Cách chèn chữ ký và con dấu vào file pdf trên máy tính

Khi hoàn thiện hồ sơ gửi đối tác từ xa, bạn có thể đưa trực tiếp ảnh chữ ký và con dấu vào văn bản PDF nhờ các tính năng có sẵn trong phần mềm đọc tài liệu. Cách xử lý này giúp tiết kiệm thời gian in ấn ra giấy rồi quét lại, đồng thời giữ chất lượng trang văn bản rõ nét.

Tệp ảnh chữ ký và con dấu cần được làm sạch nền trắng, chuyển về định dạng PNG trong suốt trước khi chèn. Ảnh nền trong suốt giúp nét mực đỏ của con dấu và nét mực bút ký đè lên nhau tự nhiên, không che khuất phần chữ bên dưới.

Thao tác thực hiện trực tiếp trên các ứng dụng đọc tài liệu quen thuộc như Foxit PDF Reader hoặc Adobe Acrobat Reader. Bạn chỉ cần tải ảnh mẫu, chỉnh tỷ lệ vừa vặn với ô ký, xếp vị trí ngay ngắn và xuất tệp mới.

Nội dung dưới đây hướng dẫn chi tiết cách chuẩn bị ảnh, các bước chèn dấu trên từng phần mềm, cách xử lý lỗi hiển thị và lưu ý thực tế khi gửi tài liệu.

Chuẩn bị ảnh chữ ký và con dấu trước khi đưa vào file PDF

Khâu chuẩn bị ảnh gồm ba việc: chụp hoặc quét mẫu dấu rõ nét, tách sạch nền trắng và chỉnh kích thước cân đối. Chuẩn bị ảnh cẩn thận giúp tài liệu sau khi xuất không bị nhòe hình, không vỡ hạt và giữ đúng bố cục trang giấy.

Nắm rõ đặc tính tệp đồ họa giúp bạn xử lý ảnh nhanh gọn, tránh tình trạng phải làm lại nhiều lần do lỗi vệt trắng che chữ.

Định dạng ảnh PNG nền trong suốt tránh đè mất chữ

Ảnh con dấu và chữ ký đưa vào tệp PDF cần dùng định dạng PNG có lớp nền trong suốt. Định dạng JPG luôn chứa mảng màu nền trắng đặc quanh hình ảnh. Khi dán ảnh JPG vào trang văn bản, khung trắng đó sẽ che mất nét chữ ký và nội dung văn bản bên dưới.

Định dạng PNG hỗ trợ kênh trong suốt, chỉ giữ lại pixel màu của nét mực. Khi đặt con dấu lên trang giấy, các khoảng trống xung quanh và bên trong vành dấu đều nhìn xuyên qua được. Người nhận văn bản sẽ thấy rõ nét bút ký bên dưới, các dòng tiêu đề và đường kẻ bảng biểu.

Bạn có thể dùng phần mềm đồ họa trên máy tính hoặc công cụ trực tuyến để xóa lớp màu nền trắng của tờ giấy. Sau khi xóa nền, bạn lưu tệp với phần mở rộng PNG để giữ nguyên lớp nền trong suốt trước khi đưa vào tài liệu.

Cách chụp hoặc scan mặt dấu và chữ ký tay để giữ nét mực rõ ràng, đúng màu sắc

Để có tệp ảnh sắc nét, bạn hãy đóng dấu và ký tên lên một tờ giấy trắng phẳng, sạch sẽ. Sau đó, bạn dùng máy quét văn phòng hoặc chụp bằng điện thoại ở góc thẳng đứng từ trên xuống. Thao tác này giúp vành dấu tròn trịa, nét chữ ký liền mạch, tránh hiện tượng méo mó do góc chụp nghiêng.

Bạn nên chọn giấy trắng mịn, dày dặn, không dùng giấy nháp cũ hoặc giấy có dòng kẻ ô ly. Khi dập mẫu từ Dấu tròn công ty hoặc Dấu chữ ký, bạn đặt cán dấu vuông góc với mặt bàn phẳng, ấn lực đều tay từ hai bên sườn cán. Ấn quá mạnh làm mực tràn ra viền chữ, ấn quá nhẹ khiến nét dập bị đứt quãng.

