Cách mở con dấu tròn và tháo khay mực đúng thao tác

Mỗi khi con dấu đóng ra giấy bị mờ, đứt nét hoặc không đều màu, bạn cần mở con dấu để châm thêm mực hoặc thay miếng đệm mới. Thao tác mở con dấu tròn không quá phức tạp, nhưng nếu bạn làm sai lực, các ngàm nhựa bên trong rất dễ bị toét hoặc gãy vỡ. Khi ngàm nhựa bị cong, việc dập dấu sau đó sẽ không còn chuẩn xác, thậm chí làm kẹt cả cụm trục xoay bên trong.

Nhiều người khi thấy dấu hết mực thường cố tình kéo giật khay mực ra ngay khi con dấu đang ở trạng thái nghỉ. Cách làm này khiến mặt cao su khắc chữ vẫn còn tì chặt vào đệm mút, dẫn tới việc rách mặt chữ hoặc làm bung toàn bộ khay mực. Để lấy khay mực ra một cách an toàn, bạn cần nén thân dấu xuống một đoạn ngắn để tạo khe hở, sau đó mới tiến hành đẩy khay trượt ra ngoài.

Thao tác tháo khay mực đòi hỏi sự khéo léo, đều tay và quan sát cẩn thận từng khớp nối. Khi bạn hiểu rõ đường đi của các rãnh trượt, việc mở con dấu sẽ diễn ra êm ái, không tốn nhiều sức lực và không làm lem mực ra các ngón tay. Việc thao tác đúng kỹ thuật còn giúp các chi tiết định vị bằng nhựa giữ được độ bền qua thời gian sử dụng.

Bài viết này hướng dẫn chi tiết từng bước thao tác và các lưu ý an toàn khi tháo lắp khay mực con dấu tròn tại văn phòng.

Vị trí chốt khóa và cấu tạo bên ngoài khay mực

Khi bạn muốn tháo khay mực của dòng dấu tròn công ty, việc hiểu rõ vị trí dừng cữ trung gian là điều cần thiết. Nếu bạn để dấu ở trạng thái tự nhiên, khay mực bị mặt cao su đè chặt, hoàn toàn không có khe hở để rút khay. Ngược lại, nếu bạn ấn dấu xuống kịch sàn, mặt cao su lại chạm xuống bàn, che lấp toàn bộ khe hở phía trên. Do đó, bạn chỉ có thể lấy khay mực ra khi thân dấu được hãm lơ lửng ở vị trí giữa chừng.

Vị trí chốt bấm khóa hai bên hông dấu

Hai nút bấm khóa được bố trí đối xứng ở hai bên sườn của khung chân đế, ngang tầm với rãnh trượt của khay mực. Mỗi nút bấm thực chất là một chốt nhựa có độ đàn hồi cao, ăn khớp với các hốc giữ được tạo sẵn trên phần thân trượt bên trong.

Nhiệm vụ chính của hai chốt này là giữ cho thân dấu ở trạng thái nén lưng chừng khi bạn ấn hạ nắp dấu xuống một đoạn ngắn. Ở trạng thái sử dụng bình thường, hai chốt này nằm ẩn sâu hoặc hơi nhô nhẹ ra ngoài vỏ, không cản trở hành trình dập dấu đóng tài liệu. Chỉ khi bạn cố ý dùng tay nén thân dấu xuống và đồng thời đẩy hai nút này vào trong, ngàm khóa mới gài chặt vào hốc giữ để cố định chiều cao của con dấu.

Dấu hiệu nhận biết chốt đã ăn khớp là khi bạn buông tay khỏi nắp trên, con dấu không bị nảy bật lên vị trí cao nhất. Thân dấu lúc này đứng yên ở vị trí cữ trung gian, tạo ra một khoảng trống nhìn thấy được giữa mặt chữ cao su và khay mực. Khoảng hở này giúp mặt khắc chữ hoàn toàn tách rời khỏi miếng mút đệm, loại bỏ lực ma sát cơ học khi bạn kéo khay mực trượt ngang ra bên ngoài.

