuyên dùng cho giấy photocopy, giấy in văn bản thông thường. Khi dập xuống giấy bãi bằng, mực gốc nước thấm sâu vào các thớ sợi cellulose, khô ráo bề mặt chỉ sau vài tích tắc.

Ưu điểm của mực gốc nước là không có mùi hắc, dễ châm thêm khi hết mực, không làm chai cứng bề mặt cao su. Sau khi mực khô, người làm văn thư có thể dùng bút bi hoặc bút mực nước viết đè lên các ô số đến, ngày đến mà không lo bị trơn trượt ngòi bút.

Tuy nhiên, mực gốc nước phù hợp nhất cho bề mặt giấy in văn phòng thông thường. Với các loại bìa hồ sơ hoặc giấy có phủ màng bóng, bạn nên xác nhận trước chất liệu bề mặt để lựa chọn loại mực nhanh khô chuyên dụng phù hợp.

Đánh đổi khi dùng mực dầu là khay tăm bông phải làm bằng chất liệu xốp chịu dầu chuyên dụng, không dùng được khay nỉ thông thường vì dung môi sẽ làm rã nỉ. Người dùng cũng phải bảo quản dấu rất cẩn thận, luôn khóa chốt hoặc đậy nắp kín sau khi dập, nếu để hở ra ngoài gió thì khay mực sẽ bị khô cứng bề mặt rất nhanh.

Về màu sắc mộc dấu, màu đỏ tươi và màu xanh dương than là hai màu được lựa chọn nhiều nhất. Màu đỏ tạo cảm giác trang trọng, nổi bật rõ trên nền giấy trắng chữ đen, giúp người xem nhìn thấy ngay mốc thời gian tiếp nhận tài liệu.

Trong khi đó, màu xanh dương hoặc xanh than lại mang vẻ nhã nhặn, hòa hợp với màu mực bút ký của ban giám đốc. Việc chọn màu mực đỏ hay xanh than tùy thuộc vào quy định phân loại giấy tờ nội bộ của từng cơ quan, doanh nghiệp.

Quy trình kiểm soát sử dụng và bảo dưỡng con dấu văn bản đến

Một con dấu văn bản đến chỉ phát huy tác dụng quản lý khi được sử dụng đúng quy trình và bảo dưỡng cẩn thận trong suốt quá trình làm việc. Con dấu nếu để bám cặn mực lâu ngày sẽ cho ra vết in mờ nhạt, nét chữ bẹt dính, làm giảm giá trị lưu trữ của tài liệu.

Đồng thời, việc phân công rõ người chịu trách nhiệm giữ dấu và quản lý mộc tiếp nhận sẽ giúp dòng công văn luôn được kiểm soát chặt chẽ. Dưới đây là các lưu ý vận hành cùng phương pháp bảo dưỡng con dấu được đúc kết từ kinh nghiệm thực tế.

Phân quyền người quản lý dấu và tránh thất lạc công văn

Doanh nghiệp và cơ quan cần giao quyền quản lý con dấu công văn đến cho một nhân sự văn thư chuyên trách hoặc người được ủy quyền bằng văn bản. Việc để con dấu nằm tự do trên bàn làm việc chung rất dễ dẫn đến tình trạng đóng dấu tùy tiện, đóng trùng số hoặc bỏ sót các văn bản hỏa tốc.

Nguyên tắc quản lý đầu tiên là mọi tài liệu gửi đến cơ quan đều phải được kiểm tra tình trạng niêm phong bì thư trước khi dập mộc. Sau khi mở bì, người làm văn thư đối chiếu số lượng văn bản đính kèm, dập dấu vào đúng vị trí quy định, rồi ghi các thông tin tiếp nhận vào sổ theo dõi.

Dãy số ghi trên ô số đến của con dấu nên trùng khớp với số thứ tự được ghi trong sổ công văn đến hoặc mã số trên phần mềm quản lý văn bản nội bộ. Sự khớp nối này tạo nên chuỗi dữ liệu rõ ràng, giúp tra cứu tài liệu dễ dàng khi có yêu cầu kiểm tra từ lãnh đạo hoặc đối tác.

Nếu lượng hồ sơ chuyển đến mỗi ngày quá lớn, văn phòng nên trang bị thêm chiếc dấu số nhảy tự động để đóng số thứ tự vào ô trống thay vì ngồi viết tay từng số. Dấu số nhảy giúp dãy số luôn thẳng hàng, không bị nhầm lẫn khi người làm văn thư phải xử lý hàng trăm văn bản trong một ca làm việc.

Khi làm văn thư thực tế, người dùng không nên đóng sẵn dấu chỉ có khung viền lên các tờ giấy trắng. Thói quen này dễ phát sinh sơ hở để chèn thêm nội dung hoặc chỉnh lùi ngày nhận văn bản, dẫn đến tranh chấp và sai lệch hồ sơ cho đơn vị.