Khi chụp bằng điện thoại, bạn đặt giấy ở nơi có ánh sáng tự nhiên chan hòa hoặc dưới ánh đèn bàn rõ ràng. Cầm máy ảnh song song với mặt giấy, giữ khoảng cách vừa phải để bóng của điện thoại không đổ lên vùng chữ ký. Sau khi chụp, bạn cắt cúp khung hình vừa sát mép con dấu để thuận tiện khi căn chỉnh.

Nếu văn phòng có máy quét, bạn đặt tờ giấy mẫu vào bàn kính máy quét, chọn chế độ quét ảnh màu. Máy quét văn phòng giúp giữ đúng sắc đỏ của mực dấu và màu xanh của mực bút ký, cho độ phân giải tốt hơn chụp qua điện thoại.

Quy cách đặt con dấu cạnh chữ ký theo thói quen văn bản

Theo thói quen xử lý giấy tờ hành chính thông thường, con dấu thường được đặt trùm lên một phần nét chữ ký về phía bên trái của người ký. Cách sắp xếp này tạo sự gắn kết giữa con dấu đơn vị và chữ ký của người đại diện.

Nếu đặt con dấu tách rời hoàn toàn khỏi chữ ký hoặc nằm lơ lửng bên ngoài, trang văn bản nhìn sẽ rời rạc, thiếu tính liên kết. Việc đặt con dấu chạm nhẹ vào nét ký giúp bố cục chữ ký phía dưới trang tài liệu trông hài hòa, cân đối.

Khi thao tác trên máy tính, bạn đưa ảnh chữ ký cá nhân vào văn bản trước, đặt ngay ngắn phía trên dòng họ tên. Tiếp theo, bạn chèn ảnh con dấu vào, kéo khung dấu sao cho vành bên phải trùm nhẹ lên phần chữ ký bên trái.

Bạn chú ý không để con dấu che kín toàn bộ chữ ký, vì người xem vẫn cần nhìn rõ đường nét bút ký. Con dấu cũng không nên đè xuống dòng ghi họ tên và chức danh ở hàng dưới cùng, nhằm giữ cho văn bản luôn rõ ràng, dễ đọc.

Các bước chèn chữ ký và con dấu vào file PDF trên máy tính

Thao tác chèn chữ ký và con dấu gồm ba bước: mở tệp tài liệu, dùng công cụ chèn ảnh chuyên dụng và căn chỉnh khóa vị trí. Thực hiện tuần tự các bước giúp tệp ảnh nằm đúng chỗ, không làm lệch dòng chữ xung quanh.

Nắm vững quy trình này giúp bạn thao tác chuẩn xác trên nhiều phần mềm xử lý tệp PDF khác nhau.

Trước hết, bạn mở tệp PDF bằng phần mềm chuyên dụng, cuộn chuột đến trang cần ký duyệt. Bạn nên phóng to vùng ký tên để nhìn rõ khoảng cách giữa các dòng chữ và lề giấy, kiểm tra lại vị trí dòng họ tên và chức danh của người ký xem đã được căn lề chuẩn xác hay chưa.

Tiếp theo, bạn sử dụng tính năng chèn chữ ký hoặc công cụ tạo tem dấu có sẵn trên thanh công cụ của phần mềm. Bạn chọn lệnh tải ảnh từ thư mục máy tính, trỏ đúng đến tệp ảnh PNG không nền đã chuẩn bị từ trước, sau đó di chuyển chuột đến vị trí cần ký rồi nhấp chuột trái để đặt bức ảnh xuống trang giấy.

Sau cùng, bạn điều chỉnh kích thước ảnh cho cân đối với tỷ lệ chữ trong văn bản, kiểm tra lại độ sắc nét và lưu tệp. Bạn giữ phím Shift trong lúc kéo góc ảnh để vành tròn của con dấu không bị méo. Cuối cùng, bạn xuất tài liệu sang bản in tệp mới để khóa chặt hình ảnh, hạn chế việc bị xô lệch vị trí.

