Chữ ký dấu là gì? Cấu tạo, quy cách và các dạng mẫu thông dụng

Chữ ký dấu là con dấu mô phỏng lại chữ ký tay của một người, giúp đóng hình ảnh chữ ký lên giấy tờ mà không cần cầm bút ký từng trang. Khác với chữ ký tươi ký bằng bút mực, dấu chữ ký tạo ra các bản in giống nhau từ mặt cao su khắc sẵn. Dấu chữ ký được dùng nhiều trong các nhà máy, văn phòng, kho hàng để xử lý giấy tờ nội bộ.

Khi sử dụng trên thực tế, con dấu chữ ký không thể thay thế hoàn toàn chữ ký tươi bằng tay trong mọi loại hồ sơ. Đối với các chứng từ kế toán hoặc thủ tục thuế, người xử lý vẫn cần ký trực tiếp bằng tay. Còn trong các trao đổi công việc nội bộ hay thỏa thuận dân sự, con dấu này chỉ dùng thuận tiện khi các bên liên quan cùng chấp thuận.

Chữ ký dấu là gì và khác gì chữ ký tươi?

Chữ ký dấu là con dấu cá nhân thể hiện hình ảnh chữ ký, dập mực lên giấy thay cho thao tác viết tay trực tiếp. Khi nhìn bằng mắt thường, người xem có thể phân biệt được chữ ký tươi và vết mực in từ con dấu.

Chữ ký tươi thể hiện ý chí xác nhận trực tiếp của người ký tại thời điểm ký văn bản, nét mực phụ thuộc vào lực tỳ của tay. Trong khi đó, dấu chữ ký tạo ra các bản in đồng nhất từ mặt dấu khắc sẵn, giúp xử lý hồ sơ nhanh chóng nhưng cần được quản lý chặt chẽ để tránh rủi ro sử dụng sai mục đích.

Cấu tạo cơ bản của con dấu chữ ký liền mực

Con dấu chữ ký liền mực gồm ba phần cơ bản là thân cán lật, khay chứa mực và mặt phôi cao su khắc chữ ký.

Thân cán dấu được làm từ vỏ nhựa định hình, tích hợp sẵn khay mực và mặt dấu bên trong. Thiết kế liền mực cho phép người dùng đóng dấu liên tục mà không cần chấm mực rời bên ngoài.

Mặt phôi là phần thể hiện đường nét chữ ký, quyết định độ sắc nét của vết dập. Mặt dấu thường được gia công bằng cao su khắc laser theo đúng hình dáng chữ ký mẫu, giúp các chi tiết chữ ký thể hiện rõ ràng khi đóng lên giấy.

Khay chứa mực nằm bên trong thân cán dấu, chứa lớp mút thấm mực chuyên dụng. Bạn có thể chọn cán dấu liền mực (Shiny, Trodat, Colop) phù hợp với kích thước nét ký để dấu hoạt động ổn định và giữ mực tốt trong quá trình sử dụng.

Trường hợp nào nên làm con dấu chữ ký

Con dấu chữ ký phù hợp với những người phải ký duyệt số lượng lớn hồ sơ, chứng từ nội bộ mỗi ngày.

Tại các nhà máy, khu công nghiệp, trưởng ca hoặc cán bộ phụ trách giao nhận thường phải ký hàng trăm phiếu xuất nhập vật tư mỗi buổi. Việc cầm bút ký liên tục trong thời gian dài làm mỏi cơ tay, khiến chữ ký về cuối ca dễ bị biến dạng, méo mó. Dùng con dấu giúp người dùng chỉ cần căn đúng vị trí và ấn nhẹ tay, vết mực in ra luôn đều đặn, rõ ràng.

Người làm công việc thủ kho, quản lý đơn hàng, điều phối vận tải cũng rất cần con dấu chữ ký. Khi giao nhận hàng nhiều chuyến, việc đóng dấu nhanh giúp đối tác không phải đứng chờ đợi lâu ở khâu ký nhận. Các văn bản thông báo hoặc phiếu phân công công việc trong nội bộ phòng ban cũng có thể dùng dấu chữ ký để giải quyết công việc nhanh gọn.