Nếu bạn thấy con dấu vẫn tự động bung lên sau khi đã bấm nút, điều đó cho thấy chốt chưa ăn khớp vào đúng rãnh hãm. Lỗi này thường do bạn ấn nắp dấu chưa đủ độ sâu, hoặc lực đẩy chốt ở hai bên sườn chưa đều nhau. Khi một bên chốt đã vào ngàm còn một bên bị trượt ra ngoài, khung dấu sẽ bị vặn vẹo nhẹ, khiến việc tháo lắp khay mực gặp khó khăn và dễ làm trầy xước vỏ nhựa.

Khay mực và khấc trượt bên trong khung dấu

Khay mực của con dấu tròn là một ngăn kéo nhỏ bằng nhựa phẳng, chứa một miếng đệm mút xốp nỉ thẩm thấu mực bên trong. Khay này nằm ngang ngay giữa thân con dấu, có thể trượt ra trượt vào dọc theo hai rãnh dẫn hướng của khung vỏ.

Mặt dưới của khay mực là lớp đệm mút nỉ lộ ra ngoài, quay úp xuống phía dưới để tiếp xúc trực tiếp với mặt chữ khắc laser. Lớp mút nỉ này giữ dung dịch mực, nhả mực đều đặn mỗi khi mặt cao su dập vào và hạn chế mực bay hơi ra không khí. Khi sờ tay vào hai mép ngoài của khay mực, bạn sẽ thấy có các gờ nhựa nhỏ nhô ra làm điểm tì ngón tay để đẩy hoặc kéo khay ra khỏi khung dấu.

Mặt lưng của khay mực là một tấm nhựa kín hoàn toàn, phẳng nhẵn, thường có in dập chìm tên thương hiệu hoặc ký hiệu mã khay. Bạn cần quan sát kỹ chi tiết này để luôn định vị đúng hướng khi lắp khay trở lại vào thân dấu. Mặt nhựa kín phải luôn luôn quay lên phía trên đỉnh con dấu, còn mặt mút nỉ thấm mực phải luôn hướng xuống dưới đáy.

Nếu bạn lắp ngược chiều khay mực, mặt nhựa cứng sẽ quay xuống dưới chạm vào mặt chữ cao su, còn mặt bông thấm mực lại quay ngược lên trời. Khi đó, con dấu dập xuống giấy sẽ hoàn toàn không có nét mực, đồng thời mặt chữ khắc cao su có thể bị cấn xước do va chạm liên tục vào tấm nhựa cứng. Nắm rõ kết cấu mặt lưng và khấc trượt giúp bạn thao tác chuẩn xác, nhanh gọn và giữ được độ sắc nét cho con dấu.

Hướng dẫn các bước mở con dấu tròn và tháo khay mực

Thao tác mở con dấu và lấy khay mực ra ngoài cần được tiến hành cẩn thận theo đúng trình tự kỹ thuật. Bạn không nên vội vã dùng móng tay hoặc vật cứng cậy móc khay mực khi chưa khóa cữ an toàn cho thân dấu.

Trước khi bắt đầu, bạn nên chuẩn bị một vị trí làm việc bằng phẳng, đủ ánh sáng và sạch bụi bẩn. Bụi giấy hoặc xơ vải nếu rơi vào khay mực sẽ làm giảm chất lượng hút mực của miếng mút nỉ, gây ra tình trạng bết dính nét chữ khi dập văn bản. Bạn cũng nên chuẩn bị sẵn một vài tờ giấy lót sạch, một chiếc khăn giấy khô và một lọ mực dấu phù hợp với chất liệu con dấu của mình.

Đối với người dùng dòng dấu liền mực (Shiny, Trodat, Colop), việc tuân thủ lực tay nhẹ nhàng là yếu tố quyết định độ bền của toàn bộ khung vỏ. Các bước thực hiện cụ thể được tổng hợp qua bảng hướng dẫn dưới đây:

Mỗi bước trong quy trình đều có những lưu ý cơ học riêng biệt. Thực hiện thuần thục từng động tác giúp bạn tự tin bảo dưỡng con dấu của cơ quan, doanh nghiệp mà không cần nhờ đến sự trợ giúp của thợ sửa chữa.