Cách chèn chữ ký và dấu vào file PDF bằng Foxit PDF Reader

Phần mềm Foxit PDF Reader cho phép chèn ảnh qua tính năng PDF Sign hoặc công cụ Stamp trên thanh điều khiển. Ứng dụng này hỗ trợ tệp ảnh PNG nền trong suốt rất tốt, cho phép lưu lại mẫu chữ ký để dùng lại nhiều lần.

Đầu tiên, bạn mở tệp tài liệu cần xử lý trong Foxit PDF Reader. Bạn nhìn lên thanh công cụ phía trên, chọn thẻ Protect hoặc Home, sau đó nhấp vào mục PDF Sign có biểu tượng chiếc bút mực. Khi bảng tùy chọn xuất hiện, bạn bấm vào dấu cộng màu xanh để tạo mẫu chữ ký mới.

Trong cửa sổ thiết lập, bạn chọn mục Import File để tải ảnh từ máy tính. Bạn bấm nút Browse, tìm đến thư mục chứa ảnh chữ ký PNG đã tách nền, chọn tệp và bấm Open. Sau khi hình ảnh hiện lên trong khung xem trước, bạn bấm Save để lưu mẫu ký vào danh sách của phần mềm.

Tiếp theo, bạn nhấp chuột trái vào mẫu chữ ký vừa tạo, di chuyển con trỏ chuột đến đúng ô ký tên trên trang văn bản rồi nhấp chuột để cố định. Bạn kéo các chấm vuông ở bốn góc khung viền để thu nhỏ hoặc phóng to chữ ký cho vừa vặn với dòng họ tên.

Đối với con dấu, bạn có thể bấm thêm dấu cộng trong mục PDF Sign để tải ảnh con dấu tròn vào, hoặc chuyển sang thẻ Comment rồi chọn tính năng Stamp. Bạn chọn Create Custom Stamp, tải ảnh con dấu tròn màu đỏ lên, đặt tên cho mẫu dấu rồi bấm OK. Bạn chọn mẫu dấu vừa tạo, nhấp chuột vào trang PDF, đặt con dấu đè lên mép chữ ký rồi bấm phím Ctrl kết hợp phím S để lưu tệp.

Cách chèn chữ ký và con dấu bằng Adobe Acrobat Reader

Phần mềm Adobe Acrobat Reader quản lý ảnh ký và con dấu qua công cụ Fill and Sign hoặc tính năng Custom Stamp. Ứng dụng này hiển thị màu sắc trung thực, giữ nguyên độ chi tiết của tệp ảnh sau khi đưa vào tài liệu.

Bạn mở tệp PDF bằng Adobe Acrobat Reader, nhìn sang cột danh mục công cụ bên tay phải rồi nhấp chọn mục Fill and Sign. Nếu thanh công cụ bên phải đang thu gọn, bạn nhấp vào thẻ Tools ở góc trên bên trái màn hình rồi bấm vào biểu tượng Fill and Sign có hình ngòi bút.

Trên thanh công cụ phía trên đầu trang văn bản, bạn nhấp vào nút Sign Yourself rồi chọn Add Signature. Trong cửa sổ hiện ra, bạn bấm vào tab Image, chọn nút Select Image để duyệt tệp ảnh chữ ký PNG từ ổ cứng máy tính, kiểm tra hình ảnh trong khung xem trước rồi bấm nút Apply.

Bạn di chuyển con trỏ chuột mang hình chữ ký đến vị trí ký tên, nhấp chuột trái để đặt nét ký xuống trang giấy. Khung viền màu xanh xuất hiện quanh chữ ký với biểu tượng hai chữ A, bạn kéo góc khung viền để co giãn nét ký cho vừa với ô trống trên văn bản.

Đối với con dấu, bạn vào thẻ Tools, chọn mục Stamp, nhấp vào nút Custom Stamps rồi chọn Create. Bạn bấm Browse để chọn tệp ảnh con dấu đỏ dạng PNG, đặt tên nhóm tem dấu rồi bấm OK để hoàn tất. Bạn mở lại biểu tượng Stamp trên thanh công cụ, chọn mẫu dấu vừa tạo, nhấp chuột vào trang PDF, di chuyển con dấu trùm nhẹ lên mép chữ ký rồi chọn File và bấm Save As để lưu tệp mới.

