Con dấu công ty có cần đăng ký không theo luật hiện hành?

Doanh nghiệp hiện nay không cần thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu, đồng thời cũng không phải gửi thông báo mẫu dấu đến cơ quan quản lý nhà nước trước khi đưa vào vận hành. Quyền quyết định về hình thức, số lượng cũng như nội dung thể hiện trên mặt dấu hoàn toàn thuộc về doanh nghiệp, giúp bạn chủ động trong mọi hoạt động giao dịch thương mại. Quy định này chỉ áp dụng cho doanh nghiệp thành lập theo Luật Doanh nghiệp, căn cứ vào Luật Doanh nghiệp 2020 quy định quyền tự chủ đối với con dấu của tổ chức kinh tế.

Khi có nhu cầu gia công mặt dấu, người đại diện chỉ cần liên hệ với các xưởng khắc dấu hợp pháp, sau đó thống nhất bản thiết kế chi tiết để tiến hành sản xuất. Xưởng sản xuất sẽ tiếp nhận các giấy tờ liên quan để kiểm tra thông tin, ghi sổ theo dõi phục vụ quản lý trật tự và hoàn thiện sản phẩm theo đúng yêu cầu đã duyệt. Nghĩa vụ ghi sổ và lưu hồ sơ khách hàng chỉ áp dụng cho cơ sở sản xuất con dấu theo quy định an ninh trật tự, căn cứ vào Nghị định 96/2016/NĐ-CP về quản lý ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện.

Về phương diện kỹ thuật, bạn nên cân nhắc nhu cầu sử dụng thực tế, tần suất đóng dập mỗi ngày cùng điều kiện môi trường làm việc để chọn loại cán dấu phù hợp. Xưởng sẽ báo giá khi xác nhận mẫu và số lượng theo chủng loại thân cán cùng yêu cầu thiết kế cụ thể của từng đơn vị. Việc nắm rõ các quy định pháp lý, hồ sơ đối chiếu và quy trình quản trị nội bộ sẽ giúp bạn vận hành con dấu an toàn, thuận tiện, hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý phát sinh trong quá trình hoạt động.

Quy định về việc đăng ký con dấu doanh nghiệp hiện nay

Thủ tục hành chính liên quan đến con dấu doanh nghiệp đã được cắt giảm đáng kể, tạo điều kiện thuận lợi cho các công ty bắt nhịp kinh doanh ngay sau khi có giấy phép. Doanh nghiệp không phải mang con dấu đi đăng kiểm tại cơ quan công an, cũng không cần nộp hồ sơ thông báo mẫu dấu lên cơ quan đăng ký kinh doanh như các giai đoạn trước đây. Thủ tục thông báo mẫu con dấu đã được bãi bỏ hoàn toàn theo Luật Doanh nghiệp 2020, áp dụng cho các doanh nghiệp thành lập theo luật này.

Quyền tự chủ về con dấu gắn liền với trách nhiệm tự quản lý của người đại diện theo pháp luật của công ty. Bạn có thể tự do đặt làm một hoặc nhiều con dấu, lựa chọn hình thức dấu khắc cơ học hoặc dấu điện tử để phục vụ công việc. Doanh nghiệp tự ban hành quy chế sử dụng nội bộ, tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của các văn bản được đóng dấu trong suốt quá trình hoạt động.

Nhiều bạn mới lập công ty vẫn băn khoăn về hiệu lực thực tế của con dấu khi không còn giấy xác nhận từ cơ quan nhà nước. Trong phạm vi các văn bản giao dịch, con dấu là phương tiện thể hiện tư cách của doanh nghiệp theo quy định hiện hành. Nắm rõ bản chất này giúp bạn tự tin đưa con dấu vào công việc thường ngày, tránh mất thời gian tìm kiếm những thủ tục hành chính đã bãi bỏ.

Thủ tục thông báo mẫu dấu doanh nghiệp

Người đại diện theo pháp luật toàn quyền quyết định và chịu trách nhiệm về việc quản lý, sử dụng con dấu theo quy chế nội bộ của công ty mà không phải qua các bước trung gian hành chính.

