Đăng ký mẫu dấu công ty: quy định và thủ tục thực hiện

Thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty với cơ quan nhà nước đã được dỡ bỏ hoàn toàn đối với doanh nghiệp thành lập mới. Hiện tại, bạn chỉ cần đặt làm dấu tại cơ sở khắc dấu, tự ban hành quy chế nội bộ và đưa vào sử dụng ngay.

Việc bỏ thủ tục hành chính giúp tiết kiệm thời gian, nhưng cũng đặt gánh nặng trách nhiệm lên người đại diện pháp luật. Khi không còn cơ chế đối chiếu mẫu con dấu trên cổng thông tin, bạn cần quản lý chặt chẽ con dấu tại văn phòng.

Để bảo đảm an toàn giao dịch và phòng ngừa mạo danh, quy trình tiếp nhận của xưởng đề nghị người đặt cung cấp thông tin giấy phép kinh doanh đối chiếu trước khi gia công. Xưởng khắc tiếp nhận thông tin, thiết kế maket, chạy máy laser và dập kiểm tra bản in trước khi giao sản phẩm.

Bài viết làm rõ quy định pháp lý, cách chọn phôi dấu, quy trình quản trị nội bộ và các bước xử lý khi cần đổi con dấu. Toàn bộ nội dung tập trung vào nhu cầu sử dụng thực tế của doanh nghiệp và phân xưởng sản xuất.

Mẫu con dấu công ty thực tế và quy cách tham chiếu

Mẫu con dấu công ty trên thị trường hiện nay gồm hai nhóm chính, bao gồm dấu pháp nhân hình tròn và các loại dấu phụ trợ. Việc phân định ranh giới giữa hai nhóm dấu này giúp bạn dùng đúng mục đích, tránh sai sót trong hồ sơ chứng từ.

Các xưởng thường dùng phôi dấu lật tự động, tích hợp sẵn khay mực để tiện đóng liên tục trên giấy tờ. Mỗi loại phôi có cấu tạo thân vỏ riêng, tương ứng với tần suất đóng dấu nhiều hay ít của từng bộ phận.

Mẫu dấu tròn doanh nghiệp hiển thị tên và mã số thuế

Dấu tròn công ty thể hiện tư cách pháp nhân của đơn vị khi thực hiện các giao dịch và xử lý giấy tờ. Trên mặt con dấu tròn, các nội dung cơ bản cần khắc gồm tên doanh nghiệp cùng mã số thuế khớp với hồ sơ đăng ký kinh doanh để đối tác dễ dàng nhận diện.

Tên công ty được xếp uốn cong theo đường vành tròn phía trên, dùng phông chữ in hoa không chân để nét chữ rõ ràng. Mã số doanh nghiệp cùng tên địa phương được đặt ở vành cong phía dưới, hoặc đặt nằm ngang ở phần giữa tâm con dấu.

Vành ngoài của con dấu cần có độ dày vừa phải, giúp mặt in chịu lực ép đều và không bị gãy nét chữ khi đóng mạnh tay. Khoảng cách giữa các ký tự phải đủ thoáng, tránh tình trạng mực bị lem dính khi đóng dấu liên tục nhiều tờ giấy.

Nếu đưa thêm logo vào tâm dấu tròn, bạn cần dùng hình đồ họa vector đơn sắc, lược bỏ các mảng màu đổ bóng phức tạp. Logo quá nhiều đường nét mảnh sẽ dễ đọng mực thừa, gây nhòe hình ảnh nhận diện khi dập trên bề mặt giấy mỏng.

Đối với dòng phôi lật tự động, bạn có thể chọn cán nhựa Shiny hoặc Trodat nhập khẩu, kết hợp khay mực đỏ có sẵn. Cán dấu chất lượng tốt giúp mặt cao su tiếp xúc đều với bề mặt giấy khi thao tác, cho vết in rõ ràng và sắc nét.

Khi chọn màu mực cho dấu tròn, mực đỏ là màu mực truyền thống, được sử dụng rộng rãi trên các chứng từ kinh tế tại Việt Nam. Xưởng cũng cung cấp các màu mực khác như mực xanh, mực đen hoặc mực tím theo lựa chọn riêng của từng doanh nghiệp.

