Cách đóng dấu công ty đúng quy cách trên chữ ký và hồ sơ

Khi thực hiện đóng dấu công ty lên văn bản, người thao tác thường dập con dấu chèn vào góc chữ ký về phía bên trái, giữ mặt dấu thẳng hướng, rõ chữ và dùng mực đỏ. Thao tác dập dấu này giúp người đọc đối chiếu chữ ký của người đại diện, để văn bản phát hành thể hiện danh nghĩa của doanh nghiệp.

Đối với các văn bản có phụ lục hoặc nhiều trang liền kề, quy cách chuyển sang hình thức đóng dấu treo tại góc trên bên trái, hoặc đóng dấu giáp lai đè mép giấy. Việc lựa chọn đúng vị trí đóng mộc giúp các trang tài liệu gắn liền thành một thể thống nhất, hạn chế tình trạng tráo đổi nội dung trong quá trình lưu trữ, chuyển phát.

Thao tác cầm cán con dấu đòi hỏi lực dập dứt khoát, đặt đế dấu áp sát mặt giấy phẳng trước khi nhấn để mực thấm đều. Thói quen dập thử ra giấy nháp trước khi đóng vào hồ sơ chính sẽ giúp người làm văn thư loại bỏ nguy cơ mất nét, nhòe mực, hoặc đóng ngược chiều thông tin doanh nghiệp.

Dưới đây là các hướng dẫn kỹ thuật chi tiết, giúp bạn xử lý quy cách dập mộc trên chữ ký, thao tác với tập hồ sơ nhiều tờ, cùng các bước làm sạch để vết in luôn rõ nét.

Vị trí và quy cách đóng con dấu trên chữ ký người đại diện

Quy cách thông thường khi đóng con dấu lên chữ ký là đặt mặt mộc trùm lên khoảng 1/3 nét ký về phía bên trái, hướng con dấu thẳng đứng, dùng đúng mực màu đỏ. Phương pháp này áp dụng cho các văn bản hành chính, hợp đồng kinh tế, các quyết định nội bộ do người đại diện hoặc người được ủy quyền ký duyệt.

Để thực hiện đúng kỹ thuật trình bày, người làm công tác văn thư cần chú ý tỷ lệ đè nét ký, chiều hướng hiển thị thông tin, thứ tự ký tên trước khi dập mộc.

Về tỷ lệ tiếp xúc, con dấu không được đóng đè hoàn toàn lên toàn bộ chữ ký, đồng thời không đóng tách rời hoàn toàn sang một khoảng trống riêng biệt. Việc đóng trùm 1/3 nét ký về phía bên trái tạo ra sự giao thoa giữa mực bút ký và mực dấu, chứng tỏ con dấu được dập sau khi người đại diện đã ký tay trực tiếp. Nếu đóng con dấu lệch hẳn sang bên phải hoặc tách rời nét ký, văn bản có thể bị đối tác yêu cầu hoàn thiện lại do chưa đúng thể thức thông thường.

Về chiều hướng con dấu, đỉnh của vòng tròn con dấu phải hướng thẳng lên mép trên của trang giấy. Tên doanh nghiệp thể hiện trên vành tròn phía trên cần nằm ở vị trí thuận mắt đọc, không bị nghiêng ngả, không chúc ngược đầu xuống dưới. Thông tin mã số thuế và địa danh doanh nghiệp cần giữ thế cân bằng, sắc nét, không bị nhòe mực khiến các con số bị dính vào nhau. Trong phạm vi quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp, Luật Doanh nghiệp 2020 quy định doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung con dấu, việc đóng dấu cẩn thận giúp tăng tính nhận diện thương hiệu, giữ sự rõ ràng cho hồ sơ phát hành.

Về thứ tự thực hiện, nguyên tắc cơ bản trong nghiệp vụ văn phòng là người có thẩm quyền phải ký tên bằng mực tươi trước, sau đó bộ phận văn thư mới tiến hành dập dấu tròn công ty. Mọi trường hợp đóng con dấu sẵn lên giấy trắng, hoặc dập mộc vào văn bản chưa có chữ ký tươi, đều tiềm ẩn nguy cơ sai lệch trong quy trình xử lý công việc nội bộ.