Ngay sau khi xưởng khắc dấu hoàn thiện xong mặt dấu và bàn giao cho bạn, con dấu đó đã có đầy đủ giá trị để sử dụng trong các giao dịch hợp pháp. Bạn có thể dùng con dấu ngay để đóng lên các hợp đồng kinh tế, biên bản làm việc, hồ sơ mở tài khoản ngân hàng hoặc các giấy tờ nội bộ. Bạn không cần phải chờ đợi bất kỳ văn bản phản hồi hay xác nhận nào từ cơ quan nhà nước.

Sự thay đổi cơ chế này giúp doanh nghiệp rút ngắn đáng kể thời gian chuẩn bị ban đầu khi mới gia nhập thị trường. Bạn có thể nhận con dấu và đưa vào sử dụng sau khi hoàn thiện. Sự nhanh gọn này giúp các kế hoạch ký kết hợp đồng, giao dịch tài chính không bị đình trệ vì rào cản thủ tục giấy tờ.

Bảng dưới đây mô tả quá trình thay đổi quy định quản lý con dấu qua các thời kỳ, giúp bạn nắm bắt rõ sự tinh giản thủ tục:

Quyền quyết định nội dung và hình thức con dấu của công ty

Doanh nghiệp có toàn quyền quyết định về hình dáng, kích cỡ, màu mực, số lượng cũng như nội dung thể hiện trên mặt con dấu theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.

Về hình thức thể hiện, công ty có thể sử dụng dấu tròn công ty truyền thống để đóng lên văn bản giấy tờ, hoặc sử dụng chữ ký số trong các giao dịch điện tử. Doanh nghiệp có thể sử dụng đồng thời cả hai hình thức này để phục vụ hoạt động ký kết chứng từ trực tiếp và giao dịch trực tuyến trên môi trường mạng.

Về nội dung mặt con dấu, thông thường các đơn vị sẽ thể hiện hai thông tin cơ bản là tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp. Bạn cũng có thể đưa thêm tên địa phương nơi công ty đặt trụ sở, hoặc đưa biểu trưng thương hiệu vào giữa tâm con dấu nếu bố cục thiết kế thoáng đãng, rõ ràng. Việc thể hiện đầy đủ tên và mã số thuế giúp đối tác dễ dàng nhận diện và tra cứu thông tin pháp lý khi giao dịch.

Tuy nhiên, quyền tự quyết nội dung con dấu vẫn phải nằm trong khuôn khổ trật tự chung, không được xâm phạm các biểu tượng thuộc sở hữu nhà nước. Việc không sử dụng Quốc huy, biểu tượng cờ đỏ sao vàng hay hình ảnh cơ quan nhà nước trên con dấu được thực hiện theo quy định chung của pháp luật về quản lý biểu tượng quốc gia và sở hữu trí tuệ.

Người đại diện theo pháp luật của công ty chịu trách nhiệm ban hành quy chế sử dụng, quản lý con dấu trong nội bộ đơn vị mình. Việc tự do về mặt hình thức đòi hỏi sự cẩn trọng trong khâu thiết kế, tránh làm các con dấu có hình thức quá khác lạ gây bất tiện khi đối chiếu hồ sơ tại các tổ chức tín dụng. Thiết kế con dấu tròn với bố cục chữ rõ nét, ngay ngắn vẫn là giải pháp thuận lợi cho hầu hết các hoạt động thương mại.

Giấy tờ cần chuẩn bị khi làm con dấu tròn công ty

Khi liên hệ xưởng để đặt làm con dấu tròn, bạn nên chuẩn bị sẵn thông tin đăng ký doanh nghiệp để thợ lên bản vẽ chính xác. Việc cung cấp giấy tờ giúp xưởng kiểm tra từng ký tự, tránh sai lệch tên hoặc mã số thuế và phục vụ việc vào sổ theo dõi trong phạm vi cơ sở sản xuất theo quy định quản lý ngành nghề có điều kiện.

Nghề khắc con dấu thuộc nhóm ngành nghề kinh doanh có điều kiện về an ninh trật tự, đòi hỏi xưởng sản xuất phải quản lý hồ sơ chặt chẽ. Xưởng chỉ tiếp nhận gia công khi khách hàng cung cấp căn cứ chứng minh tư cách pháp nhân, tránh các trường hợp làm giả con mộc nhằm mục đích gian lận thương mại.