Bước 1. Ấn hạ thân dấu và khóa chốt hai bên

Đầu tiên, bạn đặt con dấu đứng thẳng trên mặt bàn phẳng, giữ chắc phần chân đế bằng các ngón tay của một bàn tay. Việc đặt con dấu lên mặt bàn giúp phân bổ lực ép đều đặn, tránh tình trạng thân dấu bị nghiêng lệch khi bạn tác động lực từ phía trên xuống.

Tiếp theo, bạn dùng lòng bàn tay hoặc ngón tay cái ấn nhẹ phần nắp trên của con dấu xuống một đoạn ngắn. Khi ấn xuống, bạn nhìn qua khe hở của thân nhựa trong suốt để quan sát cụm xoay chứa mặt cao su. Bạn sẽ thấy mặt cao su bắt đầu tách rời khỏi miếng đệm mực và hơi xoay một góc nhỏ hướng về phía dưới. Bạn dừng lực ấn ngay khi nhìn thấy một khoảng trống mở ra giữa khay mực và bề mặt chữ cao su.

Trong khi tay trên vẫn đang giữ nguyên độ nén của thân dấu, bạn dùng ngón trỏ và ngón cái của tay còn lại bấm đồng thời vào hai nút chốt ở hai bên hông. Bạn đẩy hai nút chốt này trượt nhẹ vào phía trong thân dấu, sau đó từ từ thả lỏng tay đang ấn nắp đỉnh. Nếu thao tác đúng, hai chốt khóa sẽ gài chặt vào rãnh hãm, giữ cho thân con dấu đứng yên ở trạng thái lơ lửng lưng chừng.

Nếu bạn thả tay ra mà thân dấu lập tức bật nảy trở lại vị trí cao nhất, điều đó có nghĩa là bạn ấn chốt chưa đủ sâu hoặc chưa đúng cữ. Bạn tuyệt đối không nên dùng sức đè nghiến con dấu xuống bàn, vì làm như vậy rất dễ khiến trục xoay vượt quá hành trình cho phép. Hãy thả lỏng tay hoàn toàn, đưa con dấu về vị trí ban đầu rồi thực hiện lại thao tác ấn hạ và bấm chốt một cách nhịp nhàng.

Bước 2. Đẩy khay mực trượt ngang ra khỏi rãnh

Khi con dấu đã được khóa chắc chắn ở vị trí lơ lửng, khe chứa khay mực sẽ ở trạng thái hoàn toàn tự do, không bị bất kỳ lực ép nào tì đè lên bề mặt. Bạn quan sát hai bên sườn dấu để xác định cạnh sau của khay mực.

Bạn dùng đầu ngón tay trỏ hoặc phần đầu tù của một chiếc bút bi ấn nhẹ vào cạnh sườn của khay mực theo phương ngang. Lực đẩy ngang này sẽ làm khay mực trượt nhô ra khỏi thân dấu ở phía đối diện. Bạn chỉ cần đẩy cho mép khay nhô ra một đoạn ngắn vừa đủ để các đầu ngón tay có thể kẹp lấy phần gờ nhựa bên ngoài.

Sau đó, bạn chuyển tay sang phía bên kia, dùng ngón cái và ngón trỏ cầm chắc vào hai mép nhựa của khay mực rồi kéo từ từ ra ngoài. Bạn cần giữ cho đường rút của khay luôn song song với mặt bàn, tránh kéo giật chéo lên trên hoặc bẻ gập xuống dưới. Nếu bạn kéo lệch góc, cạnh nhựa của khay mực có thể cọ xát vào rãnh dẫn hướng, gây trầy xước rãnh hoặc làm kẹt khay mực ngay giữa chừng.

Khi khay mực đã ra khỏi thân dấu, bạn đặt ngay ngắn khay lên tờ giấy lót đã chuẩn bị từ trước. Bạn luôn nhớ đặt ngửa phần mút nỉ chứa mực lên trên, để mặt nhựa kín tiếp xúc với mặt giấy nháp. Cách đặt này giúp mặt bông không bị dính bụi bẩn từ mặt bàn, đồng thời ngăn ngừa dung môi mực đỏ thấm lan ra bề mặt làm việc và tránh làm dính mực vào các đầu ngón tay.