Vị trí đóng kết hợp giữa dấu tròn công ty và dấu chức danh

Vị trí đóng dấu chức danh thường nằm ngay ngắn phía dưới chữ ký tươi của người đại diện, cách nét ký một khoảng hở nhỏ để không làm lem mực bút viết. Sau đó, con dấu tròn công ty sẽ được dập trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, giữ khoảng cách độc lập tương đối với dấu chức danh.

Khoảng trống chừa cho ô chữ ký cần được người soạn thảo văn bản căn chỉnh đủ rộng rãi, tạo cự ly thoáng giữa các dòng chữ. Nếu khoảng cách giữa dòng chức vụ và dòng họ tên quá hẹp, người dập dấu rất khó thao tác. Khi đó, nếu dập dấu tròn trùm chữ ký thì vành con dấu rất dễ đè thẳng lên mặt chữ của dấu chức danh, tạo thành vệt mực đỏ dày, làm mờ họ tên của người ký.

Khi sắp xếp chữ ký kết hợp với hai con dấu, người đóng dấu nên quan sát mép ngoài cùng bên trái của họ tên in sẵn trên văn bản. Bạn có thể dập con dấu chức danh trước nhằm định hình trục dọc của khối chữ ký, tạo điểm nhìn chuẩn xác. Tiếp theo, bạn đặt mép phải của con dấu tròn lấn nhẹ vào 1/3 thân chữ ký bên trái, phần thân dấu còn lại sẽ nằm ở khoảng trống bên trái của dòng chức danh. Cách bố trí này giúp bố cục trang văn bản thoáng mắt, các thông tin bổ trợ cho nhau mà không làm lu mờ chữ ký gốc.

Người thực hiện cần chú ý không để mực của hai con dấu dính chồng lên nhau quá nhiều. Khi mực dấu chức danh chưa khô, nếu bạn dập vội dấu tròn đè lên, hai lớp mực ướt sẽ hòa vào nhau, khiến chữ bị lem luốc. Bạn nên đợi vài giây cho nét mực chức danh se lại trên mặt giấy, sau đó mới hạ đế dấu tròn xuống vị trí đã căn chỉnh.

Thứ tự thực hiện ký văn bản và đóng dấu tròn

Thứ tự thực hiện phù hợp là người đại diện ký chữ ký tươi bằng bút mực trước, tiếp theo văn thư kiểm tra nội dung, dập con dấu tròn sau cùng. Trình tự này giúp con dấu xác nhận đúng ý chí của người ký tên, ngăn ngừa các sai sót phát sinh từ việc sử dụng phôi văn bản trống.

Việc dập con dấu lên chữ ký sống giúp lớp mực dấu màu đỏ phủ đè lên nét mực xanh hoặc mực đen của bút ký. Khi quan sát kỹ dưới ánh sáng tự nhiên, người tiếp nhận hồ sơ có thể nhận thấy sự đè lớp này, từ đó nhận biết văn bản được hoàn thiện đúng trình tự. Trường hợp người ký cố tình ký đè lên vết con dấu đã dập sẵn, đường nét chữ ký sẽ nổi lên trên lớp mực dấu, làm lộ việc phát hành văn bản chưa đúng thứ tự nghiệp vụ.

Một vấn đề cần hết sức tránh trong công tác văn thư là việc đóng dấu sẵn lên các tờ giấy trắng, hoặc các mẫu biểu hợp đồng chưa điền nội dung. Thói quen này có thể dẫn đến việc thất lạc tài liệu, tạo kẽ hở cho việc soạn thảo văn bản trái với ý chí ban đầu của lãnh đạo. Do đó, người giữ con dấu chỉ nên dập mộc khi hồ sơ đã có đầy đủ dấu chữ ký, hoặc chữ ký tay trực tiếp của đúng người có thẩm quyền.