Việc chuẩn bị giấy tờ chu đáo trước khi đặt dấu sẽ giúp quá trình tiếp nhận và gia công diễn ra thuận lợi, nhanh chóng. Bạn có thể gửi trước các bản chụp giấy tờ qua các kênh liên hệ trực tuyến để xưởng lên bản vẽ sơ bộ, sau đó đối chiếu khi giao nhận sản phẩm hoàn thiện.

Giấy tờ đối chiếu khi đặt khắc dấu lần đầu

Hồ sơ cần xuất trình khi đặt làm con dấu doanh nghiệp lần đầu gồm bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và giấy tờ tùy thân của người đặt dấu. Cơ sở sản xuất con dấu có nghĩa vụ ghi sổ theo dõi khách hàng theo quy định an ninh trật tự tại Nghị định 96/2016/NĐ-CP.

Khi bạn đặt làm con dấu lần đầu, xưởng sẽ yêu cầu cung cấp bản sao hoặc ảnh chụp rõ nét giấy phép kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp. Dựa vào tài liệu này, thợ thiết kế sẽ nhập chính xác từng từ ngữ trong tên công ty, loại hình doanh nghiệp cùng dãy số mã số thuế lên bản vẽ maket.

Nếu người trực tiếp liên hệ không phải là người đại diện theo pháp luật ghi trên giấy phép, bạn cần chuẩn bị thêm giấy giới thiệu hoặc văn bản ủy quyền nội bộ. Việc tiếp nhận giấy ủy quyền và căn cước công dân của người đi làm thay là quy trình đối chiếu nội bộ của xưởng mộc dấu nhằm phòng ngừa rủi ro tranh chấp mạo danh, bên cạnh nghĩa vụ vào sổ theo dõi theo quy định.

Khâu đối chiếu giữa giấy phép kinh doanh và bản vẽ thiết kế mặt dấu có ý nghĩa thực tế rất lớn đối với doanh nghiệp. Chỉ cần sai một chữ cái trong tên riêng, thiếu dấu gạch nối hoặc lệch một chữ số trong mã số doanh nghiệp, con dấu đó sẽ không thể sử dụng để mở tài khoản tại ngân hàng. Các giao dịch tài chính đòi hỏi tính chuẩn xác tuyệt đối, nếu thông tin trên con dấu không khớp với hồ sơ đăng ký kinh doanh thì thủ tục sẽ bị dừng lại.

Sau khi tiếp nhận giấy tờ, thợ sẽ dựng bản vẽ thiết kế hoàn chỉnh và gửi lại cho bạn kiểm tra kỹ lưỡng từng chi tiết. Bạn nên đọc kỹ từng ký tự, đối chiếu cẩn thận từng con số với giấy phép kinh doanh trước khi xác nhận cho xưởng chạy máy sản xuất. Sự cẩn trọng ở bước duyệt mẫu này sẽ giúp bạn tránh được việc phải khắc lại con dấu vì những nhầm lẫn không đáng có.

Danh sách giấy tờ cơ bản cần chuẩn bị cho lần khắc dấu đầu tiên gồm:

• Bản sao hoặc ảnh chụp rõ nét Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được cập nhật.
• Bản sao Căn cước công dân của người đại diện theo pháp luật của công ty.
• Giấy ủy quyền hoặc giấy giới thiệu của doanh nghiệp nếu cử nhân viên đi làm thay người đại diện.
• Bản sao Căn cước công dân của nhân viên được cử đi liên hệ công việc.
• Bản vẽ biểu trưng thương hiệu nếu doanh nghiệp có nhu cầu đưa hình ảnh vào tâm con dấu.

Hồ sơ cần thiết khi khắc thêm hoặc làm lại dấu tròn

Doanh nghiệp có nhu cầu làm thêm con dấu thứ hai hoặc khắc lại con mộc bị thất lạc cần cung cấp giấy phép kinh doanh và văn bản quyết định nội bộ. Nghĩa vụ tiếp nhận và lưu trữ thông tin khi khắc thêm hoặc làm lại con dấu chỉ áp dụng cho cơ sở sản xuất con dấu theo quy định an ninh trật tự, căn cứ vào Nghị định 96/2016/NĐ-CP quy định trách nhiệm của cơ sở sản xuất con dấu.