Khi kết thúc ngày làm việc, người phụ trách cần cất con dấu vào ngăn kéo có khóa an toàn. Không để dấu ở những nơi có ánh nắng chiếu trực tiếp hoặc gần nguồn nhiệt cao như nóc máy in, lò sưởi, vì nhiệt độ lớn sẽ làm cong vênh thân nhựa và làm biến tính khay mực bên trong.

Lưu ý khi đặt làm dấu công văn đến theo maket riêng

Khi có nhu cầu đặt khắc dấu công văn đến theo thiết kế riêng, bạn cần rà soát kỹ lưỡng nội dung maket trước khi cho xưởng chạy máy khắc laser. Việc sửa chữa một con dấu đã hoàn thiện sẽ rất phức tạp nếu lỗi sai bắt nguồn từ khâu duyệt chữ viết ban đầu.

Trước hết, bạn cần kiểm tra chính xác từng ký tự trong tên cơ quan, tên công ty theo đúng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Chú ý các dấu thanh, chữ viết tắt, chữ số mã vùng, cùng các ô phân chia phòng ban xem đã đủ và đúng chức năng thực tế hay chưa.

Bạn nên yêu cầu thợ gửi bản maket có kích thước tỉ lệ một một, sau đó in thử ra giấy trắng bằng máy in văn phòng thông thường. Dùng kéo cắt rời mẫu dấu in thử rồi ướm lên góc mép của các tờ công văn thực tế mà đơn vị thường nhận.

Cách làm thực tế này giúp bạn nhìn thấy rõ con dấu khi đóng lên giấy sẽ chiếm diện tích ra sao, có bị che khuất phần chữ của văn bản hay không. Bạn cũng nên cầm một chiếc bút bi viết thử vào các khoảng trống ngày tháng trên mẫu giấy in thử đó.

Nếu thấy nét chữ viết tay bị chật chội, chạm vào các đường kẻ ngang, bạn hãy yêu cầu kỹ thuật viên nới rộng khoảng cách giữa các dòng kẻ thêm một chút. Một bản maket chuẩn phải mang lại cảm giác viết tay thoải mái, không đòi hỏi người điền phải co chữ quá nhỏ.

Khi nhận con dấu từ xưởng bàn giao, bạn hãy tháo nắp bảo vệ, đặt dấu ngay ngắn trên mặt bàn phẳng rồi dập thử vài lần lên một tờ giấy trắng sạch. Kiểm tra xem bốn góc khung viền có sắc nét, vuông vắn hay không, các nét chữ nhỏ có bị đứt gãy hoặc dính ba via cao su hay không.

Nếu phát hiện thân cán dấu bị lỏng lẻo, ấn xuống có tiếng kêu kẹt rít, hoặc mực dập ra bị mờ mất góc, bạn cần báo thợ để tiến hành sửa, khắc lại con dấu kịp thời. Đừng cố sử dụng một con dấu bị lỗi cơ học vì vết dập sẽ ngày càng mờ và dễ làm hỏng khay tăm bông bên trong.

Trong quá trình sử dụng lâu dài, bụi giấy và xơ sợi từ bề mặt tài liệu sẽ bám dần vào các khe chữ trên mặt cao su. Khi thấy vết in bắt đầu có hiện tượng nét chữ dày cộm, mất nét thanh mảnh, bạn hãy dùng một chiếc bàn chải lông mềm hoặc tăm bông thấm cồn nhẹ để vệ sinh mặt dấu.

Lau nhẹ nhàng dọc theo các khe chữ để cặn mực khô và bụi giấy bong ra ngoài, sau đó dùng khăn giấy khô thấm sạch trước khi dập tiếp. Tuyệt đối không dùng kim khâu, lưỡi dao lam hoặc các vật kim loại sắc nhọn để cạo cặn mực, vì thao tác này rất dễ làm sứt mẻ mặt cao su, khiến con dấu bị hỏng hoàn toàn.

Khi vết mực nhạt dần sau thời gian dài sử dụng, bạn chỉ cần tháo khay tăm bông bên trong thân cán ra ngoài. Nhỏ từ từ vài giọt mực chuyên dụng tản đều khắp bề mặt tăm bông, để mực ngấm sâu xuống lớp nỉ trong vài phút rồi lắp khay trở lại thân dấu.

Tránh việc châm quá nhiều mực tràn lên bề mặt khay, vì lượng mực dư thừa sẽ tràn ra các sườn nhựa của cán dấu khi dập mạnh. Mực thừa chảy lan sẽ làm bẩn tay người sử dụng, làm lem nhem lề mép của tài liệu tiếp nhận, gây mất mỹ quan cho hồ sơ lưu trữ của đơn vị.

Bạn có thể gửi yêu cầu cùng thông tin hoặc bản vẽ phác thảo qua phiếu báo giá trên website để xưởng liên hệ lại và dựng maket cho bạn kiểm tra trước khi gia công.