Tuy nhiên, người dùng không nên lạm dụng con dấu chữ ký cho các giấy tờ quan trọng ngoài xã hội. Những hợp đồng mua bán tài sản lớn, biên bản bàn giao nhà đất, hồ sơ vay vốn ngân hàng luôn đòi hỏi chữ ký tươi trực tiếp. Việc hiểu rõ ranh giới sử dụng giúp bạn tận dụng được sự tiện lợi của con dấu mà không vướng phải các rắc rối pháp lý.

Khả năng chấp thuận con dấu chữ ký trên văn bản

Con dấu chữ ký chỉ có giá trị khi các bên tham gia giao dịch tự nguyện chấp thuận hoặc dùng trong quản lý nội bộ đơn vị. Các loại giấy tờ pháp lý, hồ sơ công chứng và chứng từ kế toán không được phép sử dụng con dấu đóng sẵn thay cho chữ ký tươi viết tay. Để hiểu rõ từng trường hợp được phép dùng, các điều khoản cấm và rủi ro pháp lý liên quan, bạn có thể tham khảo bài viết chữ ký dấu có giá trị pháp lý không.

Các chứng từ và giấy tờ nội bộ được phép sử dụng

Con dấu chữ ký phát huy tác dụng tốt trên các biểu mẫu, chứng từ lưu hành trong nội bộ của doanh nghiệp.

Trong phạm vi quản lý nội bộ doanh nghiệp theo quy chế do người đại diện ban hành, con dấu chữ ký được dùng trên các phiếu điều chuyển thiết bị, biên bản kiểm đếm vật tư, thẻ theo dõi công đoạn sản xuất. Những giấy tờ này chỉ dùng để đối soát công việc giữa các phòng ban với nhau, không nộp cho cơ quan nhà nước và không làm thay đổi nghĩa vụ thuế. Người quản lý xưởng có thể dập dấu nhanh lên phiếu giao hàng nội bộ để hàng hóa chuyển sang công đoạn kế tiếp mà không bị gián đoạn.

Ngoài ra, dấu chữ ký còn dùng được trên các thông báo lịch làm việc, phiếu giao việc hằng ngày, bản kế hoạch tuần của phòng ban. Khi lãnh đạo đơn vị đi công tác vắng, nhân viên văn phòng được giao dấu có thể dập dấu lên các thông báo nội bộ đã được duyệt qua thư điện tử. Cách làm này giúp quy trình công việc trong công ty diễn ra trôi chảy, không phụ thuộc vào việc lãnh đạo có mặt trực tiếp tại bàn làm việc.

Người dùng cũng có thể dùng con dấu chữ ký để đóng lên tài liệu đào tạo nội bộ, chứng chỉ tham gia khóa học ngắn hạn của công ty. Miễn là các văn bản đó chỉ có giá trị công nhận trong nội bộ tổ chức, không mang tính chất pháp lý nhà nước, thì việc dùng dấu chữ ký hoàn toàn thuận tiện và hợp lý.

Mẫu con dấu chữ ký thực tế theo từng nhu cầu sử dụng

Tùy theo vị trí công tác và thói quen làm việc, con dấu chữ ký được thiết kế thành nhiều mẫu bố cục khác nhau. Việc chọn đúng bố cục giúp con dấu thể hiện đầy đủ nội dung, vừa vặn với khoảng trống trên giấy tờ.

Một số người chỉ cần thể hiện đường nét chữ ký đơn giản, trong khi người khác cần bổ sung thêm họ tên hoặc chức danh đi kèm. Khi đặt làm con dấu, bạn nên nhìn vào vị trí ô ký trên giấy tờ thực tế của mình để chọn mẫu cán dấu phù hợp.

Dưới đây là bảng tổng hợp các nhóm mẫu con dấu chữ ký thường được người dùng lựa chọn:

Nhóm mẫu dấu chữ ký đơn thuần giữ đúng tỷ lệ nét tay

Mẫu dấu chữ ký đơn thuần chỉ chứa nét vẽ mô phỏng chữ ký của bạn, không kèm thêm bất kỳ dòng chữ nào khác.

Mẫu này thích hợp khi các biểu mẫu tại nơi làm việc của bạn đã in sẵn dòng họ tên đầy đủ ở bên dưới ô ký. Thao tác dập dấu rất nhanh, bạn chỉ cần căn chỉnh con dấu vào khoảng trống phía trên phần họ tên đã in sẵn. Kích thước cán của mẫu dấu đơn thường gọn gàng, vừa tay cầm, dễ dàng bỏ túi mang theo khi đi kiểm tra công trường hoặc nhà xưởng.