Nhu cầu khắc thêm con dấu phát sinh rất thường xuyên khi quy mô hoạt động của công ty ngày càng mở rộng. Doanh nghiệp có thể bố trí một con dấu tại phòng kế toán để đóng chứng từ thuế, một con dấu giao cho ban giám đốc mang đi ký hợp đồng, một con dấu đặt tại kho hàng để xử lý phiếu xuất nhập. Pháp luật không giới hạn số lượng con mộc, do đó bạn hoàn toàn có thể làm thêm nhiều con dấu giống nhau để phục vụ công việc.

Đối với trường hợp con dấu cũ bị mòn vẹt, nứt vỡ mặt cao su hoặc hỏng thân cán sau nhiều năm dập, bạn nên gửi mẫu dập hoặc ảnh chụp con mộc cũ cho xưởng. Thợ sẽ dập thử vết dấu cũ ra giấy trắng, đo đạc đường kính vòng tròn, kiểm tra kiểu chữ và khoảng cách các dòng để dựng bản vẽ mô phỏng lại đúng hình thức ban đầu. Việc này giúp con dấu mới giữ được độ tương đồng cao với con dấu cũ, hạn chế phiền toái khi làm việc với các đối tác quen thuộc.

Trường hợp doanh nghiệp cần sửa, khắc lại con dấu do thay đổi tên công ty, đổi loại hình kinh doanh hoặc chuyển địa chỉ trụ sở, bạn phải xuất trình giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới đã được cập nhật. Con dấu cũ mang thông tin trước đây sẽ phải thu hồi và chấm dứt sử dụng theo đúng quy chế quản trị nội bộ của đơn vị.

Mọi tài liệu, hình ảnh giấy tờ khách hàng cung cấp đều được xưởng lưu giữ cẩn thận trong sổ theo dõi chuyên môn. Xưởng chỉ dùng thông tin này để phục vụ khâu chế tác kỹ thuật và đối chiếu hành chính khi có yêu cầu kiểm tra, không cung cấp dữ liệu cho bất kỳ bên thứ ba nào.

Báo giá và phương án chọn cán dấu tròn doanh nghiệp

Việc hoàn thiện một con dấu tròn liền mực phụ thuộc vào nhiều yếu tố như chủng loại thân cán, chất lượng phôi cao su, loại mực dấu và bản vẽ thiết kế. Tùy thuộc vào tần suất sử dụng ít hay nhiều và môi trường làm việc thực tế, bạn nên lựa chọn cấu hình cán dấu phù hợp để giữ độ bền bỉ khi vận hành lâu dài.

Việc chọn cán dấu không nên chỉ dựa vào hình thức bên ngoài của vỏ hộp nhựa. Bạn nên chú ý đến độ chắc chắn của thân vỏ và chất lượng khay chứa mực. Một con dấu tốt khi cầm sẽ cho cảm giác chắc tay, thao tác dập xuống dứt khoát và vết mộc in ra trên mặt giấy phẳng phiu, đậm nét, không bị mất nét chữ.

Mỗi môi trường làm việc sẽ đặt ra những yêu cầu kỹ thuật riêng biệt cho con dấu. Nắm rõ đặc điểm của từng phương án sẽ giúp bạn cân đối ngân sách hợp lý, chọn đúng sản phẩm đáp ứng tốt nhu cầu mà không gây lãng phí ngân sách ban đầu.

Báo giá khi làm dấu tròn công ty

Việc khắc dấu tròn công ty sẽ được xưởng báo giá khi xác nhận mẫu và số lượng. Báo giá thường đã bao gồm công thợ lên bản vẽ thiết kế, gia công mặt dấu laser và châm sẵn mực ban đầu để đưa vào sử dụng ngay khi nhận bàn giao.