Ngoài ra, trước khi đóng dấu, người thực hiện cần đọc lướt để kiểm tra tên người ký có khớp với chức danh ghi bên dưới hay không. Nếu người ký là cấp phó được ủy quyền, văn bản phải ghi rõ chữ ký thay hoặc ký thừa lệnh. Việc kiểm tra kỹ lưỡng các yếu tố này giúp hạn chế tình trạng phải đóng dấu lại, giữ cho văn bản phát hành luôn sạch đẹp, chỉn chu.

Hướng dẫn các bước dập con dấu tròn đều mực và ngay ngắn

Quy trình dập con dấu tròn gồm các bước cơ bản: lấy góc nhìn từ chân đế dấu, áp sát mặt dấu xuống giấy phẳng, nhấn thân dấu dứt khoát, nhấc thẳng tay lên theo phương thẳng đứng. Thao tác chuẩn xác này giúp vết mực dập ra có độ dày đồng đều, các đường viền sắc cạnh, không xuất hiện hiện tượng nhòe mực hay mất góc.

Dưới đây là bảng tổng hợp các bước kỹ thuật thao tác với dòng phôi con dấu lật tự động, giúp bạn dễ hình dung, thực hành thuận tiện tại bàn làm việc:

Sau khi nắm vững các bước cơ bản, bạn cần chú ý thêm kỹ thuật luyện cổ tay, cùng cách ứng biến khi gặp tình huống bản in dấu dập ra chưa đạt yêu cầu.

Cách luyện tay cầm cán dấu tròn cho người mới làm hành chính

Tư thế thuận tiện khi cầm cán dấu là đặt ngón cái vào một bên hông cán, các ngón trỏ và ngón giữa ôm lấy hông đối diện, lòng bàn tay tỳ nhẹ lên đỉnh cán dấu. Điểm tựa cổ tay phải giữ chắc chắn trên mặt bàn làm việc, tạo thành trục thẳng đứng vuông góc so với mặt phẳng trang giấy.

Để bắt đầu, bạn nên sử dụng các dòng dấu liền mực (Shiny, Trodat, Colop) có khung sườn chắc chắn. Bạn không nên dùng lực giật cục từ bả vai, hoặc vung tay từ trên cao đập mạnh xuống bàn làm việc. Cú dập quá mạnh không làm nét dấu đậm hơn, trái lại dễ làm mút chứa mực bị lún cục bộ. Bạn chỉ cần kê một tập giấy lót mỏng bên dưới văn bản cần đóng, sau đó dùng lực nhấn đều đặn từ cổ tay xuống.

Trước khi dập trực tiếp vào các hồ sơ quan trọng, người mới làm văn phòng nên tạo thói quen dập thử vài nhát ra một tờ giấy trắng nháp. Thao tác dập nháp này mang lại nhiều lợi ích thiết thực: kiểm tra xem khay mực có bị khô hay thừa mực không, kiểm tra chiều con dấu đã xuôi theo hướng mắt đọc chưa, điều chỉnh lại lực tay cho phù hợp với bề mặt giấy.

Nếu cảm thấy tay cầm còn run, bạn có thể tỳ mép cổ tay xuống mặt bàn để làm điểm tựa cố định. Khi đã có điểm tựa vững vàng, bạn hạ con dấu xuống mặt giấy một cách chậm rãi, căn chỉnh vị trí qua khung ngắm. Khi vị trí đã chuẩn, bạn chỉ việc dồn lực từ lòng bàn tay xuống trục cán, giữ yên một nhịp ngắn rồi thả tay thẳng đứng.

Việc luyện tập dập dấu trên các loại giấy có độ dày, độ nhám khác nhau cũng rất cần thiết. Giấy in văn phòng thông thường có độ thấm mực vừa phải, trong khi giấy couche bóng hoặc giấy bìa cứng đòi hỏi thời gian giữ dấu lâu hơn một chút để mực không bị trôi. Tập luyện thường xuyên sẽ giúp bạn hình thành phản xạ điều chỉnh lực tay tự nhiên cho từng tình huống.