Khi làm mẫu dấu này, thợ khắc sẽ giữ nguyên tỷ lệ chiều rộng và chiều cao của nét ký gốc. Chữ ký dài hay ngắn, nét vẩy cao hay thấp sẽ được giữ đúng phong thái viết tay ban đầu của bạn. Nếu chữ ký có nét gạch chân kéo dài, thợ sẽ bố trí cán dấu có chiều ngang đủ rộng để nét gạch không bị cắt cụt.

Khuyết điểm của mẫu dấu đơn là nếu đóng lên một tờ giấy trắng tinh, người đọc hồ sơ có thể không đọc ra được tên của bạn. Do đó, nếu biểu mẫu công việc chưa có phần in sẵn họ tên, bạn nên cân nhắc chuyển sang mẫu dấu có kèm tên bên dưới.

Nhóm mẫu dấu chữ ký kết hợp họ và tên bên dưới

Mẫu dấu chữ ký kết hợp họ tên gồm hai phần, nét chữ ký nằm ở tầng trên và họ tên đầy đủ nằm ở tầng dưới.

Mẫu dấu này kết hợp cả hai nội dung trong một lần dập. Người dùng vừa đóng được chữ ký, vừa để lại họ tên rõ ràng, giúp người nhận giấy tờ biết ngay ai là người chịu trách nhiệm kiểm tra. Dòng họ tên bên dưới có thể chọn kiểu chữ in hoa thẳng đứng hoặc kiểu chữ nghiêng mềm mại tùy theo thói quen của bạn.

Kích thước cán dùng cho mẫu này cần có chiều cao lớn hơn mẫu dấu đơn để chứa đủ hai tầng nội dung. Khoảng cách giữa đuôi nét chữ ký và đầu chữ của phần họ tên được căn chỉnh hợp lý, tránh để nét ký đè lên chữ tên gây rối mắt. Khi bạn có họ tên dài bốn hoặc năm từ, thợ sẽ chọn cán dấu có bề ngang rộng hơn để các con chữ không bị nén quá hẹp.

Mẫu dấu kèm tên rất tiện cho nhân viên kho vận, nhân viên kỹ thuật dấu QC, kiểm hàng hoặc người làm văn thư tiếp nhận hồ sơ. Mỗi nhát dập tạo ra hình ảnh gọn gàng, rõ nét, giúp khâu bàn giao chứng từ nội bộ diễn ra nhanh chóng.

Nhóm mẫu dấu chữ ký kèm chức danh và họ tên đầy đủ

Mẫu dấu chữ ký kèm chức danh là loại dấu có kích thước lớn, thể hiện đầy đủ chức vụ, chữ ký và họ tên người ký.

Bố cục con dấu gồm ba tầng xếp từ trên xuống dưới, trên cùng là chức danh quản lý, ở giữa là nét chữ ký, dưới cùng là họ tên đầy đủ. Con dấu này thường được các vị trí như Trưởng phòng kỹ thuật, Quản đốc xưởng, Tổ trưởng sản xuất sử dụng để duyệt nhanh các bản vẽ thi công hoặc phiếu đề xuất cấp phát vật tư. Thay vì phải viết tay chức vụ, ký tên rồi ghi họ tên, người quản lý chỉ cần đóng một lần dấu là hoàn thành việc duyệt hồ sơ.

Do chứa nhiều nội dung, loại dấu này cần cán dấu cỡ lớn để chữ in ra có độ lớn vừa mắt, dễ đọc. Chiều cao của khung dấu phải đủ rộng để nét ký ở giữa không bị ép bẹp lại, giữ được sự thanh thoát tự nhiên của chữ ký tay. Nếu chọn cán quá nhỏ, các nét chữ sẽ dính vào nhau, tạo thành một vệt mực đậm khó coi khi đóng xuống giấy.

Mẫu dấu ba tầng này sử dụng phôi cán lớn và cần thời gian căn chỉnh maket kỹ lưỡng, xưởng sẽ báo giá khi xác nhận mẫu và số lượng. Tính tiện dụng của mẫu dấu này rất cao đối với những người quản trị cần duyệt giấy tờ nội bộ liên tục trong ngày.