Bên cạnh con dấu tròn pháp nhân, các phòng ban trong công ty thường đặt kèm các sản phẩm dấu văn phòng khác để phục vụ công việc hàng ngày. Việc trang bị đồng bộ các loại con mộc sẽ giúp bộ phận hành chính, kế toán xử lý hồ sơ giấy tờ nhanh chóng hơn. Các sản phẩm bổ trợ thông dụng gồm có:

• Dấu chức danh: dùng để dập kèm dưới chữ ký của Giám đốc, Phó giám đốc hoặc Kế toán trưởng.
• Dấu chữ ký: mô phỏng lại đúng hình dáng nét chữ ký tay thực tế của người quản lý.
• Dấu liền mực (Shiny, Trodat, Colop): dòng cán dấu lật tự động nhập khẩu thông dụng, sử dụng thuận tiện.
• Mực dấu: dùng để châm thêm vào khay chứa khi màu mực đóng ra bị mờ nhạt sau thời gian dài sử dụng.

Đối với các công ty sản xuất cần đóng dấu lên bề mặt đặc thù như màng nilon, bao bì tráng bóng, kim loại hoặc gỗ quét sơn, xưởng sẽ sử dụng loại khay mực chuyên dụng và mực gốc dầu nhanh khô. Các trường hợp này được xưởng báo giá khi xác nhận mẫu và số lượng theo từng yêu cầu thực tế.

Bảng tổng hợp dưới đây giúp bạn tham khảo các phương án con dấu văn phòng và đặc tính kỹ thuật tương ứng:

Lựa chọn cán dấu liền mực theo môi trường sử dụng

Cán dấu lật tự động bằng nhựa cứng hiện nay là lựa chọn phổ biến cho các văn phòng nhờ sự tiện dụng khi thao tác. Cán dấu liền mực giúp bạn không cần mang theo khay mực chấm rời bên ngoài, chỉ cần đặt thân cán ngay ngắn lên trang giấy rồi ấn nhẹ là mặt dấu tự động lật xoay để in hình mộc rõ ràng.

Nếu con dấu chỉ sử dụng tại bàn làm việc của phòng kế toán hoặc phòng hành chính có máy lạnh, bạn có thể chọn các dòng cán lật vỏ nhựa thông thường của hãng Shiny hoặc Trodat. Dòng cán này có trọng lượng nhẹ, thao tác bấm êm ái, giúp người làm văn thư đóng dấu liên tục nhiều văn bản mà không bị mỏi tay.

Trường hợp con dấu phải mang ra ngoài công trường, bàn giao nhận tại kho bãi hoặc sử dụng trực tiếp tại dây chuyền sản xuất nhiều bụi bẩn, bạn nên chọn loại thân cán có kết cấu dày dặn hơn. Môi trường nhà xưởng có nhiều hạt bụi mịn dễ lọt vào khe trượt của cán dấu. Thân cán dày dặn sẽ hạn chế tình trạng nứt vỡ khi vô tình bị va quẹt hay rơi rớt xuống sàn cứng.

Về màu sắc mực đóng dấu tròn doanh nghiệp, quy ước thực tế tại hầu hết các đơn vị kinh doanh ở Việt Nam là sử dụng mực màu đỏ. Màu đỏ giúp vết mộc nổi bật rõ trên nền giấy in chữ đen, đồng thời không bị trùng lặp với màu mực bút bi xanh của người ký tên. Xưởng cung cấp các tùy chọn màu mực gồm đỏ, xanh, tím và đen. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không có yêu cầu nhận diện thương hiệu đặc thù, bạn nên chọn mực đỏ để thuận tiện cho việc giao dịch với ngân hàng và các đối tác bên ngoài.

Để con dấu vận hành bền bỉ qua thời gian dài, người dùng cần lưu ý thao tác bảo quản khay chứa mực bên trong thân cán. Sau một thời gian dập dấu liên tục, bề mặt mút xốp sẽ bị lõm nhẹ theo đường viền của mặt cao su. Khi thấy vết mực nhạt màu, bạn chỉ cần bấm nhẹ hai nút khóa bên hông để tháo khay mực ra, nhỏ đều vài giọt mực chuyên dụng lên bề mặt mút, đợi mực thấm đều rồi lắp lại vào vị trí ban đầu. Bạn không nên dùng các loại mực trôi nổi không rõ nguồn gốc, vì hóa chất không phù hợp có thể làm hỏng mặt cao su khắc chữ.