Bảng tóm tắt thao tác trên hai phần mềm đọc PDF thông dụng:

Các lỗi thường gặp khi chèn dấu vào PDF và cách khắc phục

Quá trình chèn dấu vào tài liệu thường phát sinh các lỗi như: nền trắng che chữ, con dấu bị méo vành tròn, hoặc người nhận dễ dàng nhấp chuột di chuyển con dấu. Những lỗi này làm giảm tính thẩm mỹ của văn bản, gây khó chịu cho người đọc.

Hiểu rõ nguyên nhân kỹ thuật giúp bạn khắc phục nhanh từng lỗi, tạo ra bản tài liệu hoàn chỉnh, chỉn chu.

Lỗi nền ảnh con dấu màu trắng che khuất dòng chữ và cách tách nền

Lỗi nền trắng xuất hiện do sử dụng ảnh định dạng JPG hoặc tệp ảnh chưa được xóa nền giấy. Mảng màu trắng đục bao quanh con dấu sẽ phủ lên chữ ký và các dòng chữ nội dung nằm ở lớp dưới.

Khi đóng dấu lên giấy rồi chụp lại, bức ảnh luôn chứa màu nền của giấy viết. Nếu bạn dán thẳng bức ảnh này vào tệp PDF, phần mềm sẽ xem bức ảnh như một tấm bìa đặc màu trắng. Khi đặt dấu đè lên chữ ký, khoảng trắng của ảnh sẽ xóa sạch nét ký và đường kẻ bên dưới.

Cách xử lý là sử dụng các công cụ tách nền trực tuyến trên trình duyệt web để xóa lớp nền giấy. Hệ thống tự động nhận diện màu mực đỏ của con dấu, loại bỏ toàn bộ khoảng trắng xung quanh và bên trong vành dấu.

Nếu dùng phần mềm đồ họa trên máy tính, bạn mở bức ảnh lên, dùng công cụ chọn theo dải màu để chọn toàn bộ vùng màu trắng rồi xóa đi. Bạn kiểm tra kỹ các khoảng trắng nằm kẹt bên trong các ký tự chữ cái và con số của con dấu để xóa sạch. Khi xuất ảnh, bạn lưu tệp ở định dạng PNG để giữ trọn vẹn lớp nền trong suốt.

Lỗi méo vành tròn của con dấu do thao tác kéo góc không giữ đúng tỷ lệ

Lỗi méo con dấu xuất phát từ thói quen kéo chuột tự do vào các cạnh biên của khung ảnh, làm sai lệch tỷ lệ chiều ngang và chiều dọc. Con dấu tròn ngoài đời thực có vành tròn đều đặn, nếu bị kéo thành hình bầu dục nằm ngang hoặc thuôn dài sẽ khiến tài liệu trông rất kỳ lạ.

Khi ảnh được dán vào tệp PDF, phần mềm tạo ra một khung chữ nhật bao quanh ảnh với các điểm neo ở bốn góc và bốn cạnh giữa. Nếu bạn kéo chuột vào các điểm neo ở cạnh giữa bên trên, bên dưới hoặc hai bên sườn, ảnh chỉ co giãn theo một phương. Thao tác này làm méo mó vành dấu, khiến các dòng chữ bên trong bị biến dạng.

Cách khắc phục là bạn chỉ đặt con trỏ chuột vào bốn điểm neo nằm ở bốn góc chéo của khung hình. Trong lúc nhấp giữ chuột trái để co giãn kích thước, bạn nhấn giữ phím Shift trên bàn phím máy tính. Phím Shift giúp khóa cố định tỷ lệ khung hình, giữ cho chiều rộng và chiều cao co giãn đồng đều.

Bạn nên căn chỉnh kích thước con dấu trên màn hình tương đương với chiều cao của hai đến ba dòng văn bản thông thường. Không nên để con dấu quá lớn chiếm trọn trang giấy, cũng không nên thu quá nhỏ khiến chữ bên trong con dấu bị mờ, khó đọc.