Bước 3. Lắp lại khay mực và mở khóa thân dấu

Sau khi đã hoàn thành việc châm thêm mực dấu hoặc thay thế miếng tampon mới, bạn tiến hành lắp khay mực trở lại vào vị trí cũ bên trong thân dấu. Thao tác lắp lại đòi hỏi sự cẩn trọng về chiều của khay để con dấu có thể hoạt động trơn tru.

Bạn cầm khay mực bằng hai ngón tay, kiểm tra kỹ để chắc chắn bề mặt nỉ xốp chứa mực đang quay xuống phía dưới, còn mặt lưng nhựa nhẵn bóng quay lên trên. Bạn căn chỉnh hai mép của khay mực cho khớp với hai rãnh trượt dẫn hướng nằm ở hai bên thành trong của thân con dấu. Sau đó, bạn dùng đầu ngón tay đẩy nhẹ khay mực trượt thẳng vào sâu bên trong theo phương nằm ngang.

Bạn đẩy khay mực vào từ từ cho đến khi nghe thấy một tiếng tách nhỏ rất êm, hoặc cảm nhận được gờ định vị đã ăn khớp hoàn toàn với vỏ ngoài. Mép ngoài của khay mực lúc này phải nằm phẳng đều với bề mặt vỏ nhựa của con dấu, không bị lồi ra ngoài và cũng không bị tụt quá sâu vào trong. Nếu bạn thấy khay mực vẫn còn nhô ra một đoạn mà không thể đẩy thêm, bạn không nên dùng lực mạnh ép vào, mà cần rút nhẹ ra để kiểm tra xem rãnh trượt có bị vướng vật cản hay không.

Cuối cùng, để đưa con dấu trở về trạng thái làm việc bình thường, bạn chỉ cần mở khóa cho cụm thân dấu. Bạn cầm chắc con dấu, đặt thẳng đứng xuống mặt bàn rồi dùng lòng bàn tay ấn dứt khoát nắp trên xuống sát đáy một lần giống như khi đóng dấu văn bản. Hành trình ấn sâu này sẽ tự động đẩy hai chốt khóa sườn bật nhả ra ngoài, đưa con dấu trở lại trạng thái sẵn sàng đóng dấu.

Trường hợp con dấu bị kẹt khi thao tác

Nếu trong quá trình mở con dấu hoặc tháo khay mực mà bạn gặp tình trạng chốt khóa bị kẹt cứng, khay mực dính chặt không trượt ra được hoặc thân dấu không tự bật nhả, bạn không nên dùng lực mạnh nạy ép vỏ nhựa. Để biết cách xử lý chi tiết từng trường hợp kẹt khớp, bạn có thể tham khảo bài viết hướng dẫn cách sửa con dấu tròn bị kẹt.

Lưu ý tháo lắp khay mực để giữ độ bền con dấu

Mặc dù việc mở con dấu tròn và tháo khay mực là thao tác cơ bản, bạn chỉ nên thực hiện công việc này khi thực sự cần thiết. Thói quen rút khay mực ra vào liên tục khi con dấu vẫn còn hoạt động tốt là nguyên nhân trực tiếp làm giảm tuổi thọ của các khớp định vị bằng nhựa.

Trong điều kiện sử dụng tại văn phòng với tần suất dập dấu thông thường, một khay mực được châm đầy đủ có thể phục vụ hàng nghìn lượt đóng văn bản trước khi có dấu hiệu mờ nét. Do đó, bạn không nên tháo mở con dấu hàng ngày chỉ để kiểm tra lượng mực bên trong. Mỗi lần khay mực trượt qua gờ giữ, bề mặt nhựa tiếp xúc đều bị mài mòn một phần nhỏ do ma sát cơ học. Theo thời gian, các gờ này bị mòn vẹt, khiến khay mực không còn được giữ chặt, dễ bị xô lệch hoặc tự tuột ra trong quá trình đóng dấu tốc độ cao.

Đối với các cơ quan, nhà máy quản lý nhiều loại dấu chuyên dụng như dấu chức danh hay dấu tên, việc xây dựng thói quen sử dụng cẩn thận là rất quan trọng. Khi phát hiện dấu dập ra bị mờ hoặc mất nét, bạn nên kiểm tra đồng thời cả bề mặt cao su khắc chữ xem có bị dính xơ giấy hay bụi bẩn không. Bạn có thể dùng một chiếc bàn chải đánh răng lông mềm khô ráo quét nhẹ trên bề mặt chữ cao su để làm sạch bụi bẩn trước khi quyết định tháo khay mực để châm thêm dung môi.

