Cách đóng con dấu lên chữ ký đúng quy định trên văn bản

Khi xử lý giấy tờ hành chính hay bàn giao vật tư tại nhà xưởng, việc đóng con dấu lên chữ ký là thao tác diễn ra hằng ngày. Đóng đúng vị trí giúp tờ giấy rõ ràng, thể hiện sự cẩn thận của người làm văn thư, đồng thời giữ nguyên vẹn đường nét của chữ ký tay. Ngược lại, nếu dập mực cẩu thả, con dấu có thể che khuất chữ ký, làm nhòe văn bản và khiến đối tác yêu cầu làm lại.

Về mặt kỹ thuật văn phòng, con dấu cần đặt trùm lên khoảng một phần ba chữ ký lệch sang phía bên trái. Người có thẩm quyền phải ký tên trước bằng bút mực, sau đó người quản lý dấu mới tiến hành dập mộc đỏ lên trên. Thứ tự này giúp việc xác nhận giấy tờ được minh bạch, tránh tình trạng đóng khống trên các tờ giấy trắng chưa có nội dung.

Đối với từng loại tài liệu, từ hợp đồng kinh tế, biên bản bàn giao máy móc đến phiếu xuất vật tư nội bộ, vị trí đóng dấu sẽ có những điểm lưu ý riêng. Bài viết này tổng hợp kinh nghiệm thực hành dập dấu từ bàn giao việc thực tế, giúp bạn thao tác chuẩn xác, đều tay và xử lý tài liệu gọn gàng.

Quy định vị trí và nguyên tắc đóng con dấu lên chữ ký

Trong công tác văn thư, việc dập con mộc lên chữ ký phải tuân theo trật tự không gian và thời gian rất chặt chẽ. Hai yếu tố mấu chốt cần ghi nhớ là tỷ lệ trùm nét mực và thứ tự người ký trước hay đóng dấu trước. Khi thực hiện đúng hai tiêu chuẩn này, tờ tài liệu sẽ giữ được tính rõ ràng, dễ đối chiếu và chuẩn mực trong công việc.

Nhiều người mới làm văn phòng thường có thói quen dập dấu chính giữa chữ ký, hoặc đóng con mộc ra hẳn một khoảng trống riêng biệt. Cả hai cách làm này đều chưa đúng với thực hành văn thư chuẩn mực. Việc hiểu rõ bản chất kỹ thuật sẽ giúp bạn tự tin hơn khi xử lý các tập hồ sơ quan trọng.

Nguyên tắc dấu trùm một phần ba chữ ký về phía bên trái

Khi dập mộc lên chữ ký, vết dấu cần trùm lên khoảng một phần ba diện tích chữ ký và dịch hẳn về phía bên trái. Thao tác này tạo ra sự gắn kết cơ học giữa vết mực dấu và nét mực bút ký trên cùng bề mặt thớ giấy. Nhờ đó, hai thành phần này không bị tách rời, tạo thành một khối xác nhận thống nhất trên văn bản.

Trong phạm vi áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước, quy tắc này được quy định cụ thể tại Điểm b Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Đối với các đơn vị tư nhân hoặc doanh nghiệp ngoài nhà nước, điều khoản này cũng được áp dụng như một thông lệ hành chính chuẩn mực. Việc làm này giúp văn bản giữ được tính thống nhất khi giao dịch với các đơn vị đối tác.

Xét về mặt kỹ thuật nhận diện, chữ ký tay của mỗi người thường có điểm móc đầu, bụng chữ và nét vuốt đuôi riêng biệt. Phần mở đầu chữ ký thường nằm ở bên trái, còn phần thân và đuôi chữ ký vươn dài sang bên phải. Khi đóng dấu trùm một phần ba về bên trái, toàn bộ phần đuôi và nét nhấn quan trọng ở giữa vẫn lộ rõ trên nền giấy trắng. Người kiểm tra giấy tờ có thể nhìn rõ cả thông tin đơn vị trên con dấu lẫn nét ký tay của người chịu trách nhiệm.

Nếu người đóng dấu làm ngược lại, dập lệch sang bên phải, vành mộc đỏ sẽ đè kín toàn bộ phần đuôi chữ ký. Điều này làm cho việc nhìn nhận đường nét cá nhân trở nên rất khó khăn, dễ gây tranh cãi về việc ai là người đã ký. Ngược lại, nếu đóng dấu tách rời hẳn ra một khoảng trắng cách xa chữ ký, tính liên kết giữa mộc và chữ ký sẽ bị giảm đi, khiến văn bản nhìn rời rạc và thiếu tính liên kết.