Mẫu dấu vuông và dấu chức danh hỗ trợ giao dịch nội bộ

Dấu vuông và dấu chức danh là công cụ hỗ trợ công việc ký tá giấy tờ hàng ngày của nhân viên văn phòng và quản đốc xưởng. Các mẫu dấu này không đại diện cho tư cách pháp nhân công ty, nhưng giúp phân định trách nhiệm của từng cá nhân phụ trách.

Dấu chức danh thường được bố trí làm hai dòng gồm dòng trên ghi chức vụ và dòng dưới ghi đầy đủ họ tên. Con dấu này thường dùng mực xanh, dập ngay bên dưới chữ ký sống của người ký nhằm làm rõ thông tin người duyệt hồ sơ.

Dấu mã số thuế có kết cấu hình chữ nhật, chứa tên công ty, mã số thuế và địa chỉ trụ sở. Mẫu dấu này rất tiện khi bạn cần đóng lên các hóa đơn bán lẻ, biên bản giao nhận hàng hóa hoặc phong bì thư gửi đối tác.

Nhiều nhà xưởng còn trang bị thêm dấu kiểm hàng, dấu xuất nhập kho để đóng trực tiếp vào bao bì thùng carton hoặc phiếu kiểm tra. Các loại dấu này giúp bộ phận kho và kiểm soát chất lượng phân loại hàng hóa rõ ràng, không bị nhầm lẫn trong quá trình sản xuất.

Dưới đây là một số mẫu dấu phụ trợ được dùng nhiều trong hoạt động điều hành thường nhật tại các doanh nghiệp:

• Mẫu dấu chức danh: Giám đốc, Phó Giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng phòng kinh doanh, Quản đốc phân xưởng.
• Mẫu dấu bộ phận: Ban Quản lý dự án, Phòng Kỹ thuật, Phòng Vật tư, Bộ phận Chăm sóc khách hàng.
• Mẫu dấu thao tác chứng từ: Đã thanh toán, Đã đối chiếu, Bản gốc lưu văn thư, Đã nhập kho thành phẩm.

Khi đóng tài liệu có cả chữ ký và con dấu tròn, người đóng dấu cần thao tác cẩn thận để mặt in không bị trượt trên giấy. Thông thường, con dấu tròn được đóng chờm một phần lên chữ ký của người đại diện, lệch về phía bên trái của chữ ký tươi.

Cách đóng này giúp liên kết hình dấu pháp nhân với chữ ký thực tế, làm giảm nguy cơ cắt ghép chữ ký trên các hợp đồng thương mại. Sau đó, nếu có dấu chức danh thì đóng gọn gàng ngay phía dưới, giữ khoảng cách vừa phải để các lớp mực không lem vào nhau.

Quy định hiện hành về việc đăng ký con dấu doanh nghiệp

Quy định quản lý con dấu tại nước ta đã có sự thay đổi căn bản, chuyển từ tiền kiểm sang cơ chế doanh nghiệp tự chủ. Trước đây, mọi con dấu tròn đều phải đăng ký với cơ quan công an để lấy giấy chứng nhận mẫu dấu trước khi dùng.

Trong phạm vi áp dụng cho doanh nghiệp thành lập theo Luật Doanh nghiệp, quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 đã bãi bỏ toàn bộ thủ tục thông báo mẫu con dấu với cơ quan quản lý. Doanh nghiệp không còn phải đăng tải hình ảnh con dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp như thời kỳ trước.

Sự điều chỉnh này giúp cắt giảm thủ tục hành chính, cho phép doanh nghiệp mới thành lập có thể dùng con dấu sau khi hoàn thiện gia công. Tuy nhiên, việc tự chủ con dấu đòi hỏi người quản lý phải hiểu rõ giới hạn pháp lý và ban hành quy chế sử dụng chặt chẽ.

Quyền tự chủ và trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp

Doanh nghiệp hiện nay có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng, kích cỡ và nội dung con dấu theo điều lệ của đơn vị mình. Bạn có thể làm nhiều con dấu tròn với nội dung giống hệt nhau để phân chia cho chi nhánh hoặc các phòng ban cùng làm việc.

Trong phạm vi quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về việc quản lý và sử dụng con dấu trong toàn bộ giao dịch dân sự phát sinh. Con dấu mang ý nghĩa biểu trưng, xác nhận sự đồng thuận của pháp nhân đối với các cam kết thể hiện trên văn bản ký kết.