Cách kiểm tra tệp PDF sau khi lưu để tránh việc chỉnh sửa làm lệch dấu

Sau khi chèn chữ ký và con dấu xong, nếu bạn chỉ bấm lệnh lưu tệp thông thường, các hình ảnh đó vẫn nằm dưới dạng các lớp rời rạc. Người nhận khi mở tệp bằng phần mềm đọc PDF có thể vô tình nhấp chuột làm xô lệch hoặc kéo con dấu sang vị trí khác.

Để tránh tình trạng này, bạn nên thực hiện thao tác làm phẳng toàn bộ các lớp đối tượng trước khi gửi đi. Thao tác này ghép lớp ảnh con dấu, chữ ký và nội dung văn bản thành một lớp thống nhất trên trang giấy điện tử.

Cách làm phẳng rất đơn giản: bạn mở tệp tài liệu, vào mục File rồi chọn lệnh Print hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl và P. Tại mục chọn máy in, bạn chọn máy in ảo có sẵn trên hệ điều hành như Microsoft Print to PDF hoặc Foxit PDF Printer.

Bạn chọn in toàn bộ các trang tài liệu rồi bấm nút Print. Phần mềm sẽ yêu cầu bạn đặt tên cho tệp mới và chọn thư mục lưu trữ trên máy tính. Tệp PDF mới tạo ra đã được khóa cứng toàn bộ hình ảnh, người nhận mở tệp lên sẽ không thể nhấp chuột chọn riêng con dấu để di dời được nữa.

Mẫu dấu chữ ký và con dấu công ty tham chiếu trên tài liệu

Mẫu dấu dùng trên giấy tờ gồm ba nhóm chính: dấu chữ ký cá nhân, dấu tròn pháp nhân của doanh nghiệp và dấu vuông của hộ kinh doanh. Mỗi loại mẫu mộc có hình thức hiển thị, vị trí đóng và mục đích sử dụng riêng trên từng loại chứng từ.

Phân biệt đúng từng loại mẫu dấu giúp bạn đặt hình ảnh vào đúng vị trí trên các biểu mẫu văn phòng thường gặp.

Mẫu dấu chữ ký cá nhân kết hợp họ tên dùng cho phiếu thu và giấy giao nhận

Mẫu dấu chữ ký cá nhân thường gồm hình nét ký tay uốn lượn bên trên, kết hợp dòng họ tên đầy đủ bên dưới. Loại Dấu chữ ký này hay được dùng cho thủ kho, thủ quỹ, nhân viên giao hàng hoặc kế toán viên trên các chứng từ vận hành hàng ngày.

Trên các biểu mẫu như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu chi tiền hoặc biên bản bàn giao, số lượng chứng từ cần ký duyệt rất nhiều. Người xử lý thường dập mẫu con dấu chữ ký khắc sẵn ra giấy trắng rồi quét ảnh đưa vào phần mềm để tái sử dụng.

Khi dán mẫu chữ ký cá nhân vào tệp PDF của phiếu giao hàng, bạn đặt hình ảnh ngay ngắn vào ô Người lập biểu hoặc Người giao hàng. Con dấu chữ ký cá nhân mực xanh hoặc mực đen giúp thể hiện rõ người chịu trách nhiệm kiểm đếm số liệu trên giấy tờ. Thao tác này giúp luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận diễn ra thuận tiện, không phải chờ người ký có mặt trực tiếp.

Ngoài ra, các cấp quản lý bộ phận cũng có thể kết hợp Dấu chức danh đóng cùng chữ ký cá nhân. Dòng chức danh ghi rõ vị trí Trưởng phòng hoặc Quản đốc giúp người nhận giấy tờ nhận biết rõ thẩm quyền của người ký duyệt.

Mẫu dấu tròn doanh nghiệp đóng kèm chữ ký người đại diện theo pháp luật

Con dấu tròn doanh nghiệp là con dấu pháp nhân, mang tên doanh nghiệp và mã số thuế, thường đóng kèm chữ ký của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Đây là con dấu xuất hiện trên các văn bản quan trọng trong quan hệ giao dịch của tổ chức.