Ngoài ra, khi đóng dấu trùm lên một phần ba bên trái, bạn cần chú ý chiều quay của con mộc. Nội dung chữ khắc trên vành tròn phải thẳng hàng, ngay ngắn, không bị nghiêng ngả hay chúc đầu xuống dưới. Một vết dấu tròn chuẩn mực cần hướng dòng tên doanh nghiệp lên phía trên, mã số thuế hoặc địa danh nằm ngang bằng với dòng chữ in họ tên người ký.

Thứ tự thực hiện: người có thẩm quyền ký trước, đóng dấu sau

Thứ tự bất di bất dịch trong xử lý giấy tờ là người có thẩm quyền phải ký tay trước, sau đó văn thư mới được đóng con dấu lên. Tuyệt đối không bao giờ đóng dấu sẵn lên giấy trắng, giấy chưa có chữ ký hoặc văn bản chưa hoàn thiện nội dung. Quy trình này giúp xác nhận con dấu chỉ được dùng theo đúng ý chí đã hoàn tất của người ký.

Trong phạm vi áp dụng cho doanh nghiệp thành lập theo Luật Doanh nghiệp, Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 nêu rõ doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung con dấu, đồng thời việc quản lý và sử dụng dấu thực hiện theo điều lệ công ty. Ở các cơ sở sản xuất và văn phòng, quy chế nội bộ thường yêu cầu người giữ dấu không được dập dấu lên giấy trắng khi chưa có chữ ký của người đại diện.

Thực tế tại các xưởng sản xuất hay văn phòng điều hành, đôi khi người quản lý chuẩn bị đi công tác xa nên nhân viên muốn xin đóng dấu trước vào các tờ giấy trắng. Thói quen này tiềm ẩn rủi ro rất lớn cho doanh nghiệp. Một khi tờ giấy trắng đã có sẵn con mộc đỏ tươi, người cầm giấy có thể tự ý soạn thảo các nội dung sai lệch, làm phương hại nghiêm trọng đến quyền lợi của tập thể.

Khi có vấn đề cần làm rõ, việc đóng dấu trước hay sau chữ ký hoàn toàn có thể được nhận biết thông qua kính soi chuyên dụng. Nếu ký trước rồi mới đóng dấu, lớp mực dấu màu đỏ sẽ đè lên trên lớp mực bút bi hoặc bút mực nước. Ngược lại, nếu đóng dấu trước rồi mới ký đè lên, sợi mực bút bi sẽ hằn lên trên các hạt mực dấu màu đỏ, làm lộ rõ việc làm sai quy trình văn thư.

Để giữ kỷ luật trong công việc, người giữ dấu phải luôn kiểm tra chữ ký sống trước khi đặt cán dấu xuống giấy. Chữ ký phải được ký trực tiếp bằng bút mực xanh hoặc mực đen, không được dùng chữ ký scan hay chữ ký in nhiệt khi đóng dấu mộc đỏ. Sự cẩn thận này giúp bảo vệ chính người giữ con dấu và giữ cho hồ sơ tài liệu của đơn vị luôn chuẩn chỉ.

Hướng dẫn các bước đóng con dấu lên chữ ký rõ nét và đúng kỹ thuật

Thao tác đóng một con dấu lên giấy nhìn qua có vẻ rất đơn giản, nhưng để hàng trăm văn bản đều rõ chữ, không lem mực lại đòi hỏi kỹ thuật tay nghề nhất định. Người đóng dấu cần kiểm tra bề mặt đặt giấy, căn chỉnh hướng dấu, dùng lực tay vừa vặn và nhấc cán dấu thật thẳng đứng.

Nếu dập quá mạnh, mực dấu có thể bị nhòe và tràn sang các khe chữ nhỏ. Ngược lại, nếu ấn quá nhẹ hoặc tay bị run, vành ngoài của con dấu sẽ bị khuyết, chữ mất nét và văn bản trông rất lem nhem. Dưới đây là trình tự thao tác được đúc kết qua thực tế làm việc hằng ngày tại các bàn văn thư.