Các bước bảo quản con dấu tròn tại văn phòng làm việc gồm:

• Bước 1: Sau khi đóng dấu xong, dùng khăn mềm khô lau sạch các sợi xơ giấy và bụi bẩn bám quanh viền mặt dấu.
• Bước 2: Ấn nhẹ thân cán xuống một đoạn ngắn rồi gạt chốt khóa sang hai bên để mặt cao su tách rời khỏi khay mực, tránh làm lún đệm mút khi không dùng.
• Bước 3: Cất con dấu thẳng đứng trong ngăn kéo bàn hoặc tủ tài liệu, tránh để gần nơi có nguồn nhiệt cao hoặc ánh nắng chiếu trực tiếp.
• Bước 4: Định kỳ kiểm tra độ đậm nhạt của vết mực, tiến hành châm thêm mực ngay khi thấy nét chữ đóng ra có dấu hiệu đứt đoạn.

Quy chế lưu trữ và quản lý rủi ro sử dụng con dấu nội bộ

Việc quản lý con dấu trong nội bộ công ty đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng quy chế chặt chẽ bằng văn bản, giao trách nhiệm cho người giữ dấu cụ thể. Do nhà nước không còn quản lý mẫu dấu thay cho doanh nghiệp, công ty phải tự thiết lập các nguyên tắc kiểm soát để bảo vệ quyền lợi của chính mình, hạn chế tình trạng đóng dấu sai thẩm quyền.

Con dấu đóng trên văn bản tạo sự ràng buộc trực tiếp về cam kết cũng như nghĩa vụ của công ty với đối tác. Chữ ký của người đại diện đi kèm với vết mộc đỏ sẽ xác nhận các nghĩa vụ tài chính và thỏa thuận hợp tác. Nếu buông lỏng việc quản lý con dấu, doanh nghiệp rất dễ rơi vào những tranh chấp nội bộ phức tạp hoặc đối mặt nguy cơ thất thoát tài sản.

Xây dựng một quy trình kiểm soát con mộc rõ ràng, khoa học sẽ tạo ra sự an tâm cho các thành viên góp vốn và ban điều hành. Mọi thành viên trong công ty đều phải tuân thủ đúng trình tự đóng dấu, giúp mọi tài liệu phát hành ra bên ngoài đều được kiểm duyệt chặt chẽ.

Xây dựng quy định đóng dấu và quản lý người giữ dấu

Doanh nghiệp cần ban hành quy chế sử dụng và quản lý con dấu nội bộ bằng văn bản, quy định rõ trách nhiệm của cá nhân giữ dấu và trình tự xử lý hồ sơ. Thẩm quyền ban hành quy chế quản lý con dấu thuộc về người đại diện theo pháp luật hoặc cơ quan điều hành công ty, căn cứ vào Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về lưu giữ và sử dụng con dấu của doanh nghiệp.

Người đại diện theo pháp luật nên giao con mộc cho một nhân sự đáng tin cậy quản lý, thường là nhân viên văn thư hoặc kế toán trưởng của đơn vị. Quá trình bàn giao con dấu phải được lập thành biên bản rõ ràng, ghi nhận tình trạng hoạt động của cán dấu, mẫu dập thử ra giấy trắng cùng số lượng con dấu bàn giao. Nhân sự được giao giữ dấu phải cất giữ con mộc trong két sắt hoặc tủ tài liệu có khóa an toàn, không được tự ý mang con dấu ra ngoài trụ sở nếu chưa có sự đồng ý của giám đốc.

Sổ nhật ký theo dõi đóng dấu là công cụ quản lý nội bộ rất thiết thực trong quá trình vận hành hàng ngày. Trước khi đóng dấu vào bất kỳ văn bản nào, người giữ dấu phải kiểm tra xem tài liệu đó đã có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền hay chưa. Sau đó, người giữ dấu ghi chép các thông tin gồm ngày tháng, số lượng bản in, tên đối tác nhận tài liệu, trích yếu nội dung và người trực tiếp nhận tài liệu ký xác nhận vào sổ theo dõi.