Cách xử lý khi con dấu đóng bị lệch góc hoặc mờ nét

Khi con dấu bị đóng lệch góc hoặc mờ nét, bạn cần bình tĩnh giữ nguyên hiện trạng văn bản, tuyệt đối không được dùng con dấu dập đè chồng nhát thứ hai lên đúng vị trí đó. Việc dập dấu đè lên vết in cũ hầu như không bao giờ trùng khớp hoàn toàn, chỉ tạo ra hình ảnh bóng mờ nham nhở, khiến tài liệu mất tính thẩm mỹ.

Trong tình huống này, bạn cần đánh giá mức độ nhận diện thông tin trên vết dấu vừa dập. Nếu vết mộc chỉ hơi nhạt một góc nhỏ, nhưng tên doanh nghiệp, mã số thuế và vành tròn chính vẫn đọc được đầy đủ, bạn có thể báo cáo người có thẩm quyền xem xét chấp nhận. Ngược lại, nếu vết dấu bị mất các chữ số quan trọng, nhòe mực không thể đọc rõ tên công ty, hoặc bị đóng ngược đầu, giải pháp phù hợp là in lại trang văn bản đó để người đại diện ký lại chữ ký tươi, sau đó tiến hành dập dấu mới.

Đối với các chứng từ kế toán hoặc hợp đồng đã được đánh số thứ tự phát hành, không thể in lại tùy tiện, bộ phận hành chính cần lập biên bản hủy bản in lỗi theo quy định nội bộ của đơn vị. Bản in hỏng được lưu kèm biên bản ghi nhận rõ lý do đóng lỗi kỹ thuật, sau đó phát hành văn bản thay thế có chữ ký và con dấu mới ngay ngắn.

Để hạn chế tối đa các lỗi này, bạn nên kiểm tra khay mực trước mỗi đợt đóng dấu số lượng lớn. Nếu thấy mực nhạt dần sau vài lần dập, bạn cần châm thêm mực ngay, không nên cố dập với lực mạnh hơn vì điều đó không thể bù đắp lượng mực đang thiếu hụt.

Quy cách đóng dấu treo và dấu giáp lai trên tập hồ sơ

Dấu treo được đóng ở góc trên bên trái của trang đầu tiên, nhằm xác nhận tài liệu là một bộ phận gắn liền với cơ quan ban hành. Dấu giáp lai được đóng đè lên mép giấy của tập tài liệu, nhằm liên kết tất cả các trang thành một khối thống nhất. Hai kỹ thuật đóng mộc này bổ trợ cho dấu chữ ký, giúp tăng tính toàn vẹn của hồ sơ có nhiều trang.

Việc áp dụng đúng từng kiểu đóng dấu phụ thuộc vào tính chất của từng loại chứng từ, từ phụ lục hợp đồng, bảng báo giá, cho đến các tập hồ sơ năng lực dày dặn.

Mỗi phương thức đều có yêu cầu riêng về vị trí tiếp xúc, độ nghiêng của mép giấy, lực nhấn của tay. Nắm vững cả hai cách đóng mộc sẽ giúp nhân viên văn phòng xử lý linh hoạt mọi dạng hồ sơ phát sinh trong công việc hàng ngày.

Cách đóng dấu treo trên chứng từ và phụ lục đính kèm

Vị trí đóng dấu treo là góc trên bên trái của trang đầu tiên, dập con dấu trùm lên một phần tên cơ quan, tên doanh nghiệp hoặc tiêu đề của phụ lục đính kèm. Chiều con dấu phải ngay ngắn, rõ ràng, không đóng che khuất thông tin số hiệu văn bản hoặc ngày tháng phát hành.

Trong công tác văn thư, việc đóng dấu treo được áp dụng theo quy cách tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP đối với các cơ quan, tổ chức và cũng là thông lệ phổ biến trong doanh nghiệp. Dấu treo không đóng ở phần chữ ký cuối văn bản, mà đóng trùm lên phần đầu tài liệu để xác nhận các trang kèm theo. Mục đích của dấu treo là xác nhận tài liệu này được ban hành kèm theo một quyết định, hoặc một bản hợp đồng chính có chữ ký của người đại diện.