Quyền tự do này cũng tạo ra rủi ro nếu tổ chức không có văn bản ủy quyền, biên bản giao nhận con dấu rõ ràng giữa các nhân sự. Nếu xảy ra mâu thuẫn giữa các thành viên góp vốn, việc giữ con dấu có thể biến thành tranh chấp làm tê liệt hoạt động ký tá.

Để giảm bớt rủi ro, người đại diện theo pháp luật cần ký quyết định ban hành mẫu dấu trước khi đưa con dấu vào sử dụng chính thức. Quyết định này cần mô tả rõ hình dáng mặt dấu, số lượng con dấu được phát hành và người được giao nhiệm vụ cất giữ con dấu.

Khi doanh nghiệp quyết định làm từ hai con dấu tròn trở lên, bạn nên đánh thêm ký hiệu nhỏ như số thứ tự trên từng con dấu. Việc đánh ký hiệu phân biệt giúp bạn truy vết được con dấu nào đã đóng trên hợp đồng, từ đó làm rõ trách nhiệm cá nhân nếu xảy ra sai sót.

Giấy tờ cần chuẩn bị khi làm con dấu công ty

Mặc dù doanh nghiệp không phải xin phép cơ quan nhà nước, nhưng cơ sở khắc dấu vẫn phải chấp hành điều kiện an ninh trật tự khi sản xuất. Xưởng sản xuất phải kiểm tra giấy tờ pháp lý của khách hàng để phòng ngừa hành vi làm dấu giả nhằm mục đích lừa đảo.

Theo quy định tại Nghị định 96/2016/NĐ-CP, cơ sở khắc dấu có trách nhiệm ghi chép thông tin khách hàng vào sổ quản lý chuyên dùng để phục vụ công tác quản lý ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Nhằm bảo đảm an toàn giao dịch và phòng ngừa giả mạo, quy trình tiếp nhận của xưởng thường đề nghị khách hàng cung cấp các thông tin đối chiếu trước khi gia công.

Hồ sơ khách hàng thường chuẩn bị khi đặt làm dấu bao gồm:

• Bản sao chụp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép đầu tư còn hiệu lực.
• Bản sao giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật ghi trên giấy phép để đối chiếu thông tin người đặt.
• Giấy giới thiệu hoặc văn bản ủy quyền nếu nhân viên văn phòng là người trực tiếp đi đặt làm và nhận bàn giao con dấu.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, xưởng kiểm tra tính xác thực của thông tin trên hệ thống đăng ký kinh doanh rồi mới tiến hành lên maket. Mọi thông tin cá nhân của khách hàng được xưởng lưu trữ cẩn thận, không chia sẻ cho bên thứ ba ngoài mục đích đối chiếu sản xuất.

Nếu bạn chỉ đặt làm các loại dấu nội bộ như dấu tên hay dấu xuất nhập kho, hồ sơ yêu cầu sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Khách hàng chỉ cần gửi nội dung chữ cần khắc, lựa chọn màu mực và kích thước cán dấu phù hợp với bảng biểu tại cơ quan.

Trình tự làm mẫu dấu công ty và đưa vào sử dụng

Quy trình làm một con dấu công ty hiện nay diễn ra nhanh gọn nhờ công nghệ khắc laser, không làm mất nhiều thời gian chờ đợi. Tuy nhiên, để con dấu có tuổi thọ cao và bản in sắc nét, người thợ phải tuân thủ nghiêm ngặt từng bước gia công kỹ thuật.

Quy trình sản xuất được thực hiện tuần tự từ khâu tiếp nhận yêu cầu, thiết kế mẫu đến khi bàn giao con dấu. Bạn có thể theo dõi các bước làm dấu để chủ động phối hợp khi duyệt bản vẽ maket.

Người thợ bắt đầu bằng việc kiểm tra file đăng ký kinh doanh, xác định kích thước vành dấu tròn theo yêu cầu của khách hàng. Sau khi chốt kích thước, maket được gửi để khách hàng kiểm tra lại từng chữ cái, mã số thuế và vị trí đặt dấu thanh.