Thao tác nhẹ tay tránh gãy lẫy nhựa định vị

Hệ thống khung vỏ của các dòng con dấu tròn hiện đại được thiết kế với độ chính xác cao, các chi tiết liên kết ăn khớp với nhau rất khít khao. Do đó, quy tắc cốt lõi khi thao tác với con dấu là luôn dùng lực vừa phải và cảm nhận độ trơn tru của các khớp nối cơ khí.

Khi bạn đưa khay mực trở lại vào thân dấu, nếu cảm thấy khay bị khựng lại hoặc có lực cản bất thường, bạn phải dừng tay ngay lập tức. Việc dùng ngón tay cố tình ép mạnh, hoặc dùng các vật nặng gõ vào cạnh khay mực sẽ làm biến dạng hoặc gãy đứt các thanh dẫn hướng mỏng bên trong khung sườn. Một khi thanh dẫn hướng bị nứt gãy, khay mực sẽ bị xệ xuống một góc nghiêng, không còn giữ được vị trí cân bằng nằm ngang.

Khi khay mực bị lệch góc, mỗi lần bạn ấn dấu dập xuống, mặt cao su khắc chữ khi xoay tròn sẽ va quệt mạnh vào thành khay nhựa. Va chạm cơ học lặp đi lặp lại này làm biến dạng mặt khắc laser, gây nhòe mờ văn bản và làm sai lệch vị trí của con dấu. Việc sửa chữa hoặc thay thế khung vỏ mới khi đó sẽ phức tạp hơn rất nhiều so với việc bạn cẩn trọng trong từng thao tác tháo lắp ban đầu.

Lựa chọn loại mực tương thích với phôi khay mực

Chất lượng của vết dập và độ bền của con dấu phụ thuộc rất lớn vào việc bạn lựa chọn loại mực châm có tương thích với chất liệu của đệm mút và mặt chữ cao su hay không. Mỗi dòng mực dấu được sản xuất với công thức hóa học và dung môi hòa tan hoàn toàn khác biệt.

Bảng so sánh đặc tính kỹ thuật giữa hai nhóm mực dấu thông dụng:

Hầu hết các con dấu tròn dùng trong văn phòng hiện nay đều sử dụng mực gốc nước thông thường. Loại mực này thẩm thấu sâu vào thớ giấy, tạo độ sắc nét tự nhiên, bay hơi chậm và hoàn toàn an toàn cho lớp cao su khắc chữ cũng như miếng đệm mút nỉ.

Ngược lại, các loại mực nhanh khô dùng để đóng lên chất liệu nilon, kim loại hoặc giấy cán màng bóng là dòng mực có chứa dung môi cồn hoặc gốc dầu đặc thù. Khi bạn châm loại mực đóng trên mọi chất liệu này vào các loại con dấu liền mực thông thường, dung môi hóa chất mạnh sẽ tác động trực tiếp lên mặt chữ cao su, làm chảy lớp keo dán định vị và khiến mặt dấu bị phồng rộp, biến dạng hoàn toàn. Miếng mút nỉ của khay mực tiêu chuẩn cũng sẽ bị teo tóp, chai cứng lại trong thời gian ngắn, làm hỏng hoàn toàn con dấu của bạn.

Do đó, trước khi châm mực, bạn cần kiểm tra chính xác nhu cầu sử dụng văn bản của mình để chọn mua đúng chủng loại mực tương thích. Nếu chỉ đóng dấu lên các loại hợp đồng, hóa đơn và văn bản giấy thông thường, bạn chỉ nên sử dụng mực dấu thông dụng chuyên dùng cho con dấu mộc, giúp nét chữ in ra luôn có màu đỏ tươi, đều màu và không làm ảnh hưởng đến tuổi thọ của thiết bị.

Bạn có thể gửi yêu cầu qua phiếu báo giá trên website để xưởng liên hệ lại và hướng dẫn thao tác phù hợp trước khi mở dấu.