Mẫu Dấu tròn công ty luôn sử dụng mực màu đỏ tươi truyền thống. Vành tròn bên ngoài chứa tên đầy đủ của đơn vị theo giấy phép kinh doanh, kèm theo mã số doanh nghiệp và địa danh tỉnh thành. Khi chèn vào tệp PDF các văn bản như báo giá, thông báo hoặc biên bản nghiệm thu, con dấu tròn được đặt cạnh chữ ký của người đại diện.

Vị trí đóng dấu tròn thường đặt trùm lên một phần nét ký tay về phía bên trái. Tâm con dấu hơi chếch lên góc trên bên trái của dòng họ tên người ký. Bố cục này tạo sự cân đối cho góc dưới cùng bên phải của trang tài liệu, nơi đặt phần ký tên đóng dấu của văn bản.

Khi chuẩn bị tệp ảnh dấu tròn, bạn cần giữ đúng tông màu đỏ tươi của mực dấu. Nếu ảnh chụp bị ngả sang màu đỏ sẫm hoặc vàng đất do thiếu sáng, bạn nên chỉnh lại sắc độ trên phần mềm đồ họa để hình ảnh hiển thị tươi sáng, rõ nét.

Mẫu dấu vuông hộ kinh doanh kèm chữ ký chủ cơ sở trên hóa đơn bán lẻ

Mẫu dấu vuông của hộ kinh doanh thường chứa tên hộ kinh doanh, địa chỉ hoạt động và mã số thuế cá nhân. Mẫu dấu này hay đóng kèm chữ ký của chủ cơ sở trên các hóa đơn bán lẻ hoặc đơn đặt hàng.

Con Dấu vuông hộ kinh doanh có khung hình chữ nhật, kích thước tùy thuộc vào độ dài tên hiệu và địa chỉ của cơ sở. Mực của dấu vuông có thể là màu đỏ hoặc màu xanh lam tùy thói quen sử dụng của chủ hộ. Con dấu vuông hộ kinh doanh mang tính chất cung cấp thông tin liên hệ và nhận diện cơ sở bán hàng.

Khi dán ảnh dấu vuông vào tệp PDF hóa đơn hoặc phiếu đặt hàng, bạn có thể đặt ở góc trên cùng của hóa đơn nơi ghi thông tin người bán. Bạn cũng có thể đặt ở ô Người bán hàng ở góc dưới trang giấy, ngay cạnh chữ ký của chủ hộ kinh doanh.

Khác với con dấu tròn công ty, dấu vuông không nhất thiết phải đóng đè lên chữ ký tay mà có thể đặt cạnh nhau. Bạn căn chỉnh con dấu vuông vức với mép lề giấy, tránh che khuất số tiền, danh mục hàng hóa hoặc số tài khoản ngân hàng ghi trên hóa đơn.

Danh sách các mẫu dấu thường dùng để chèn vào tài liệu:

• Mẫu dấu chữ ký đơn: Chỉ gồm hình nét ký tay, kích thước gọn gàng, dùng đặt linh hoạt vào các ô ký hẹp hoặc vị trí ký nháy lề văn bản.
• Mẫu dấu chữ ký kèm họ tên: Gồm nét ký uốn lượn bên trên và họ tên in hoa bên dưới, dùng cho các vị trí nhân viên hành chính, nhân viên kho vận.
• Mẫu dấu chức danh hai dòng: Dòng trên ghi chức vụ như Giám đốc hoặc Trưởng phòng, dòng dưới ghi họ tên đầy đủ, dùng phối hợp với nét bút ký riêng.
• Mẫu dấu tròn doanh nghiệp: Hình tròn mực đỏ chứa tên công ty và mã số thuế, dùng cho các thông báo, quyết định hoặc công văn gửi ra bên ngoài.
• Mẫu dấu vuông cơ sở: Hình chữ nhật chứa tên cửa hàng, địa chỉ và mã số thuế, dùng cho phiếu mua hàng, phiếu tính tiền bán lẻ.