Tiếp theo, thợ chuyển file sang máy khắc laser chuyên dụng để đốt cháy phần cao su thừa, tạo nên các rãnh chữ nổi sắc sảo. Mặt cao su sau khi khắc được làm sạch bụi than, bóc tách ba via rồi dán cẩn thận vào đế của cán dấu lật tự động.

Cuối cùng, thợ tra mực thử nghiệm vào khay mút, dập vài lần lên giấy trắng để kiểm tra độ đều của vệt mực. Khi con dấu đạt yêu cầu về độ sắc nét, sản phẩm được đóng hộp cẩn thận kèm theo hướng dẫn châm mực để bàn giao cho khách.

Duyệt thiết kế mặt dấu và kiểm tra thông tin thực tế

Khâu duyệt maket thiết kế đòi hỏi sự tỉ mỉ từ cả người đặt dấu lẫn kỹ thuật viên đồ họa trước khi bấm máy sản xuất. Một sai sót nhỏ về con số hay dấu thanh cũng khiến con dấu bị sai lệch, không thể sử dụng trên các hợp đồng thương mại.

Khi nhận bản vẽ maket từ xưởng khắc, bạn cần kiểm tra kỹ các tiêu chí cốt lõi sau:

• Rà soát từng chữ cái trong tên riêng của công ty, tránh bị nhảy phông chữ hay mất dấu tiếng Việt trên máy tính.
• Đọc kỹ dãy số của mã số doanh nghiệp, tránh nhầm lẫn giữa các cặp số dễ nhìn sai trên màn hình như số 3 và số 8.
• Xem xét bố cục giữa vành chữ trên và vành chữ dưới, giữ khoảng cách các chữ cân đối và không bị lệch tâm hình học.
• Đánh giá độ thông thoáng của mặt in, không nên đưa quá nhiều thông tin địa chỉ chi tiết vào một vòng tròn có diện tích giới hạn.

Nhiều khách hàng thường muốn đưa cả địa chỉ trụ sở, số điện thoại và địa chỉ website vào con dấu tròn pháp nhân của đơn vị mình. Việc nhồi nhét quá nhiều dòng chữ sẽ buộc thợ phải thu nhỏ kích cỡ chữ xuống rất bé để vừa với đường vành con dấu.

Chữ quá nhỏ khi dập thực tế sẽ dễ bị bết dính mực, các nét chữ dính vào nhau tạo thành vệt mực nhòe nhoẹt trên mặt giấy. Vì vậy, đối với dấu tròn pháp nhân, phương án phù hợp là chỉ giữ lại tên công ty, mã số thuế và tên tỉnh hoặc thành phố.

Các thông tin phụ trợ như địa chỉ chi tiết, số điện thoại hay số tài khoản ngân hàng nên được tách riêng ra một con dấu vuông độc lập. Sự phân tách này giúp tài liệu giao dịch sạch đẹp, con dấu tròn luôn giữ được sự trang trọng và nét chữ rõ ràng khi lưu trữ.

Sau khi khách hàng duyệt bản vẽ, thợ sẽ đưa tấm cao su chuyên dụng vào buồng máy khắc laser để tiến hành tạo hình nét chữ. Mặt cao su sau khi khắc xong có độ sâu lý tưởng, giúp mực bám tốt và không bị lem sang các khoảng trống xung quanh khi bạn thao tác dập.

Khay mực của cán dấu cũng được châm lượng mực vừa đủ, tránh tình trạng đổ quá nhiều mực khiến giấy tờ bị ướt khi vừa đóng xong.

Lưu trữ và thiết lập quy chế quản lý con dấu nội bộ

Sau khi hoàn thành việc khắc dấu, doanh nghiệp cần xây dựng ngay quy chế quản lý và sử dụng con dấu trong nội bộ đơn vị mình. Con dấu chỉ có giá trị thực tế khi được quản lý chặt chẽ, tránh nguy cơ bị kẻ xấu lợi dụng để ký kết các tài liệu trái thẩm quyền.

Quy chế quản lý nội bộ cần được người đại diện theo pháp luật ký ban hành và phổ biến tới toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty. Văn bản này là cơ sở phân định trách nhiệm nếu chẳng may xảy ra sự cố thất thoát con dấu hoặc đóng dấu trái quy định.