Thao tác căn chỉnh con dấu và dập mực đều tay

Trước khi dập dấu, khâu chuẩn bị mặt phẳng kê bên dưới quyết định trực tiếp đến độ sắc nét của hình in. Bàn làm việc cần phẳng phiu, sạch sẽ, không dính hạt bụi hay dăm gỗ nhỏ. Để mặt cao su ăn mực đều và bám trọn vào thớ giấy, bạn nên lót một tập giấy mỏng khoảng năm tờ hoặc kê một miếng lót cao su mỏng ngay dưới văn bản cần thao tác.

Lớp đệm mềm này giúp phân bổ lực ấn đều khắp bề mặt cao su khi tiếp xúc với giấy. Nhờ có độ lún nhẹ, các chi tiết nét chữ nhỏ ở tâm dấu và đường viền tròn ngoài cùng sẽ cùng chạm vào mặt giấy trong cùng một khoảnh khắc. Điều này hạn chế tối đa hiện tượng góc đậm góc nhạt thường gặp khi dập trực tiếp trên mặt kính cứng hoặc bàn đá gồ ghề.

Khi cầm con dấu, bạn sử dụng ngón cái và các ngón tay ôm chắc hai bên hông của cán dấu, lòng bàn tay đặt nhẹ lên đỉnh núm bấm. Đưa con dấu lại gần chữ ký, mắt nhìn thẳng qua khe định vị trong suốt của cán dấu để căn chỉnh mép ngoài trùm đúng một phần ba chữ ký. Sau khi đã ngắm đúng vị trí, bạn ấn một lực dứt khoát theo phương vuông góc từ trên xuống dưới.

Thời gian giữ mặt dấu trên giấy chỉ nên kéo dài trong khoảng một giây ngắn ngủi. Khoảng thời gian này vừa đủ để lớp mực đỏ thẩm thấu vào các thớ sợi của trang giấy mà không bị lan rộng ra xung quanh. Sau khi ấn xong, bạn thả lỏng tay để cán dấu nhả về vị trí ban đầu, rồi nhấc thẳng đứng tay lên cao, tránh quét ngang làm bôi quệt vệt mực còn ướt.

Nếu bạn sử dụng Dấu liền mực (Shiny, Trodat, Colop), bên trong hộp dấu đã có sẵn cơ chế lật tự động và khay mực dự trữ. Loại cán dấu này giúp thao tác đóng rất tiện lợi, mực ra đều đặn giữa các lần dập liên tiếp. Tuy nhiên, bạn vẫn cần giữ nhịp tay đều đặn, không dập quá nhanh liên tục khiến khay mực chưa kịp hồi về bề mặt cao su.

Những lỗi thường gặp khi đóng dấu và cách phòng tránh

Trong thực tế công việc bận rộn, người làm văn thư rất dễ mắc phải một số lỗi cơ bản khiến văn bản bị hỏng. Lỗi phổ biến là đóng con dấu bị ngược hướng hoàn toàn. Lỗi này thường xảy ra khi người dập dấu vội vàng, không chú ý nhìn vào mặt vát hoặc tem dán định vị ở mặt trước của vỏ cán dấu.

Để phòng tránh việc đóng ngược, một thói quen rất tốt của thợ văn thư là luôn dập thử một nhát lên tờ giấy nháp đặt bên cạnh bàn làm việc. Thao tác dập thử này chỉ mất hai giây nhưng mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực. Nó vừa giúp bạn kiểm tra xem con dấu có đúng chiều hay không, vừa giúp kiểm tra xem lượng mực trên mặt cao su đang quá ướt hay đã bị khô cạn.

Lỗi thường gặp thứ hai là con dấu bị mất góc hoặc mờ một vành tròn bên ngoài. Nguyên nhân là do khi ấn xuống, lực tay bị nghiêng về một bên, khiến một phần mặt cao su không được ép sát vào mặt giấy. Để sửa tật này, bạn cần giữ cho cổ tay thật thẳng, dùng cả bàn tay tạo lực ép đều từ đỉnh cán dấu xuống, không đẩy xéo hay lắc lư con dấu sang hai bên.