Quy định nội bộ của doanh nghiệp nên loại trừ hành vi đóng dấu khống chỉ lên các tài liệu chưa hoàn thiện. Đóng dấu khống chỉ là việc dập con mộc lên tờ giấy trắng chỉ có sẵn chữ ký, hoặc dập dấu vào các hợp đồng còn để trống điều khoản thanh toán, thiếu thông tin đối tác. Đây là kẽ hở quản lý rất lớn, có thể bị kẻ xấu lợi dụng để làm giả giấy tờ vay nợ hoặc phát hành các cam kết trái với ý chí của ban giám đốc.

Ngoài con mộc tròn công ty, các loại dấu kiểm soát kỹ thuật như dấu QC, kiểm hàng tại xưởng cũng cần được quản lý bằng quy định cụ thể. Dấu kiểm hàng thể hiện sản phẩm đã qua kiểm tra kỹ thuật, nếu công nhân dập tùy tiện lên linh kiện chưa đạt yêu cầu thì lô hàng xuất xưởng có thể bị khách hàng trả lại, gây tổn thất lớn cho nhà xưởng.

Xử lý rủi ro khi thay đổi thông tin hoặc mất con dấu

Khi xảy ra sự cố làm mất hoặc thất lạc con dấu, doanh nghiệp cần tiến hành lập biên bản ghi nhận sự việc và ban hành quyết định hủy bỏ hiệu lực của con dấu cũ. Bạn nên làm văn bản trình báo việc mất con dấu gửi cho cơ quan công an địa phương nơi xảy ra sự việc để làm căn cứ lưu hồ sơ nội bộ, hỗ trợ giải quyết các khiếu nại nếu có đối tượng xấu nhặt được con dấu và sử dụng trái phép.

Sau khi đã hoàn tất các biên bản nội bộ về việc mất dấu, doanh nghiệp tiến hành họp ban điều hành để quyết định đặt làm con dấu mới thay thế. Bạn cung cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và giấy tờ tùy thân của người đại diện cho xưởng khắc dấu để làm lại con mộc. Để phân biệt rõ ràng với con dấu cũ đã mất, bạn có thể đề nghị thợ thiết kế chỉnh sửa lại một vài chi tiết nhỏ như thay đổi kiểu chữ viền ngoài, đổi cách ngắt dòng thông tin hoặc chèn thêm biểu trưng nhận diện mới vào tâm con dấu.

Ngay sau khi nhận con dấu mới từ xưởng, công việc quan trọng là bạn phải mang con dấu mới đến các ngân hàng thương mại nơi công ty mở tài khoản để cập nhật thông tin. Bạn sẽ điền vào biểu mẫu thay đổi mẫu dấu, dập thử vết mộc mới và để người đại diện ký xác nhận chữ ký mẫu. Kể từ thời điểm đó, mọi giao dịch rút tiền mặt, ủy nhiệm chi hay hồ sơ vay vốn sẽ chỉ được ngân hàng phê duyệt khi đóng đúng mẫu con dấu mới này.

Bên cạnh việc làm thủ tục tại ngân hàng, bạn nên gửi thông báo bằng văn bản kèm mẫu mộc mới dập thử tới các đối tác và khách hàng thường xuyên. Nội dung cần ghi rõ thời điểm bắt đầu dùng con dấu mới, đồng thời nêu rõ con dấu cũ chấm dứt sử dụng kể từ mốc thời gian đó. Việc chủ động gửi thông báo sớm giúp các bên làm việc ăn khớp và hạn chế nhầm lẫn giấy tờ về sau.

Trường hợp con dấu công ty chỉ bị mòn vẹt mặt cao su do tần suất đóng dập quá lớn, bạn không cần phải thực hiện các thủ tục thay đổi mẫu dấu phức tạp. Bạn chỉ cần yêu cầu xưởng khắc lại một mặt cao su mới sao chép đúng từng đường nét, kích thước của con dấu cũ rồi dán lên cán lật là có thể tiếp tục sử dụng bình thường mà không làm ảnh hưởng đến các giao dịch đang diễn ra.

Bạn hãy gửi yêu cầu qua phiếu báo giá trên website để xưởng liên hệ lại và hỗ trợ cụ thể.