Phân biệt chèn ảnh con dấu scan và chữ ký số trên file PDF

Chèn ảnh con dấu quét vào tệp PDF chỉ là việc dán một tệp hình ảnh đồ họa lên trang giấy điện tử. Thao tác này khác hoàn toàn với việc ký số điện tử bằng thuật toán mã hóa mật mã học. Phân biệt rõ hai hình thức giúp bạn chọn đúng giải pháp cho từng loại hồ sơ, tránh rủi ro bị từ chối tiếp nhận tài liệu.

Bản chất kỹ thuật của việc dán ảnh là đưa các pixel màu vào bề mặt trang tài liệu. Tệp ảnh này không mang dữ liệu định danh mã hóa, không có cơ chế tự bảo vệ nội dung văn bản. Người nhận tệp PDF có thể dùng phần mềm chỉnh sửa để sửa lại các con số, điều khoản trong tài liệu mà phần mềm không có cảnh báo nào về việc nội dung đã bị can thiệp.

Chữ ký số điện tử sử dụng cặp khóa công khai và khóa bí mật gắn liền với chứng thư số được cấp phép. Khi ký số bằng thiết bị chuyên dụng, phần mềm sẽ tính toán giá trị băm của toàn bộ tệp PDF. Nếu tệp tài liệu bị chỉnh sửa dù chỉ một dấu phẩy hoặc một con số sau khi ký, phần mềm đọc PDF sẽ lập tức thông báo chữ ký không còn toàn vẹn.

Sự đánh đổi giữa hai phương thức thể hiện ở tính thuận tiện và độ an toàn dữ liệu. Việc chèn ảnh con dấu có ưu điểm là dễ làm, không cần mua thêm thiết bị ký số chuyên dụng và máy tính nào cũng thực hiện được. Ngược lại, phương pháp này chỉ mang tính trình bày hình ảnh trực quan, mức độ an toàn thấp, tệp ảnh dấu có thể bị trích xuất mang sang tài liệu khác nếu không khóa tệp cẩn thận.

Chữ ký số đòi hỏi người dùng phải đăng ký chứng thư số với nhà cung cấp dịch vụ tin cậy và cài đặt phần mềm trên máy tính. Bù lại, chữ ký số mang lại độ tin cậy dữ liệu cao, xác định chính xác danh tính người ký và bảo vệ tính toàn vẹn của nội dung văn bản.

Phạm vi áp dụng của ảnh con dấu chèn tay trên tài liệu điện tử

Ảnh con dấu quét chèn tay phù hợp dùng cho các giấy tờ điều hành nội bộ, báo giá sơ bộ, phiếu theo dõi tiến độ công việc hoặc trao đổi thông tin thường ngày giữa các phòng ban. Các văn bản kê khai thuế, chứng từ ngân hàng và hồ sơ thầu chính thức thường đòi hỏi chữ ký số có chứng thư số hợp lệ.

Trong phạm vi Điều 19 Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán cần có đủ chữ ký theo từng chức danh và không dùng con dấu chữ ký khắc sẵn. Do đó, việc chèn hình ảnh chữ ký quét vào các chứng từ nghiệp vụ như ủy nhiệm chi hay phiếu thanh toán rất dễ bị đối tác từ chối chấp thuận. Với hồ sơ tài chính, bạn nên ký tay trực tiếp lên bản giấy rồi quét lại hoặc chuyển hẳn sang ký số để xử lý công việc an toàn.

Trong phạm vi Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự có thể được thể hiện bằng lời nói, văn bản hoặc hành vi cụ thể, trong đó thông điệp dữ liệu điện tử cũng được coi là giao dịch bằng văn bản. Nếu các bên đã thống nhất trước về việc chấp nhận tài liệu gửi qua thư điện tử có chèn hình ảnh con dấu xác nhận, văn bản này vẫn có giá trị ràng buộc dựa trên thỏa thuận đó.

Yêu cầu về mẫu con dấu thực tế để scan làm file ký chuẩn nét

Mẫu con dấu thực tế dùng để lấy ảnh quét cần sử dụng loại Dấu liền mực (Shiny, Trodat, Colop) có mặt cao su cắt nét rõ ràng, được châm lượng mực vừa đủ. Mặt dấu sắc sảo giúp tệp ảnh quét không bị đứt đoạn, mất góc hoặc lem nhòe nét chữ.