Lỗi thứ ba là mặt chữ bị bết dính mực, các ký tự nhỏ như số đăng ký kinh doanh hay dấu chấm bị lem thành một khối đen đặc. Hiện tượng này thường do đổ quá nhiều Mực dấu vào khay thấm, khiến mực dư thừa tràn lên cả các rãnh cao su. Khi gặp tình trạng này, bạn nên tháo khay mực ra, dùng giấy ăn khô thấm bớt mực dư, đồng thời dùng bàn chải lông mềm quét nhẹ để làm sạch bụi bẩn kẹt trong kẽ chữ.

Ngoài ra, việc dùng giấy in quá mỏng hoặc bề mặt giấy quá trơn bóng cũng làm giảm chất lượng bản dập. Giấy quá mỏng sẽ khiến mực đỏ thấm xuyên qua mặt sau, làm bẩn trang tài liệu tiếp theo. Trong khi đó, giấy trơn láng bóng bẩy sẽ khiến mực lâu khô, rất dễ bị quẹt tay làm nhòe nhoẹt trong quá trình phân loại và gấp hồ sơ vào phong bì.

Cách đóng từng loại con dấu phối hợp cùng chữ ký trên văn bản

Trên một tờ văn bản hoàn chỉnh, ngoài con dấu tròn pháp nhân của cơ quan hay công ty, người ta còn thường xuyên sử dụng kết hợp dấu chức danh và dấu tên cá nhân. Mỗi loại con dấu mang một chức năng phân định rõ ràng, do đó khoảng cách và vị trí đóng giữa chúng phải có sự phân chia khoa học.

Nếu không nắm rõ cách phối hợp, người dập dấu rất dễ làm các con mộc chồng chéo lên nhau, tạo cảm giác lộn xộn và thiếu sự tôn trọng người nhận. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể cho từng loại con dấu khi xuất hiện cùng chữ ký trên cùng một trang giấy.

Đóng con dấu tròn pháp nhân doanh nghiệp lên chữ ký người đại diện

Con dấu tròn pháp nhân của doanh nghiệp đại diện cho tư cách của tổ chức trong các hoạt động giao dịch. Khi người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký tên vào văn bản, con dấu tròn này thường được đóng trùm lên chữ ký theo đúng tỷ lệ một phần ba bên trái.

Trong phạm vi quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP áp dụng cho cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước, con dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ. Đối với các đơn vị doanh nghiệp ngoài nhà nước, việc sử dụng Dấu tròn công ty cũng luôn gắn liền với màu mực đỏ tươi truyền thống để tạo sự nhận diện thống nhất và trang trọng trên mọi hợp đồng.

Khoảng trống dành cho chữ ký của giám đốc thường nằm ở góc dưới cùng bên phải của văn bản. Người ký sẽ thực hiện ký tay vào khoảng giữa dòng chữ chức vụ và dòng in họ tên. Khi đặt con dấu tròn, bạn cần căn chỉnh sao cho mép ngoài bên phải của vành tròn chạm nhẹ vào một phần ba nét ký đầu tiên của chữ ký. Toàn bộ phần thân con dấu sẽ nằm lệch về phía bên trái, lấp vào khoảng trống giữa lề giấy và chữ ký.

Bạn tuyệt đối không được để vành tròn của mộc đỏ đè lấn lên các chữ cái của dòng chức danh bên trên, ví dụ như từ “Giám đốc” hay “Tổng giám đốc”. Đồng thời, mép dưới của con dấu tròn cũng không nên dập đè phủ kín dòng chữ in họ tên người ký. Khoảng cách giữa các thành phần chữ in và vết mộc cần được giữ cân đối, giúp người đọc dễ dàng đọc được đầy đủ chức danh, họ tên và nội dung khắc trên con dấu.

Trường hợp cấp phó ký thay theo văn bản ủy quyền nội bộ, con dấu tròn vẫn được đóng trùm lên một phần ba chữ ký của người ký thay đó. Vị trí đóng dấu tròn không có sự thay đổi, nhưng người làm văn thư cần rà soát xem phía trước chức danh có chữ viết tắt “KT.” hay không. Điều này giúp hồ sơ lưu trữ nội bộ luôn được phân loại đúng thẩm quyền và minh bạch trong quản lý.

Bố trí kết hợp dấu chức danh và dấu tên dưới chữ ký

Dấu chức danh và dấu họ tên cá nhân được dùng để làm rõ danh tính của người ký tên trên văn bản. Khác với con dấu tròn pháp nhân được phép đè lên nét bút, dấu chức danh và dấu tên tuyệt đối không được đóng đè lên chữ ký tay. Chữ ký tay là dấu ấn định danh riêng biệt của con người, do đó nó phải được nổi bật hoàn toàn trên nền giấy trắng nguyên bản.