Các loại tài liệu thường dùng hình thức đóng dấu treo bao gồm: bảng báo giá gửi đối tác, bảng kê chi tiết hàng hóa kèm theo hợp đồng mua bán, phụ lục thông số kỹ thuật, phiếu xuất kho nội bộ, các văn bản thông báo nội bộ không có ô ký của người đại diện pháp luật. Khi đóng dấu treo lên các biểu mẫu này, bạn nên đặt con dấu tròn sao cho vành dấu trùm lên một phần dòng chữ in tên công ty ở góc trái. Vết mực dấu đỏ đè lên dòng chữ tiêu đề sẽ giúp người nhận nhận biết biểu mẫu phát sinh từ nội bộ doanh nghiệp.

Khi dập dấu treo, bạn cần chú ý không để vành dấu lấn sang phần Quốc hiệu hoặc tiêu ngữ nếu có trên văn bản. Giữ khoảng cách vừa phải giữa con dấu và mép trên của trang giấy cũng giúp tài liệu khi đóng ghim hoặc kẹp hồ sơ không bị che khuất mất phần thông tin của con dấu.

Ngoài ra, với các phụ lục có nhiều trang, bạn cần kết hợp cả dấu treo ở trang đầu và dấu giáp lai ở mép các trang tiếp theo. Cách làm này tạo ra sự gắn kết chặt chẽ, giúp hồ sơ có bố cục mạch lạc, rõ ràng từ đầu đến cuối.

Cách xòe mép giấy hình nan quạt để đóng dấu giáp lai

Kỹ thuật đóng dấu giáp lai đòi hỏi người thực hiện phải vuốt phẳng tập hồ sơ, sau đó dùng đầu ngón tay cái miết nhẹ mép phải của tập giấy xòe đều ra như hình nan quạt. Khoảng cách chênh lệch giữa các mép trang giấy liền kề chỉ nên duy trì ở mức vừa phải, giúp mặt con dấu có thể chạm đều lên tất cả các trang.

Sau khi đã tạo được độ xòe hình nan quạt, bạn đặt điểm tiếp xúc của con dấu tròn vào khoảng giữa mép bên phải của tập tài liệu. Khi nhấn con dấu xuống, vòng tròn mộc đỏ sẽ chia đều thành từng phần nét mực bám vào mép của từng trang giấy. Khi gập tập tài liệu lại ở trạng thái ngay ngắn bình thường, người xem chỉ nhìn thấy một đoạn cong của vành mộc đỏ ở viền giấy của mỗi trang. Khi xếp so le các trang theo đúng thứ tự ban đầu, hình con dấu sẽ ghép nối lại thành một vòng tròn trọn vẹn.

Kỹ thuật này đòi hỏi sự khéo léo, bởi nếu xòe mép giấy quá rộng, các trang nằm sâu bên dưới sẽ không nhận được mực dấu. Trong phạm vi công tác văn thư hành chính, mỗi lần đóng dấu giáp lai thông thường áp dụng cho tập tài liệu không quá 5 tờ giấy liền kề, nhằm giữ độ sắc nét của vết mực. Nếu tập tài liệu dày hơn số lượng này, bạn không nên cố ép một nhát dấu, vì lớp giấy dày sẽ cản trở mặt cao su tiếp xúc, khiến các trang ở giữa bị mất hoàn toàn nét mực.

Để mép giấy xòe đều mà không bị xô lệch, bạn có thể dùng một chiếc kẹp giấy cố định mép trái của tập hồ sơ trước khi miết tay. Khi mép trái đã được giữ chặt, việc xòe mép phải sẽ dễ dàng hơn rất nhiều, các lớp giấy trượt đều đặn, không bị dúm dó.

Sau khi dập xong, bạn nên lật kiểm tra từng trang giấy để chắc chắn trang nào cũng có một vệt mực đỏ ở mép. Nếu phát hiện trang nào bị sót mực do mép giấy bị thụt vào trong, bạn cần rút kinh nghiệm điều chỉnh lại độ xòe cho các tập tài liệu tiếp theo.