Nếu con dấu cũ của văn phòng đã bị mòn vành, khay mực bị xẹp hoặc bụi bẩn bám vào khe chữ, vết dập ra giấy sẽ bị nhạt hoặc bết dính mực. Khi đưa vào máy quét và phóng to trên màn hình máy tính, những khuyết điểm này sẽ lộ rõ, làm bức ảnh con dấu trông thiếu sạch sẽ.

Bạn nên dùng Mực dấu gốc nước rõ nguồn gốc, châm đều vào khay đệm mực bên trong cán dấu rồi dập thử vài lần lên giấy nháp để mực tan đều. Khi thấy vết dập tròn trịa, nét chữ thanh mảnh và màu đỏ tươi tắn, bạn mới dập mẫu lên tờ giấy trắng phẳng để tiến hành quét ảnh vào máy tính.

Hướng dẫn thực hành từng bước chèn chữ ký và con dấu vào tài liệu mẫu

Để bạn dễ hình dung quá trình thao tác trên một tài liệu thực tế, dưới đây là các bước thực hành chèn chữ ký và con dấu vào một bản báo giá nội bộ. Bạn có thể làm theo từng bước này để làm quen với công cụ trước khi áp dụng vào các tệp hồ sơ khác.

Quy trình thực hành được chia thành ba bước nối tiếp nhau: kiểm tra văn bản nguồn, dán từng lớp ảnh vào vị trí quy định và xuất tệp hoàn thiện.

Bước thứ nhất, bạn mở tệp báo giá định dạng PDF bằng phần mềm Foxit PDF Reader hoặc Adobe Acrobat Reader. Bạn cuộn xuống trang cuối cùng của tài liệu, nơi có bảng tổng hợp số liệu và các ô ký tên của người lập biểu, phụ trách bộ phận. Bạn phóng to khung nhìn ở mức vừa mắt, quan sát khoảng trống phía trên dòng chữ họ tên xem có đủ chỗ để chứa cả chữ ký và con dấu hay không. Nếu khoảng cách giữa dòng chức danh và dòng họ tên quá hẹp, bạn nên điều chỉnh lại tệp văn bản gốc từ Word rồi xuất lại PDF trước khi chèn ảnh.

Bước thứ hai, bạn mở công cụ dán ảnh trên phần mềm đọc tài liệu để đưa từng tệp ảnh vào trang giấy. Bạn chèn ảnh chữ ký tay trước, đặt con trỏ chuột vào vị trí phía trên dòng họ tên rồi nhấp chuột trái để cố định bức ảnh. Bạn kéo nhẹ điểm neo ở góc khung viền để nét ký có chiều dài tương đương với chiều dài của dòng họ tên bên dưới. Tiếp đó, bạn chèn tệp ảnh con dấu tròn màu đỏ vào, di chuyển khung con dấu sao cho mép bên phải của hình tròn đè lên một phần nét ký tay phía bên trái, giữ phím Shift trong lúc chỉnh kích cỡ để con dấu giữ nguyên vành tròn.

Bước thứ ba, sau khi hai hình ảnh đã được sắp xếp ngay ngắn, bạn tiến hành kiểm tra tổng thể bố cục trang giấy. Bạn cuộn chuột nhìn toàn bộ trang văn bản xem vị trí con dấu có bị lệch dòng hoặc che mất các chữ số trong bảng báo giá hay không. Khi bố cục đã cân đối, bạn thực hiện lệnh in ảo sang bản PDF mới để làm phẳng toàn bộ các đối tượng hình ảnh. Tệp tài liệu sau khi xuất ra có thể gửi qua thư điện tử hoặc tải lên hệ thống lưu trữ nội bộ của đơn vị.

Bảng kiểm tra thao tác thực hành:

Bạn có thể gửi yêu cầu qua phiếu báo giá trên website để xưởng liên hệ lại và hoàn thiện mẫu thiết kế.