Vị trí đóng chuẩn của Dấu chức danh và Dấu tên là nằm song song ngay phía dưới nét ký tay. Khoảng cách từ điểm thấp nhất của chữ ký tay đến mép trên của dòng dấu tên nên chừa ra một khoảng hở nhỏ vừa mắt. Khoảng trống này giúp cho nét mực bút bi tươi và nét mực in của dấu tên không bị hòa lẫn vào nhau, giữ cho các con chữ luôn thanh thoát và sắc nét.

Trên thị trường hiện nay, người ta thường làm dấu chức danh kèm tên chung trên một con dấu liền mực, ví dụ dòng trên ghi “Trưởng phòng Kỹ thuật”, dòng dưới ghi “Nguyễn Văn B”. Nếu bạn sử dụng con dấu tích hợp hai dòng này, bạn chỉ cần căn chỉnh cho khung chữ nằm chính giữa bên dưới khoảng trống chữ ký rồi dập dứt khoát một lần. Thao tác này giúp tiết kiệm thời gian và giữ hai dòng chữ luôn thẳng hàng.

Trường hợp bạn có hai con dấu riêng biệt, một dấu ghi chức danh và một dấu ghi tên cá nhân, bạn cần đóng dấu chức vụ trước, sau đó mới đóng dấu tên tiếp nối ngay phía dưới. Nét chữ của hai con mộc này cần nằm thẳng hàng dọc với nhau, tạo thành một khối chữ vuông vắn, ngay ngắn. Màu mực cho dấu tên và dấu chức danh thường là màu xanh dương hoặc màu đỏ, tùy thuộc vào quy ước thẩm mỹ riêng của từng đơn vị xưởng hay văn phòng.

Mẫu tham chiếu vị trí đóng dấu trên một số loại văn bản thực tế

Trong công việc thực tế tại xưởng và các đơn vị kinh doanh ở Bắc Ninh, mẫu văn bản rất phong phú về thể loại và cách trình bày. Tùy thuộc vào văn bản đó là hợp đồng mua bán vật tư, biên bản nghiệm thu thiết bị hay phiếu xuất kho thường ngày, người đóng dấu sẽ phải căn chỉnh không gian cho phù hợp.

Dưới đây là một số trường hợp cụ thể giúp bạn dễ hình dung và áp dụng trực tiếp vào công việc hành chính tại đơn vị mình.

Mẫu đóng dấu lên hợp đồng kinh tế và biên bản nghiệm thu

Trên các bản hợp đồng kinh tế hay biên bản nghiệm thu bàn giao máy móc, trang cuối cùng luôn là nơi tập trung chữ ký và con dấu của các bên tham gia giao dịch. Thông thường, phần này được chia thành hai cột song song cân đối: cột bên trái dành cho Bên A, cột bên phải dành cho Bên B. Mỗi bên đều có tiêu đề chức danh đại diện, khoảng trống ký tên và dòng in họ tên người ký.

Khi đóng dấu trên hợp đồng hai bên, khoảng cách giữa hai cột ký tên cần được chừa đủ rộng rãi để khi dập mộc tròn, con dấu của hai bên không bị dính sát hoặc đè chờm lên nhau. Người giữ dấu của Bên A sẽ dập mộc trùm một phần ba bên trái chữ ký của đại diện Bên A. Tương tự, người giữ dấu của Bên B cũng chỉ dập mộc trùm một phần ba bên trái chữ ký của đại diện Bên B, tuyệt đối không để mép dấu lan sang khu vực của bên đối tác.

Đối với các dự án xây dựng nhà xưởng hoặc lắp đặt dây chuyền công nghiệp có sự tham gia của ba bên, bao gồm chủ đầu tư, tổng thầu thi công và đơn vị giám sát, phần ký tên có thể được chia làm ba cột nằm ngang, hoặc dàn thành hai tầng trên dưới. Trong trường hợp này, văn thư của từng đơn vị cần quan sát thật kỹ tiêu đề cơ quan mình trước khi đóng dấu. Đóng nhầm mộc công ty mình vào ô chữ ký của đơn vị khác sẽ khiến toàn bộ tập hợp đồng phải in lại và ký lại từ đầu, gây mất thời gian của các bên.