Lựa chọn màu mực đỏ hoặc mực xanh khi làm con dấu

Màu mực của con dấu chữ ký thường được lựa chọn dựa vào nhu cầu quản lý nội bộ của từng đơn vị hoặc tính chất cụ thể của từng loại hồ sơ cần đóng.

Tùy thuộc vào quy ước nhận diện nội bộ của từng phòng ban hoặc tiêu chuẩn quản lý của đơn vị mà người dùng lựa chọn màu mực xanh, đỏ, đen hoặc tím.

Màu mực xanh tạo độ tương phản rõ trên nền văn bản in chữ đen, giúp phân biệt nét dấu với nội dung in sẵn. Màu mực đỏ thường được áp dụng cho các khâu kiểm tra, đối soát hoặc phê duyệt để tạo điểm nhấn thị giác rõ ràng trên tài liệu.

Một điểm người dùng cần lưu ý là màu vỏ nhựa bên ngoài cán dấu không liên quan đến màu mực bên trong. Cán dấu vỏ màu xanh vẫn có thể lắp khay mực màu đỏ, cán dấu vỏ đỏ vẫn có thể lắp khay mực xanh. Khi đặt làm dấu, bạn nên nói rõ màu mực mình cần để thợ lắp đúng khay mực mong muốn.

Hướng dẫn từng bước chuẩn bị chữ ký mẫu để đặt khắc dấu

Khâu chuẩn bị mẫu chữ ký trên giấy là bước quan trọng, quyết định trực tiếp độ sắc nét của con dấu sau khi hoàn thiện. Người dùng cần chuẩn bị mẫu ký cẩn thận theo đúng các bước dưới đây để thợ máy có thể xử lý hình ảnh chuẩn xác.

Nhiều người có thói quen ký vội lên một mảnh giấy nháp có dòng kẻ rồi chụp ảnh gửi đi. Việc này khiến hình ảnh chữ ký bị dính các đường kẻ đen, làm thợ mất nhiều thời gian tẩy xóa nét thừa, nét chữ ký khi vẽ lại dễ bị méo hoặc răng cưa. Chuẩn bị mẫu ký trên giấy trắng tinh sẽ giúp quá trình làm dấu diễn ra nhanh và nét dấu đạt độ tinh xảo cao.

Dưới đây là các bước chuẩn bị mẫu chữ ký mà bạn nên thực hiện:

• Bước 1: Chuẩn bị một tờ giấy trắng tinh, không có hoa văn, không có dòng kẻ ngang hoặc ô ly.
• Bước 2: Dùng bút bi ngòi đậm hoặc bút gel mực đen, xanh đậm để viết chữ ký.
• Bước 3: Ký từ ba đến năm chữ ký liền mạch, chọn ra chữ ký có đường nét ưng ý nhất.
• Bước 4: Đặt một cây thước kẻ có vạch chia milimet ngay sát bên dưới chữ ký để làm mốc tỷ lệ.
• Bước 5: Chụp ảnh vuông góc thẳng đứng từ trên xuống, đủ ánh sáng, không để bóng tay che khuất.

Cách ký mẫu ra giấy trắng để máy quét nhận diện nét

Bạn nên chọn một tờ giấy in văn phòng màu trắng còn mới, phẳng phiu, không bị nhăn nhúm hay dính bụi bẩn.

Đặt tờ giấy lên một mặt bàn cứng, phẳng hoàn toàn. Bạn không nên lót các xấp giấy mềm hoặc khăn trải bàn phía dưới, vì khi tỳ bút viết, đầu bút sẽ làm lún mặt giấy khiến nét mực bị nhòe và to bè ra. Về bút ký, bạn nên chọn loại bút bi hoặc bút gel nước có ngòi ra mực đều, nét mực dứt khoát, không bị tắc mực giữa chừng. Tránh dùng bút chì vì nét vẽ mờ, máy quét không bắt được nét, và cũng không nên dùng bút dạ quang vì nét quá to làm mất chi tiết chữ ký.