Dưới đây là các nội dung cốt lõi cần được quy định rõ ràng trong quy chế sử dụng con dấu của doanh nghiệp:

• Chỉ định cụ thể người chịu trách nhiệm giữ con dấu, thông thường là nhân viên văn thư hoặc cán bộ phụ trách hành chính.
• Quy định nơi cất giữ con dấu an toàn, cất trong tủ hoặc két sắt có khóa tại văn phòng công ty vào cuối ngày làm việc.
• Hạn chế việc mang con dấu ra khỏi nơi làm việc khi chưa có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện doanh nghiệp.
• Quy định điều kiện đóng dấu rõ ràng, chỉ thực hiện dập dấu lên tài liệu sau khi đã có chữ ký sống của người có thẩm quyền ký kết.
• Tuyệt đối không đóng dấu khống chỉ lên các tờ giấy trắng hoặc các biểu mẫu hợp đồng chưa điền nội dung.

Bên cạnh quy chế bằng văn bản, doanh nghiệp cần mở thêm sổ theo dõi sử dụng con dấu để kiểm soát lưu lượng văn bản phát hành mỗi ngày. Mỗi khi có tài liệu cần đóng dấu, người thực hiện phải ghi rõ ngày tháng, tên tài liệu, số lượng bản in và tên người ký vào sổ.

Người giữ con dấu có quyền từ chối đóng dấu nếu nhận thấy văn bản chưa có chữ ký duyệt hợp lệ hoặc nội dung có dấu hiệu vi phạm pháp luật. Trong trường hợp thay đổi nhân viên giữ dấu, công ty phải lập biên bản bàn giao mẫu dấu với đầy đủ chữ ký của hai bên.

Biên bản bàn giao con dấu cần dập thử vài hình dấu lên giấy trắng để lưu lại bằng chứng về tình trạng vật lý của mặt cao su lúc chuyển giao. Thói quen quản trị chặt chẽ này giúp bạn bảo vệ an toàn cho doanh nghiệp, ngăn chặn tranh chấp nội bộ phát sinh từ việc sử dụng con dấu bừa bãi.

Tra cứu và thủ tục thay đổi con dấu công ty

Khi ký hợp đồng với đối tác mới, việc rà soát con dấu dập trên giấy tờ kèm chức danh người ký là thao tác cần làm cho các doanh nghiệp. Con dấu đóng nhầm lẫn hoặc người ký không đúng quyền hạn quản lý rất dễ gây khó khăn khi đối soát giấy tờ và làm chậm tiến độ xử lý hồ sơ.

Bên cạnh đó, trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phải đổi tên, đổi địa chỉ hoặc con dấu bị hư hỏng cơ học cần làm lại. Bạn cần nắm vững trình tự xử lý để việc thay thế con dấu diễn ra thuận lợi, không làm gián đoạn các giao dịch thanh toán ngân hàng.

Kiểm tra tính hợp lệ của con dấu trên hợp đồng

Từ năm 2021 đến nay, cơ quan đăng ký kinh doanh không còn lưu trữ hình ảnh con dấu doanh nghiệp trên hệ thống trực tuyến. Do đó, bạn không thể tra cứu hình ảnh con dấu của đối tác trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp như các năm trước đây.

Thay vì tìm kiếm hình ảnh con dấu lưu trữ, bạn nên chuyển hướng sang kiểm tra thông tin doanh nghiệp và thẩm quyền của người trực tiếp đặt bút ký. Một văn bản giao kết chỉ phát huy hiệu lực thực tế khi được ký bởi người đại diện hoặc cá nhân có văn bản ủy quyền rõ ràng.

Bạn có thể thực hiện việc xác minh đối tác theo các bước thực tế sau:

• Truy cập vào cổng thông tin doanh nghiệp, nhập mã số thuế của đối tác để kiểm tra xem đơn vị này có đang hoạt động hay đã giải thể.
• Kiểm tra họ tên của người đại diện theo pháp luật trên hệ thống đối chiếu với họ tên của người ký trực tiếp trên bản hợp đồng kinh tế.
• Nếu người ký là cấp phó như Phó Giám đốc hoặc Trưởng phòng, bạn phải yêu cầu gửi kèm giấy ủy quyền hợp lệ có chữ ký của người đại diện.
• So sánh tên công ty, mã số thuế và địa chỉ in trên con dấu đóng thực tế xem có trùng khớp với thông tin trên cổng thông tin hay không.