Ngoài chữ ký của người đại diện theo pháp luật, biên bản nghiệm thu kỹ thuật thường có thêm chữ ký xác nhận của các kỹ sư hiện trường và tổ trưởng sản xuất. Với những chữ ký chuyên môn này, người thực hiện chỉ cần đóng dấu chức danh hoặc dấu tên cá nhân bằng mực xanh phía dưới chữ ký tay. Con dấu tròn công ty chỉ được đóng tại ô chữ ký của người đại diện có thẩm quyền cao nhất ở cuối biên bản nghiệm thu.

Mẫu đóng dấu chữ ký trên phiếu xuất kho và chứng từ nội bộ xưởng

Tại các phân xưởng cơ khí, kho nguyên liệu hoặc bộ phận theo dõi sản xuất, số lượng phiếu xuất kho, phiếu nhập vật tư và biên bản kiểm hàng cần ký duyệt mỗi ngày là rất lớn. Việc người quản đốc hoặc thủ kho phải ngồi cầm bút ký tay lên hàng trăm liên giấy mỏng manh thường gây mỏi tay, dẫn đến nét ký ở các tờ sau bị biến dạng, không còn giống với mẫu chữ ký ban đầu.

Để hỗ trợ công việc diễn ra đều đặn, nhiều quản lý xưởng lựa chọn sử dụng Dấu chữ ký dập thay cho việc ký bút bi thông thường. Con dấu chữ ký được khắc mô phỏng lại đường nét thanh đậm của chữ ký thật trên bề mặt cao su sắc nét. Khi dập xuống giấy liên carbon hoặc giấy in nhiệt, nét mực hiện lên rõ ràng, đều tăm tắp và đồng nhất trên toàn bộ các tập chứng từ luân chuyển nội bộ.

Tuy nhiên, người sử dụng cần hiểu rõ giới hạn phạm vi của loại con dấu này. Dấu chữ ký khắc sẵn chỉ phù hợp để lưu hành trên các biểu mẫu quản lý nội bộ bên trong phân xưởng, như thẻ kho, phiếu giao nhận vật tư giữa các ca kíp, hoặc phiếu báo cáo sản lượng hằng ngày. Loại dấu này không thể dùng để thay thế cho chữ ký tay trực tiếp trên các hồ sơ gửi ra bên ngoài, ví dụ như hợp đồng mua bán lớn, tờ khai hải quan hay hồ sơ vay vốn ngân hàng.

Khi thực hiện đóng dấu chữ ký trên phiếu kho, bạn đặt thân dấu ngay ngắn vào ô dành cho “Người lập phiếu” hoặc “Thủ kho”, ấn một lực nhẹ nhàng để nét mực không bị thấm loang qua lớp giấy mỏng. Phía dưới vết dấu chữ ký, bạn có thể dập thêm một nhát con dấu tên cá nhân để người nhận hàng dễ dàng biết được ai là người phụ trách ca làm việc đó. Sự kết hợp này giúp giấy tờ kho vận vừa ngăn nắp, vừa thuận tiện cho công tác kiểm kê định kỳ của nhà xưởng.

Cách chèn con dấu vào chữ ký trên văn bản điện tử Word và PDF

Trong xu hướng trao đổi tài liệu qua thư điện tử và mạng nội bộ, nhu cầu gửi các bản hợp đồng nháp, báo giá sơ bộ hoặc thông báo nội bộ dạng file điện tử ngày càng nhiều. Việc chèn hình ảnh con dấu tròn trùm lên chữ ký trên máy tính giúp tài liệu nhìn trực quan, đầy đủ bố cục trước khi gửi cho đối tác xem xét.

Tuy nhiên, thao tác trên phần mềm đòi hỏi một số kỹ năng căn chỉnh đồ họa cơ bản để vết mộc trông tự nhiên, không tạo cảm giác chắp vá thô kệch. Bên cạnh đó, người dùng cũng cần nắm được các đánh đổi về độ bảo mật để tránh lạm dụng phương thức này cho các giao dịch quan trọng.