Mẫu đóng dấu tham chiếu trên các dạng giấy tờ thực tế

Mẫu đóng dấu trên các tài liệu thực tế đòi hỏi sự chuẩn hóa tùy theo từng loại hồ sơ: hợp đồng hai bên cần chừa khoảng cách cho hai con dấu, biên bản nghiệm thu cần kết hợp hài hòa chữ ký và chức danh, hồ sơ năng lực cần phân chia điểm dập giáp lai so le dọc theo mép giấy. Việc nắm bắt các quy cách tham chiếu này giúp công tác văn thư xử lý giấy tờ nhanh gọn, chính xác.

Dưới đây là bảng thông số tham chiếu vị trí dập mộc cho từng loại văn bản kinh tế thông dụng:

Sau đây là hướng dẫn chi tiết cho hai trường hợp phổ biến trong thực tế công việc: hợp đồng kinh tế có hai bên đại diện và hồ sơ năng lực dự thầu nhiều trang.

Mẫu dấu tròn trên hợp đồng có hai bên đại diện ký tên

Trên các bản hợp đồng kinh tế song phương, vị trí ký và đóng dấu của Bên A thường được bố trí ở góc dưới bên trái, vị trí của Bên B nằm ở góc dưới bên phải của trang giấy cuối cùng. Người soạn thảo hợp đồng cần chủ động chia bảng gồm hai cột cân đối, căn lề mỗi bên thoáng đãng để tạo không gian rộng rãi cho việc đóng dấu.

Khoảng cách giữa điểm kết thúc chữ ký của Bên A và điểm bắt đầu chữ ký của Bên B nên có cự ly thoáng đãng. Khoảng trống này giúp cho việc khi cả hai bên cùng dập con dấu tròn trùm lên chữ ký của mình, hai vành con dấu sẽ không bị va chạm hay dẫm chân lên nhau. Nếu hai con dấu tròn dập chạm mép hoặc đè chồng lên nhau, trang hợp đồng nhìn sẽ rất rối mắt, thiếu tính quy củ.

Trong trường hợp người đại diện của Bên A ký xong và đóng dấu trước, người làm văn thư của Bên B khi nhận văn bản cần quan sát kỹ kích thước thực tế của con dấu Bên A đã có sẵn. Bạn nên hướng dẫn người đại diện của đơn vị mình ký lùi nhẹ sang góc phải một chút nếu khoảng trống còn lại quá hẹp. Thao tác căn chỉnh linh hoạt này giúp vết mộc của Bên B khi dập xuống vừa trùm được 1/3 chữ ký đúng quy cách, vừa giữ được khoảng cách hở độc lập với con dấu của đối tác.

Nếu hợp đồng có thêm người làm chứng hoặc bên thứ ba cùng ký, bạn nên bố trí các ô ký theo hàng dọc hoặc chia thành các khối so le nhau. Tuyệt đối không nhồi nhét quá ba ô chữ ký trên cùng một hàng ngang của khổ giấy A4, vì điều đó chắc chắn sẽ dẫn đến việc các con dấu bị đè lấn lên nhau khi hoàn thiện.

Khi chuyển giao hợp đồng cho đối tác đóng dấu sau, bạn cũng nên đánh dấu nhẹ bằng bút chì ở vị trí dự kiến đóng mộc. Hành động nhỏ này giúp người phụ trách đóng dấu của đối tác định vị nhanh chóng, tránh việc đóng lệch hoặc đóng đè lên chữ ký của phía bạn.

Mẫu dấu giáp lai chuẩn trên bộ hồ sơ năng lực dự thầu

Hồ sơ năng lực dự thầu hoặc hồ sơ đề xuất kỹ thuật thường được in một mặt hoặc hai mặt, đóng thành quyển dày từ vài chục đến hàng trăm trang. Để đóng dấu giáp lai cho tập tài liệu này, người thực hiện cần áp dụng kỹ thuật chia chặng, phân bố các nhát dấu so le dọc theo mép phải của cuốn hồ sơ.