Nếu phát hiện con dấu đóng trên hợp đồng có tên công ty bị viết tắt sai quy định hoặc sai lệch một con số trong mã số thuế, bạn cần dừng giao dịch ngay. Sai lệch này có thể do đối tác vô ý dùng con dấu cũ chưa cập nhật, hoặc có nguy cơ làm giả con dấu nhằm mục đích gian lận thương mại.

Bạn cũng cần kiểm tra hình thức vết mực trên văn bản giấy xem có phải là mực in trực tiếp từ con dấu hay chỉ là bản scan màu in lại. Vết dập từ con dấu thật sẽ có độ lún nhẹ của thớ giấy, viền mực có độ lem tự nhiên rất khác so với bản in phun điện tử phẳng lỳ.

Trình tự khắc đổi và thay thế khi dấu bị hỏng hoặc mất

Sau một thời gian sử dụng, con dấu có thể bị mòn mặt cao su, lún khay mút hoặc gãy lẫy nhựa do bị rơi rớt từ trên cao xuống nền nhà. Trong trường hợp này, bạn có thể gửi yêu cầu đến cơ sở khắc dấu để sửa chữa hoặc khắc lại mặt chữ mới.

Nếu chỉ bị hỏng cán nhựa mà mặt cao su vẫn còn nguyên vẹn, thợ sẽ bóc tách mặt chữ cũ và gắn sang một thân cán lật mới để bạn dùng tiếp. Phương án sửa chữa này giúp tận dụng lại phần cán còn tốt, đồng thời giữ nguyên được vết dập quen thuộc trên các giấy tờ giao dịch ngân hàng của bạn.

Trường hợp mặt cao su bị mòn hoặc doanh nghiệp thay đổi thông tin pháp lý trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, bạn cần làm lại con dấu mới. Quá trình khắc đổi con dấu mới bao gồm các bước nội bộ và bước phối hợp với các bên liên quan:

• Người đại diện theo pháp luật triệu tập cuộc họp nội bộ, ban hành nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi con dấu của công ty.
• Lập biên bản thu hồi con dấu cũ, tiến hành tiêu hủy mặt cao su cũ bằng cách dùng kéo cắt nát để tránh nguy cơ bị kẻ xấu lấy lại đóng bừa bãi.
• Chuẩn bị bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới và thẻ căn cước của người đại diện để gửi sang xưởng khắc con dấu mới.
• Sau khi nhận con dấu mới, công ty ban hành quyết định đưa con dấu mới vào sử dụng, lưu trữ quyết định này trong hồ sơ văn thư nội bộ.
• Mang con dấu mới cùng giấy phép kinh doanh đến chi nhánh ngân hàng nơi công ty mở tài khoản để làm thủ tục thay đổi mẫu dấu chữ ký giao dịch.
• Gửi văn bản thông báo mẫu dấu mới tới các bạn hàng, đối tác thân thiết để họ cập nhật vào hệ thống theo dõi chứng từ kế toán trong các kỳ thanh toán tới.

Trong trường hợp rủi ro bị mất con dấu tròn, người đại diện theo pháp luật cần lập ngay biên bản ghi nhận sự việc mất dấu trong nội bộ công ty. Việc lập biên bản kịp thời giúp xác định mốc thời gian con dấu bị thất lạc, làm căn cứ từ chối trách nhiệm nếu kẻ gian dùng dấu đó vào mục đích phi pháp.

Sau khi lập biên bản mất dấu, công ty tiến hành đặt khắc con dấu mới với một số chi tiết nhận diện khác biệt đôi chút so với con dấu cũ đã mất. Tiếp theo, bạn gửi văn bản thông báo con dấu cũ đã hết giá trị sử dụng tới ngân hàng và các đối tác liên quan để phòng ngừa rủi ro bị kẻ gian lợi dụng.

Bảo quản và sử dụng con dấu doanh nghiệp bền đẹp

Độ bền của một con dấu phụ thuộc rất nhiều vào thói quen sử dụng và cách bảo dưỡng khay mực hàng ngày của nhân viên văn phòng. Một con dấu được bảo quản cẩn thận có thể dùng bền bỉ suốt nhiều năm mà không lo bị lem mực hay gãy cán lẫy nhựa chuyển động.