Thao tác chèn ảnh dấu tách nền trùm lên chữ ký trong Word

Để chèn được hình ảnh con dấu lên chữ ký trong phần mềm Word, khâu chuẩn bị tệp hình ảnh cần được thực hiện cẩn thận. Bức ảnh con mộc tròn cần được chụp hoặc quét scan rõ nét, sau đó xử lý tách sạch lớp nền màu trắng xung quanh bằng các phần mềm đồ họa, chỉ giữ lại các đường nét mực màu đỏ và lưu dưới định dạng ảnh PNG trong suốt. Nếu bạn chèn một file ảnh JPG có phông nền trắng, khối vuông màu trắng sẽ che lấp toàn bộ chữ viết và nét chữ ký phía sau.

Khi đã chuẩn bị xong file ảnh, bạn mở tài liệu Word đã chèn sẵn ảnh chữ ký tay của người đại diện. Trên thanh công cụ của Word, bạn chọn thẻ Insert, nhấn vào mục Pictures và chọn tệp ảnh con dấu PNG từ máy tính. Ngay khi được đưa vào trang văn bản, bức ảnh thường bị phần mềm cố định ở dạng khối văn bản thông thường, khiến cho các dòng chữ xung quanh bị đẩy lệch hàng và xô lệch bố cục trang.

Để di chuyển ảnh con dấu tự do đè lên chữ ký, bạn nhấp chuột phải vào bức ảnh con mộc, chọn mục Wrap Text, sau đó nhấp chọn chế độ In Front of Text. Chế độ này đưa bức ảnh nổi lên lớp trên cùng của trang tài liệu, cho phép bạn dùng chuột kéo rê con dấu đến bất kỳ vị trí nào mà không làm ảnh hưởng đến các dòng chữ đã soạn thảo bên dưới.

Tiếp theo, bạn kéo bức ảnh con dấu đặt vào góc bên trái của ảnh chữ ký tay, căn chỉnh kích thước khung hình cho cân xứng với tỷ lệ trang in, sao cho vành mộc trùm lên khoảng một phần ba chữ ký. Nếu muốn nhìn thấy các nét chữ ký lẩn khuất bên dưới vành mộc đỏ tương tự như mực in trên giấy thật, bạn nhấp đúp vào ảnh con dấu, mở bảng Picture Format và kéo nhẹ thanh trượt trong mục Transparency để tạo độ trong suốt nhẹ nhàng.

Đánh đổi và rủi ro pháp lý khi dùng ảnh dấu scan thay cho chữ ký số

Việc cắt dán hình ảnh con dấu scan vào tài liệu điện tử dù mang lại sự thuận tiện ban đầu nhưng lại ẩn chứa nhiều điểm bất lợi về mặt an toàn thông tin. Tệp hình ảnh con mộc khi đã chèn vào file Word hay file PDF thông thường hoàn toàn không có cơ chế chống sao chép hay khóa dữ liệu. Người nhận tài liệu có thể dễ dàng tải bức ảnh đó về, chỉnh sửa kích thước rồi dán sang các tài liệu khác mà người chủ sở hữu con dấu không thể kiểm soát được.

Về phương diện chứng cứ, một văn bản điện tử chỉ được chèn ảnh con dấu scan đơn thuần có mức độ tin cậy rất thấp nếu xảy ra tranh chấp cần cơ quan chức năng làm rõ. Bất kỳ ai cũng có thể đặt nghi vấn về việc hình ảnh con dấu đó được cắt ghép trái phép, bởi nó không đi kèm chứng thư điện tử hay thuật toán mã hóa bảo vệ danh tính của người tạo lập.

Do những đánh đổi nêu trên, phương pháp chèn ảnh con dấu scan chỉ nên áp dụng hạn chế cho các loại tài liệu trao đổi thông tin không có tính ràng buộc nghĩa vụ, ví dụ như gửi bảng chào giá sơ bộ, gửi tài liệu hướng dẫn nội bộ hoặc trao đổi công việc thường ngày. Khi ký kết hợp đồng mua bán chính thức hoặc giải quyết các thủ tục tài chính quan trọng, đơn vị nên in ra giấy để ký tươi đóng mộc đỏ trực tiếp, hoặc chuyển sang dùng chữ ký số có mã hóa an toàn.

Nếu bạn đang cần làm mới con dấu phục vụ công việc tại văn phòng hay xưởng sản xuất, bạn có thể gửi yêu cầu qua phiếu báo giá trên website để xưởng liên hệ lại và tư vấn quy cách phù hợp.