Bạn hãy ngồi thoải mái, thả lỏng cổ tay và ký vài chữ ký lên giấy với tốc độ bình thường như khi bạn ký văn bản hằng ngày. Ký xong, bạn nhìn lại và dùng bút khoanh tròn chữ ký nào có nét rõ ràng, liền mạch và đúng phong cách chữ ký thường dùng của mình nhất.

Xác định điểm bắt đầu nét ký rõ ràng, tránh nét đứt đoạn

Điểm bắt đầu của chữ ký là vị trí đầu tiên ngòi bút chạm xuống mặt giấy, cần có lực ấn vừa đủ để mực ra trơn tru.

Một lỗi thường gặp khi ký nhanh là người ký hay lướt ngòi bút khi đầu bút chưa chạm hẳn xuống giấy. Thao tác này tạo ra phần đầu chữ ký bị mờ nhạt, xước nét hoặc đứt quãng thành các chấm nhỏ. Khi đưa ảnh vào phần mềm xử lý, hệ thống đồ họa có thể nhận nhầm nét xước mờ này là vết bẩn của giấy và tự động xóa bỏ. Hậu quả là con dấu khi đóng ra sẽ bị cụt mất phần đầu của nét ký.

Bạn cần chủ động đặt ngòi bút chạm chắc chắn vào mặt giấy rồi mới bắt đầu lượn nét sang các chữ tiếp theo. Một điểm bắt đầu rõ nét, mực đậm đều sẽ giúp thợ đồ họa dễ dàng khóa đường biên và vẽ lại vector chính xác.

Điểm nối giữa các con chữ cần liền mạch, không run tay

Đường nét chuyển tiếp giữa các chữ cái trong chữ ký cần được đưa bút một cách liền mạch, nhịp nhàng và dứt khoát.

Khi ký mẫu làm dấu, một số người vì quá cẩn thận nên thường nắn nót đưa bút rất chậm. Việc di chuyển ngòi bút chậm chạp khiến nét mực bị run, đường viền lượn sóng và xuất hiện các nốt mực đọng to bất thường trên đường nét. Ngược lại, nếu ký quá ẩu, ngòi bút bị nhấc lên khỏi mặt giấy giữa chừng, tạo ra các khoảng đứt gãy làm mất đi sự liên kết của chữ ký.

Bạn hãy giữ tốc độ di bút vừa phải, giữ lực tỳ của ngòi bút ổn định trong suốt quá trình ký. Các đoạn lượn vòng cung hoặc nét móc cần được thực hiện trong một lần đưa tay dứt khoát. Nếu lỡ tay làm nét bị gãy, bạn hãy ký lại một chữ ký mới ở dòng dưới, tuyệt đối không dùng bút tô đè lên nét cũ vì việc tô đè sẽ làm nét chữ bị bết dính rất khó xử lý.

Cách kết thúc nét gạch dưới chân hoặc đuôi nét ký dứt khoát

Nét đuôi hoặc nét gạch dưới chân chữ ký thường là điểm tạo điểm nhấn cho toàn bộ chữ ký của mỗi người.

Nhiều người có thói quen hất ngòi bút thật nhanh ở cuối chữ ký để tạo nét vuốt nhọn bay bổng. Tuy nhiên, nếu nét vuốt quá mảnh như sợi tơ, khi chụp ảnh lại, chi tiết này rất dễ bị chìm vào nền trắng của bức ảnh. Khi đưa vào khắc trên cao su, những nét quá mỏng sẽ khó giữ được độ bền cơ học lâu dài, phần cao su mảnh đó có thể bị mòn hoặc rách sau một thời gian đóng dấu liên tục.

Để con dấu bền và rõ nét, ở điểm kết thúc của chữ ký, bạn nên giữ ngòi bút chạm mặt giấy chậm lại một chút để nét có độ dày nhất định. Nét kết thúc dứt khoát với độ đậm đều sẽ giúp con dấu đóng ra luôn thể hiện trọn vẹn chiều dài của đuôi chữ ký, không bị mất nét khi dập lên các loại giấy thô ráp.

Các lỗi thường gặp khi lấy mẫu chữ ký

Nắm rõ các lỗi thường gặp trong khâu chuẩn bị mẫu sẽ giúp bạn không phải mất công ký lại và gửi ảnh nhiều lần.