Nhiều người có thói quen dùng lực tay ấn thật mạnh khi dập dấu vì nghĩ rằng ấn mạnh thì chữ in ra trên mặt giấy sẽ đậm nét hơn. Tuy nhiên, việc dập quá mạnh tay có thể làm mặt cao su tiếp xúc không đều, gây đọng mực thừa quanh mép chữ.

Thao tác chuẩn xác là bạn đặt thân dấu đứng thẳng góc trên mặt bàn phẳng, dùng lực tay ấn đều và dứt khoát rồi nhấc cán dấu lên ngay. Việc đặt giấy tờ trên một mặt bàn phẳng, không gồ ghề sẽ giúp toàn bộ mặt cao su tiếp xúc đều với giấy, tạo ra hình dấu tròn trịa không bị mất góc.

Khi thấy vết in trên giấy bắt đầu bị mờ nhạt, bạn không nên cố ấn mạnh cán dấu mà cần tiến hành châm thêm mực dấu vào khay mút. Việc châm mực kịp thời giúp khay mút luôn giữ được độ ẩm tự nhiên, không bị khô cứng hay nứt nẻ lớp bọt biển bên trong khay mực.

Dưới đây là các bước châm mực chuẩn xác cho dòng cán dấu lật tự động bạn có thể tự làm tại bàn làm việc:

• Bước 1: Dùng tay ấn nhẹ thân dấu xuống khoảng vài milimet, sau đó bấm hai chốt khóa màu đỏ ở hai bên sườn để cố định hành trình lật.
• Bước 2: Dùng ngón tay đẩy nhẹ khay mực từ phía sau để khay mút trượt ra khỏi thân cán dấu một cách nhẹ nhàng.
• Bước 3: Nhỏ đều từ vài giọt mực chuyên dụng lên bề mặt khay mút, để yên khoảng một phút cho mực ngấm sâu vào bên trong lớp đệm bọt biển.
• Bước 4: Đẩy khay mực trở lại vị trí cũ bên trong thân cán dấu, sau đó ấn nhẹ thân dấu xuống để nhả hai chốt khóa hai bên.
• Bước 5: Dập thử vài lần lên một tờ giấy nháp trắng để xả bớt lượng mực thừa bám trên bề mặt cao su trước khi đóng vào tài liệu chính thức.

Bạn tuyệt đối không nên dùng các loại mực trôi nổi không rõ nguồn gốc hoặc mực bút viết để châm vào khay mực của con dấu lật tự động. Mực không đúng chủng loại có thể chứa các hóa chất ăn mòn, làm biến dạng mặt cao su và làm chai cứng lớp mút bọt biển chuyên dụng của cán dấu.

Bên cạnh đó, sau một thời gian dài sử dụng, bụi giấy và cặn mực thừa có thể bám vào các khe chữ nhỏ trên bề mặt cao su của con dấu. Bạn có thể dùng một chiếc bàn chải đánh răng lông mềm thấm một chút nước ấm để cọ rửa nhẹ nhàng bề mặt chữ, giúp con dấu sắc nét trở lại như lúc mới làm.

Tổng hợp các thắc mắc thường gặp về con dấu doanh nghiệp

Trong quá trình tiếp nhận và gia công con dấu cho các doanh nghiệp, nhiều câu hỏi liên quan đến pháp lý và kỹ thuật sử dụng thường được đặt ra. Việc hiểu rõ những thắc mắc này giúp bạn tự tin hơn khi điều hành và quản lý hồ sơ chứng từ tại cơ quan mình.

Dưới đây là lời giải đáp chi tiết cho các câu hỏi phổ biến mà các bạn văn thư, kế toán và chủ doanh nghiệp thường hay băn khoăn:

Một công ty được phép có bao nhiêu con dấu tròn

Trong phạm vi áp dụng cho doanh nghiệp thành lập theo Luật Doanh nghiệp, quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép doanh nghiệp tự quyết định số lượng con dấu phục vụ sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp có thể làm một, hai hoặc nhiều con dấu tròn tùy theo quy mô hoạt động và số lượng chi nhánh trực thuộc.