Đầu tiên, bạn đếm và tách tập hồ sơ thành từng tập nhỏ với số lượng tờ vừa phải, giúp mặt dấu tiếp xúc trọn vẹn với các trang giấy. Sau đó, bạn xòe mép hình nan quạt cho tập nhỏ thứ nhất, dập nhát dấu giáp lai đầu tiên ở vị trí phía trên của mép phải. Tiếp theo, bạn giữ nguyên thứ tự trang giấy, lấy tập nhỏ tiếp theo, trong đó kẹp lặp lại tờ giấy cuối cùng của tập trước để làm trang cầu nối liên kết. Nhát dấu thứ hai sẽ được dập ở khoảng giữa mép phải.

Với các tập nhỏ tiếp theo, bạn tiếp tục di chuyển vị trí con dấu xuống phía dưới của mép phải tập giấy. Khi lật giở từ trang đầu đến trang cuối của bộ hồ sơ năng lực, các vết dấu giáp lai đỏ sẽ xuất hiện nhịp nhàng từ trên xuống dưới, không một trang nào bị bỏ sót mà không có vết mộc. Kỹ thuật chia chặng này giúp mọi trang tài liệu trong hồ sơ năng lực đều có tính liên kết chặt chẽ, tạo sự tin cậy khi các chuyên gia chấm thầu kiểm tra hồ sơ.

Đối với các bộ hồ sơ có độ dày lớn, việc đóng ghim gáy trước khi dập giáp lai có thể làm mép giấy bị cộm. Bạn nên thực hiện dập giáp lai cho từng nhóm tờ trước, sau đó mới tiến hành bấm ghim, dán băng keo gáy hoặc đóng lò xo thành quyển hoàn chỉnh.

Quá trình chia chặng đòi hỏi sự tỉ mỉ, kiên nhẫn. Bạn nên ghi chú nhẹ số thứ tự các trang đã dập ra giấy nháp để không bị nhầm lẫn giữa các tập nhỏ, giúp toàn bộ tập hồ sơ được đóng dấu đồng đều, chuẩn xác.

Cách bảo dưỡng mặt dấu cao su và khay mực con dấu

Việc bảo dưỡng định kỳ giúp mặt dấu cao su không bị bám cặn mực khô, khay chứa mực luôn giữ được độ đàn hồi, vết mộc dập ra luôn tươi màu, rõ nét. Một con dấu được vệ sinh đúng cách sẽ vận hành ổn định trong thời gian dài trước khi cần thay thế các phụ kiện cơ học.

Dưới đây là các kỹ thuật xử lý bề mặt cao su, cùng phương pháp châm mực cho các dòng dấu văn phòng thông dụng.

Người dùng thường chỉ chú ý đến con dấu khi thấy vết mực bị mờ hoặc nhòe. Tuy nhiên, việc chăm sóc con dấu định kỳ mỗi tháng một lần sẽ giúp bạn phòng ngừa sự cố trước khi chúng xảy ra, tiết kiệm thời gian chỉnh sửa văn bản.

Quy trình vệ sinh mặt khắc cao su bằng dung dịch chuyên dụng

Quy trình làm sạch mặt cao su bắt đầu bằng việc dùng một chiếc cọ lông mềm hoặc bàn chải sợi mảnh nhẹ nhàng quét sạch các xơ giấy, bụi bẩn bám trong các rãnh chữ nhỏ. Bụi giấy sau quá trình dập lâu ngày thường tích tụ lại ở các góc hẹp của chữ số, nếu không làm sạch sẽ tạo thành các cục cặn làm bẹt nét chữ.

Tiếp theo, bạn thấm một lượng nhỏ cồn y tế hoặc dung dịch vệ sinh mặt dấu vào một miếng vải sạch, không đổ trực tiếp cồn lên mặt con dấu. Sau đó, bạn chấm nhẹ khăn ẩm lên bề mặt cao su để hòa tan các mảng mực cũ đã bám khô. Tuyệt đối không được dùng các vật sắc nhọn bằng kim loại như kim bấm, mũi dao rọc giấy, đầu bút bi để cạy cặn bẩn trong khe chữ. Lưỡi kim loại rất dễ làm xước hoặc rách các nét chữ thanh mảnh, khiến con dấu bị mất nét và không thể khắc phục lại như cũ.