Các lưu ý kỹ thuật cần tránh khi chuẩn bị chữ ký mẫu:

• Ký trên giấy có dòng kẻ hoặc giấy sổ tay in ô vuông, làm đường kẻ cắt ngang chữ ký khiến việc tách nền rất khó khăn.
• Chụp ảnh trong phòng tối hoặc chụp ngược sáng, bóng của thiết bị chụp đổ trùm lên trang giấy làm ảnh bị loang lổ vùng sáng tối.
• Cầm máy ảnh chụp nghiêng một góc thay vì đặt máy ảnh song song với mặt giấy, làm chữ ký trong ảnh bị méo mó, biến dạng tỷ lệ so với thực tế.
• Dùng bút lông ngòi quá to để ký, khiến các khe hẹp bên trong chữ ký bị mực bệt dính vào nhau thành một khối đen đặc.
• Dùng giấy đã qua sử dụng có in chữ ở mặt sau, chữ in mặt sau bị hằn mờ xuyên qua mặt trước làm lẫn vào nét ký tay.

Quy trình xưởng tiếp nhận và dựng bản duyệt con dấu

Quá trình gia công một con dấu chữ ký tại xưởng bao gồm nhiều khâu kiểm tra, xử lý đồ họa và thử nghiệm kỹ lưỡng. Dưới đây là các bước gia công từ khi nhận mẫu chữ ký đến khi hoàn thiện con dấu chuyển tới bạn.

Mỗi con dấu chữ ký là sản phẩm cá nhân hóa gắn liền với công việc của từng người, do đó thợ kỹ thuật luôn thực hiện từng công đoạn cẩn thận để con dấu đạt độ chuẩn xác cao so với mẫu ký gốc.

Các bước tiếp nhận và gia công con dấu tại xưởng gồm có:

• Bước 1: Tiếp nhận thông tin yêu cầu qua phiếu báo giá trên website, sau đó nhận hình ảnh chụp chữ ký hoặc bản quét từ khách hàng khi liên hệ hỗ trợ.
• Bước 2: Đo đạc chiều dài, chiều cao thực tế của chữ ký trên mẫu giấy để giữ đúng tỷ lệ.
• Bước 3: Dựng bản vẽ maket trên máy tính, chuyển nét ký thành dạng vector kỹ thuật số, khử răng cưa.
• Bước 4: Gửi bản duyệt maket có ghi rõ kích thước cho khách hàng kiểm tra và chốt mẫu.
• Bước 5: Đưa phôi cao su vào máy khắc laser, cắt sâu rãnh nét, lắp vào cán dấu và đóng thử nghiệm thu.

Tiếp nhận ảnh chụp hoặc bản quét chữ ký từ người dùng

Xưởng tiếp nhận thông tin từ phiếu yêu cầu trên website và liên hệ lại với bạn để nhận ảnh chụp chữ ký, ưu tiên gửi ảnh dưới dạng tệp tài liệu để giữ nguyên độ phân giải.

Khi nhận ảnh, thợ kỹ thuật sẽ mở ảnh trên màn hình lớn để kiểm tra độ sắc nét của đường biên nét mực. Nếu ảnh chụp bị mờ, rung tay hoặc bị vỡ hạt, thợ sẽ liên hệ lại để hướng dẫn bạn chụp một tấm ảnh khác rõ ràng hơn. Việc kiểm tra kỹ chất lượng ảnh ngay từ khâu đầu vào giúp con dấu khi khắc ra không bị biến dạng hay sai lệch chi tiết.

Đo kích thước thực tế nét ký tay của khách hàng

Để con dấu đóng ra có kích thước tương đồng với chữ ký tay thật của bạn, thợ cần biết số đo chiều dài của nét ký trên giấy.

Nếu trong ảnh chụp bạn đã đặt sẵn một cây thước kẻ milimet bên cạnh chữ ký, thợ chỉ cần dựa vào các vạch chia trên thước để căn chỉnh tỷ lệ chuẩn xác trên phần mềm. Trường hợp trong ảnh không có thước kẻ, bạn hãy lấy thước đo chiều dài từ điểm đầu bên trái đến điểm cuối cùng bên phải của chữ ký trên giấy, rồi gửi số đo milimet đó cho xưởng. Thợ sẽ điều chỉnh bản vẽ đúng theo số đo bạn đã cung cấp, giữ nguyên dáng vẻ tự nhiên của chữ ký.