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền tự quyết định hình thức và nội dung con dấu, không bắt buộc các con dấu phải có nội dung giống hệt nhau. Tuy nhiên, trên thực tế doanh nghiệp nên giữ thông tin đồng nhất hoặc đánh thêm ký hiệu số thứ tự để thuận tiện kiểm soát nội bộ và phân định trách nhiệm khi sử dụng.

Con dấu công ty dùng mực màu xanh có hợp lệ không

Theo thói quen truyền thống trong văn bản hành chính tại Việt Nam, dấu tròn pháp nhân của doanh nghiệp hầu hết đều sử dụng màu mực đỏ. Màu mực đỏ giúp hình dấu nổi bật trên nền giấy trắng và phân biệt rõ ràng với chữ ký tươi dùng mực xanh của người đại diện.

Tuy nhiên, trong phạm vi doanh nghiệp hoạt động theo Luật Doanh nghiệp 2020, pháp luật không cấm doanh nghiệp sử dụng các màu mực khác như màu xanh, màu tím hay màu đen. Mặc dù vậy, để các giao dịch tại ngân hàng và đối tác diễn ra thuận lợi, bạn nên chọn màu mực đỏ cho con dấu tròn pháp nhân của đơn vị mình.

Các loại dấu phụ trợ như dấu tên, dấu chức danh hay dấu phòng ban thì màu mực xanh lại là màu thông dụng nhất. Sự kết hợp giữa con dấu tròn mực đỏ và dấu chức danh mực xanh tạo nên sự hài hòa, giúp người đọc dễ dàng nhận diện các thành phần trên văn bản ký kết.

Doanh nghiệp có cần khắc logo lên con dấu tròn không

Việc đưa hình ảnh logo vào con dấu tròn là quyền lựa chọn của từng doanh nghiệp, không phải yêu cầu theo quy định pháp luật. Nếu logo của công ty bạn có thiết kế gọn gàng, đường nét thanh thoát thì việc đưa vào tâm dấu sẽ làm tăng tính thẩm mỹ và nhận diện thương hiệu.

Ngược lại, nếu logo có quá nhiều chi tiết rườm rà, nhiều chữ nhỏ uốn lượn hoặc dải màu phức tạp thì bạn không nên đưa vào mặt dấu tròn. Khi thu nhỏ vào diện tích hẹp của con dấu, các chi tiết nhỏ sẽ bị dính mực vào nhau, khiến vết dập trông rối mắt và làm giảm độ sắc nét của tên doanh nghiệp.

Hộ kinh doanh cá thể có được làm con dấu tròn không

Hình thức con dấu tròn chứa mã số thuế chủ yếu áp dụng cho mô hình như công ty trách nhiệm hữu hạn hay công ty cổ phần. Các hộ kinh doanh cá thể trong thực tế thường chuyển sang làm dấu vuông hoặc dấu tên cửa hàng nhằm phân biệt rõ ràng khi làm việc với đối tác.

Thay vào đó, hộ kinh doanh có thể làm dấu vuông hộ kinh doanh để đóng lên hóa đơn bán lẻ hoặc phiếu thu chi. Con dấu vuông này thể hiện rõ tên hộ kinh doanh, mã số thuế hoặc mã số đăng ký kinh doanh cùng địa chỉ địa điểm kinh doanh đã đăng ký với cơ quan quản lý.

Khi nào cần sửa, khắc lại con dấu công ty

Bạn nên sửa, khắc lại con dấu khi nhận thấy mặt cao su bị chai mòn, các nét chữ bị vẹt góc hoặc thân cán bị nứt vỡ lẫy trượt. Tiếp tục sử dụng một con dấu bị hỏng sẽ làm cho các hợp đồng kinh tế trông nhem nhuốc, thiếu tính thẩm mỹ và có thể bị các đối tác khó tính từ chối tiếp nhận.

Xưởng có sẵn các linh kiện cán dấu thay thế khi cần thiết. Người thợ sẽ kiểm tra tình trạng con dấu và đưa ra giải pháp xử lý phù hợp cho từng trường hợp.

Bạn có thể gửi yêu cầu và thông tin đăng ký kinh doanh qua phiếu báo giá trên website để xưởng liên hệ lại, dựng maket hoàn chỉnh trước khi tiến hành gia công.