Nếu con dấu sử dụng gặp hiện tượng mặt cao su bị biến dạng, chai cứng hoặc mòn vẹt do va đập, bạn nên liên hệ dịch vụ sửa, khắc lại con dấu để thay mới một tấm mặt cao su mới, giúp thông tin của doanh nghiệp luôn hiển thị đồng nhất.

Sau khi lau sạch mặt dấu, bạn nên để bề mặt cao su khô tự nhiên trong không khí khoảng vài phút. Không nên dùng máy sấy tóc có nhiệt độ cao để sấy khô con dấu, vì hơi nóng có thể làm biến dạng chất liệu cao su, làm sai lệch kích thước các đường nét khắc tinh xảo.

Thói quen đậy nắp bảo vệ hoặc khóa khung lật sau khi sử dụng cũng là cách bảo quản con dấu khỏi bụi bẩn trong môi trường văn phòng. Khi không sử dụng, bạn nên cất con dấu vào ngăn kéo khô ráo, tránh ánh nắng chiếu trực tiếp từ cửa sổ.

Thao tác tra mực bổ sung vào khay mực dấu liền

Thao tác tra mực yêu cầu bạn phải tháo rời khay mực ra khỏi thân con dấu trước khi nhỏ mực, không nên nhỏ mực trực tiếp lên mặt cao su khi khay mực vẫn đang nằm bên trong cán dấu. Thói quen nhỏ mực trực tiếp từ trên mặt dấu sẽ làm mực tràn vào các khớp chuyển động, gây kẹt lẫy bấm và làm giảm độ êm của trục lật.

Các bước tra mực được thực hiện theo trình tự sau:

1. Nhấn nhẹ thân con dấu xuống một khoảng ngắn rồi gạt lẫy khóa hành trình ở hai bên hông cán dấu để cố định khung lật.
2. Dùng ngón tay ấn nhẹ từ phía sau để đẩy khay mực trượt ra khỏi thân dấu.
3. Cầm chai mực dấu màu đỏ phù hợp với dòng dấu đang dùng, nhỏ từng giọt thật đều tay lên khắp bề mặt miếng đệm mút. Bạn chỉ cần nhỏ lượng mực vừa đủ, rải đều theo các đường zigzag hoặc hình xoắn ốc để mực thấm khắp bề mặt.
4. Đặt khay mực trên mặt phẳng nằm ngang trong vài phút để các hạt mực thẩm thấu vào sâu bên trong lớp mút đệm.
5. Kiểm tra thấy bề mặt khay mút se đều, không còn các vũng mực ứ đọng rồi mới trượt nhẹ khay mực trở lại khe cắm trên thân dấu cho đến khi nghe tiếng khớp ăn vào nhau.

Sau khi lắp khay mực vào vị trí, bạn mở lẫy khóa hành trình, dập thử vài nhát ra giấy nháp để tống khứ lượng mực thừa ban đầu. Khi vết mộc dập ra đạt độ sắc nét, đường nét rõ ràng, không còn hiện tượng lem viền, con dấu đã sẵn sàng để tiếp tục phục vụ công việc phát hành văn bản.

Lưu ý rằng bạn không nên trộn lẫn các loại mực khác màu hoặc khác gốc dung môi vào cùng một khay mực. Nếu khay mực cũ đã dùng mực gốc nước, việc đổ nhầm mực gốc dầu sẽ làm biến tính lớp mút đệm, khiến mực bị vón cục, không thể thấm đều lên bề mặt cao su.

Nếu miếng mút trong khay mực đã bị lún sâu thành rãnh vĩnh viễn sau thời gian dài sử dụng, việc châm thêm mực sẽ không còn đem lại hiệu quả đều nét. Khi đó, giải pháp phù hợp là thay thế một khay mực mới cùng kích cỡ để chất lượng dập dấu luôn đồng đều.

Bạn có thể gửi yêu cầu qua phiếu báo giá trên website để xưởng liên hệ lại và hỗ trợ kỹ thuật về phôi cán cùng mực dấu.