Dựng maket trên máy tính theo kích cỡ cán dấu

Sau khi có hình ảnh và số đo, thợ đồ họa sẽ tiến hành vẽ lại toàn bộ đường nét chữ ký thành các đường vector sắc nét.

Quá trình vẽ lại nét đòi hỏi sự tỉ mỉ của người thợ để bù nét ở những điểm ngắt và làm mượt các đường cong. Nếu bạn chọn làm dấu chữ ký có kèm họ tên hoặc dấu chức danh, thợ sẽ gõ thêm phần chữ theo kiểu chữ bạn đã chọn, sắp xếp bố cục cân đối vào khung cán dấu. Khoảng cách giữa các mép chữ và đường viền cán dấu luôn được tính toán hợp lý để mặt cao su khi đóng xuống không bị cấn mép nhựa.

Khách kiểm tra kích thước và chốt bản in mẫu trước khi đưa vào máy khắc

Trước khi tiến hành khắc trên cao su, xưởng luôn gửi bản maket hoàn chỉnh để bạn xem lại và duyệt mẫu.

Bản duyệt thể hiện rõ hình ảnh chữ ký, dòng họ tên, kích thước tổng thể tính bằng milimet và màu mực dự kiến. Bạn nên xem kỹ từng con chữ, dấu tiếng Việt của phần họ tên xem đã chính xác chưa. Khi bạn xác nhận đồng ý với bản duyệt, xưởng mới bắt đầu cho máy chạy khắc cao su.

Khắc xong, thợ sẽ lắp mặt cao su vào thân cán, châm mực và dập thử ra giấy để kiểm tra độ đều nét trước khi bàn giao con dấu.

Cách bảo quản mặt dấu cao su và xử lý lỗi lem mực

Bảo quản con dấu đúng cách giúp mặt cao su bền bỉ và giữ cho vết đóng luôn rõ ràng qua nhiều năm sử dụng. Dưới đây là những lưu ý khi vệ sinh, châm mực và sử dụng con dấu trên các chất liệu giấy khác nhau.

Vệ sinh mặt cao su khi bụi giấy bám vào khe nét ký nhỏ

Sau một thời gian sử dụng, bụi giấy và xơ sợi từ bề mặt tài liệu sẽ bám vào các khe hẹp của mặt cao su, khiến nét chữ ký khi đóng ra bị nhòe hoặc mất nét. Khi thấy vết dập không còn sắc nét, bạn cần vệ sinh lại mặt phôi cao su.

Bạn hãy ấn nhẹ cán dấu xuống một đoạn rồi bấm chốt khóa ở hai bên hông cán để giữ cho mặt cao su lộ hẳn ra ngoài. Dùng một chiếc tăm bông khô hoặc bàn chải lông mềm quét nhẹ dọc theo các rãnh chữ để lấy sạch bụi giấy bám bên trong. Bạn tuyệt đối không dùng kim khâu, đầu kéo hay dao nhọn để cậy bụi bẩn, vì các vật sắc nhọn sẽ làm xước rách bề mặt cao su, khiến con dấu bị hỏng vĩnh viễn và phải làm lại mặt mới.

Cách châm mực đúng liều lượng vào khay tránh hiện tượng nhòe chữ

Đổ quá nhiều mực vào khay là nguyên nhân phổ biến khiến con dấu bị nhòe mực, loang lổ và biến dạng chữ ký khi đóng.

Khi thấy vết đóng bị mờ nhạt do cạn mực, bạn cần châm thêm mực dấu chuyên dụng vào khay. Bạn hãy nhấn chốt khóa để tháo khay thẻ mực ra khỏi thân cán dấu. Nhỏ từ từ vài giọt mực rải đều lên bề mặt tấm mút xốp, để yên khoảng vài phút cho mực ngấm sâu vào trong lõi bông rồi mới lắp khay trở lại cán dấu. Sau khi lắp khay mực, bạn hãy đóng thử vài nhát lên tờ giấy nháp để xả bớt lượng mực đọng dư thừa trên bề mặt trước khi đóng lên văn bản chính thức.

Bạn có thể gửi yêu cầu qua phiếu báo giá trên website để xưởng liên hệ lại và dựng bản duyệt kiểm tra trước khi khắc.